เขียน 'ใบลาออก' ให้เหตุผลอะไรดี ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง ?

JobFinFin สรุปให้ (Key Takeaway)

• ใบลาออก (หนังสือลาออกหรือจดหมายลาออก) คือเอกสารที่พนักงาน/ลูกจ้าง ใช้แสดงความประสงค์ลาออกจากงานต่อนายจ้างรูแปบบลายลักษณ์อักษร
• ส่วนประกอบสำคัญของใบลาออกประกอบด้วย ข้อมูลส่วนตัว วันที่เขียน ข้อมูลผู้รับ เนื้อหาหลัก วันที่มีผลลาออก และลายเซ็น
• เหตุผลการลาออกที่พูดถึงบ่อย ได้แก่ ได้งานใหม่ ต้องการศึกษาต่อ ย้ายที่อยู่ ปัญหาสุขภาพ หรือเหตุผลส่วนตัว
• ควรแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 30 วัน (ตามกฎหมายแรงงานไทย) และส่งมอบงานให้เรียบร้อยก่อนวันสุดท้ายของการทำงาน
• หลังยื่นหนังสือลาออก ควรเตรียมรับการสัมภาษณ์ก่อนออก ส่งมอบทรัพย์สินของบริษัท และขอหนังสือรับรองการทำงาน

การแจ้งลาออกด้วย ใบลาออก ที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือมารยาทสำคัญในการทำงาน พร้อมช่วยรักษาความสัมพันธ์กับนายจ้างและเพื่อนร่วมงาน บทความนี้ JobFinFin จะแนะนำเรื่องหนังสือลาออก องค์ประกอบหลัก เหตุผลที่เหมาะสม ตลอดจนขั้นตอนการลาออกจากงานค่ะ

ใบลาออก หนังสือลาออก และจดหมายลาออก คืออะไร ?

ใบลาออก จดหมายลาออก หรือหนังสือลาออก (Letter of Resignation) คือ หนังสือที่พนักงาน/ลูกจ้างจัดทำขึ้นส่งถึงนายจ้าง เพื่อแสดงความประสงค์ลาออกจากการทำงาน ในเอกสารนี้จะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับการลาออกต่าง ๆ เช่น วันทำงานวันสุดท้าย เหตุผลการลาออก (ถ้าต้องการระบุ) อายุงาน การส่งมอบงาน เป็นต้น เพื่อให้ข้อมูลแก่นายจ้าง ผู้บังคับบัญชา หัวหน้างาน หรือเพื่อนร่วมงานในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องต่อไป

การทำใบลาออกเป็นลายลักษณ์อักษร แสดงความเป็นมืออาชีพและความรับผิดชอบในการทำงานค่ะ บางกรณีก็ไม่มีข้อบังคับในสัญญาจ้างแรงงาน แต่การทำหนังสือลาออกช่วยป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นภายหลัง และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับองค์กรเดิมค่ะ

องค์ประกอบของเอกสารใบลาออก

องค์ประกอบสำคัญของ ใบลาออก คือการแสดงเจตจำนงของลูกจ้างชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร การเขียนจดหมายลาออกให้ครอบคลุมและชัดเจนช่วยให้กระบวนการลาออกราบรื่น และลดข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ค่ะ

ส่วนประกอบหลักในแบบฟอร์มใบลาออก

1. วันที่และข้อมูลผู้รับ

• วันที่เขียนหนังสือลาออก
• ชื่อ-นามสกุล และตำแหน่งของผู้รับหนังสือ (เช่น ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ hr)
• ชื่อบริษัทหรือองค์กร

2. เนื้อหาหลักของจดหมายลาออก

• คำขึ้นต้นแบบสุภาพ (เช่น "เรียน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล")
• ข้อความแสดงความประสงค์ในการลาออกชัดเจน
• ระบุวันที่ต้องการให้การลาออกมีผล (วันสุดท้ายของการทำงาน)
• เหตุผลในการลาออก (ถ้าต้องการระบุ)

3. คำลงท้ายและลายเซ็น

• คำลงท้ายแบบสุภาพ (เช่น "ขอแสดงความนับถือ")
• ลายเซ็นของผู้ลาออก
• ชื่อ-นามสกุล และตำแหน่งของผู้ลาออก
• ข้อมูลการติดต่อหลังลาออก (เบอร์โทรศัพท์ อีเมล)

ข้อมูลที่ควรระบุในใบลาออกจากงาน

1. ตำแหน่งงานและหน่วยงาน

• ระบุตำแหน่งปัจจุบันและหน่วยงานที่สังกัด
• ระยะเวลาการทำงานในองค์กร (เริ่มทำงานวันที่เท่าไร)

2. วันที่มีผลของการลาออก

• ระบุวันสุดท้ายของการทำงานให้ชัดเจน
• ควรแจ้งล่วงหน้าตามที่ระบุใน สัญญาจ้างหรือเอกสารสมัครงาน (โดยส่วนใหญ่อย่างน้อย 30 วัน)

3. เหตุผลการลาออก (หากต้องการระบุ)

• ควรเขียนเหตุผลที่เหมาะสมและเป็นเชิงบวก
• ไม่จำเป็นต้องให้รายละเอียดมากเกินพอดี สามารถระบุเป็นเหตุผลส่วนตัวได้ค่ะ
• หลีกเลี่ยงการวิจารณ์องค์กรหรือเพื่อนร่วมงานในแง่ลบ

4. การแสดงความขอบคุณ (ถ้าเหมาะสม)

• ขอบคุณสำหรับโอกาสและประสบการณ์ที่ได้รับ
• กล่าวถึงสิ่งที่ได้เรียนรู้หรือประสบการณ์ที่ดีในการทำงาน

ขั้นตอนการเขียนหนังสือลาออก

​การเขียน ใบลาออก ที่ดีควรมีความสุภาพ กระชับ และชัดเจน มีขั้นตอนดังนี้

1. เตรียมข้อมูลที่จำเป็น

• ข้อมูลส่วนตัวและตำแหน่งงานปัจจุบัน
• ข้อมูลผู้รับจดหมาย (ชื่อ ตำแหน่ง)
• วันที่ต้องการให้การลาออกมีผล

2. เลือกรูปแบบและโทนของจดหมาย

• ​ใช้รูปแบบจดหมายทางการ
• ใช้ภาษาแบบสุภาพและเป็นมืออาชีพ
• หลีกเลี่ยงการใส่อารมณ์หรือความรู้สึกมากเกินไป

3. เขียนเนื้อหาจดหมาย

• แจ้งความประสงค์ในการลาออกชัดเจนในย่อหน้าแรก
• ระบุวันสุดท้ายของการทำงาน
• อธิบายเหตุผลในการลาออก (ถ้าต้องการ)
• แสดงความขอบคุณสำหรับโอกาสที่ได้รับ
• เสนอความช่วยเหลือในช่วงเปลี่ยนผ่าน

4. ตรวจสอบความถูกต้อง

• ​ตรวจสอบการสะกดคำและไวยากรณ์
• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลรวม
• ตรวจสอบว่าโทนของจดหมายเหมาะสมและเป็นมืออาชีพ

5. จัดพิมพ์และลงนาม

• ​พิมพ์จดหมายให้เรียบร้อย
• ลงลายมือชื่อด้วยตนเอง (กรณีเป็นเอกสารกระดาษ)
• จัดเก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐาน

ตัวอย่างการเขียนจดหมายลาออก

วันที่ 10 พฤษภาคม 2568

เรียน คุณ[ชื่อผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล]

ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

บริษัท [ชื่อบริษัท] จำกัด

เรื่อง ขอลาออกจากตำแหน่ง

ข้าพเจ้า [ชื่อ-นามสกุล] พนักงานตำแหน่ง [ตำแหน่งงาน] แผนก [ชื่อแผนก] มีความประสงค์ขอลาออกจากตำแหน่งหน้าที่ดังกล่าว โดยให้มีผลในวันที่ 10 มิถุนายน 2568 เป็นต้นไป

สาเหตุเนื่องจาก [เหตุผลในการลาออก] ข้าพเจ้าขอขอบคุณสำหรับโอกาสที่ได้ร่วมงานกับบริษัทตลอดระยะเวลา [ระยะเวลาการทำงาน] ข้าพเจ้าได้รับประสบการณ์และความรู้อันมีค่า ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาตนเองในอนาคต

ในช่วงระยะเวลาก่อนวันลาออก ข้าพเจ้ายินดีช่วยส่งมอบงานและให้คำแนะนำแก่ผู้ที่จะมารับผิดชอบงานต่อ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปราบรื่น

ขอแสดงความนับถือ

[ลายเซ็น]

([ชื่อ-นามสกุล])

[ตำแหน่ง]

[เบอร์โทรศัพท์]

[อีเมล]

แบบฟอร์มใบลาออกประเภทต่าง ๆ

​

ใบลาออก มีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับองค์กรและวัตถุประสงค์ของการใช้งาน แต่ละประเภทก็มีลักษณะเฉพาะที่แตกต่างกัน ดังนี้

แบบฟอร์มใบลาออกทั่วไป

แบบฟอร์มใบลาออกทั่วไป มีองค์ประกอบพื้นฐานดังที่กล่าวมาข้างต้น ได้แก่ ข้อมูลส่วนตัว วันที่เขียน ข้อมูลผู้รับ เนื้อหาหลัก วันที่มีผลลาออก และลายเซ็น โดยจะออกแบบให้กระชับและเรียบง่าย เหมาะสำหรับพนักงานที่ไม่มีแบบฟอร์มเฉพาะขององค์กร

แบบฟอร์มประเภทนี้สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ต่าง ๆ ที่ให้บริการแบบฟอร์มเอกสาร หรือสามารถเขียนขึ้นเองตามตัวอย่างที่ให้ไว้ข้างต้นค่ะ

แบบฟอร์มใบลาออกบริษัท

แบบฟอร์มใบลาออกของบริษัท คือแบบฟอร์มเฉพาะที่แต่ละองค์กรจัดทำขึ้น จะมีโลโก้หรือหัวกระดาษของบริษัท มีรูปแบบเฉพาะที่สอดคล้องกับนโยบายและวัฒนธรรมขององค์กรนั้น ๆ อาจมีช่องให้กรอกข้อมูลเพิ่มเติม เช่น

1. รหัสพนักงาน
2. วันที่เริ่มงาน
3. สาเหตุการลาออก (อาจมีตัวเลือกให้เลือก)
4. ข้อมูลการส่งมอบงาน
5. ส่วนสำหรับผู้บังคับบัญชาลงความเห็น
6. ส่วนสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลบันทึกข้อมูล

พนักงานควรสอบถามแบบฟอร์มใบลาออกจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลขององค์กร เพื่อให้ได้แบบฟอร์มที่ถูกต้องและเป็นไปตามนโยบายของบริษัทค่ะ

แบบฟอร์มการลาออกเฉพาะทาง

แบบฟอร์มการลาออกเฉพาะทางเป็นแบบฟอร์มที่ออกแบบสำหรับกลุ่มอาชีพหรือองค์กรเฉพาะ เช่น

• แบบฟอร์มลาออกของข้าราชการ มีรูปแบบและขั้นตอนเฉพาะตามระเบียบราชการ
• แบบฟอร์มลาออกของครู/อาจารย์ ต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับการส่งมอบงานสอนและการดูแลนักเรียน/นักศึกษา
• แบบฟอร์มลาออกของแพทย์/พยาบาล ต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับการส่งต่อผู้ป่วยและความรับผิดชอบทางการแพทย์

แบบฟอร์มประเภทนี้มีรายละเอียดเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับลักษณะงานเฉพาะ และผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่ซับซ้อนกว่าแบบฟอร์มรวมค่ะ

กระบวนการยื่นใบลาออก

​

การยื่น ใบลาออก มีขั้นตอนและกระบวนการที่ควรปฏิบัติ เพื่อให้การลาออกเป็นไปราบรื่นและมืออาชีพค่ะ ดังนี้

1. แจ้งผู้บังคับบัญชาโดยตรงก่อน

• ควรแจ้งผู้บังคับบัญชาโดยตรงด้วยวาจาก่อนยื่นใบลาออกแบบเป็นทางการ
• เลือกเวลาที่เหมาะสมและสถานที่ที่เป็นส่วนตัวในการพูดคุย
• อธิบายเหตุผลในการลาออกแบบสุภาพและเป็นมืออาชีพ

2. จัดเตรียมและยื่นใบลาออก

• จัดเตรียมใบลาออกให้ครบถ้วนและถูกต้อง
• ยื่นจดหมายลาออกต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือตามช่องทางที่โครงสร้างองค์กรกำหนด
• ขอรับสำเนาจดหมายลาออกที่มีการลงนามรับทราบไว้เป็นหลักฐาน

3. ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า

• แจ้งล่วงหน้าตามที่ระบุในสัญญาจ้างหรือข้อบังคับการทำงาน (โดยมักอย่างน้อย 30 วัน)
• หากไม่สามารถแจ้งล่วงหน้าได้ตามกำหนด ควรชี้แจงเหตุผลและขออนุญาตเป็นกรณีพิเศษ
• เตรียมพร้อมสำหรับการทำงานเต็มที่ในช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้า

4. การส่งมอบงาน

• จัดทำรายการงานที่รับผิดชอบและสถานะปัจจุบัน
• จัดทำคู่มือหรือเอกสารสำหรับผู้ที่จะมารับผิดชอบงานต่อ
• ฝึกอบรมหรือให้คำแนะนำแก่ผู้ที่จะมารับผิดชอบงานต่อ (ถ้ามี)

5. การคืนทรัพย์สินของบริษัท

• จัดทำรายการทรัพย์สินของบริษัทที่อยู่ในความดูแล
• ส่งคืนทรัพย์สินรวม เช่น บัตรพนักงาน กุญแจ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เอกสาร
• ขอรับใบรับรองการส่งคืนทรัพย์สิน (ถ้ามี)

สิ่งที่ต้องดำเนินการหลังยื่นหนังสือลาออก

​

หลังจากยื่น หนังสือลาออกหรือใบลาออก แล้ว สิ่งที่ควรดำเนินการเพื่อให้การลาออกเป็นไปราบรื่นและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับองค์กรเดิม มีดังนี้ค่ะ

1. การสัมภาษณ์ก่อนออกจากงาน (Exit Interview)

• เข้าร่วมการ สัมภาษณ์ ก่อนออกจากงานตามที่องค์กรกำหนด
• ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์และสร้างสรรค์ (เป็น feedback ที่ดี)
• หลีกเลี่ยงการวิจารณ์องค์กรหรือบุคคลในแง่ลบ

2. การเคลียร์ภาระหนี้สินหรือข้อผูกพันกับองค์กร

• ชำระหนี้สินหรือภาระผูกพันทางการเงินที่มีต่อองค์กร (ถ้ามี)
• ตรวจสอบสิทธิประโยชน์คงค้าง เช่น เงินเดือน โบนัส ค่าล่วงเวลา เงินชดเชยเลิกจ้าง​
• ตรวจสอบการใช้สวัสดิการคงเหลือ เช่น วันลาพักร้อน ประกันสุขภาพ
  

3. การขอเอกสารสำคัญ

• ขอหนังสือรับรองการทำงาน (Reference Letter)
• ขอหนังสือรับรองเงินเดือน (สำหรับการสมัครงานใหม่หรือการขอสินเชื่อ)
• ขอใบรับรองการผ่านงาน (Certificate of Employment)

4. การโอนย้ายข้อมูลและการแจ้งเปลี่ยนแปลง

• สำรองและโอนย้ายข้อมูลส่วนตัวออกจากอุปกรณ์และระบบขององค์กร
• แจ้งการเปลี่ยนแปลงที่อยู่และข้อมูลการติดต่อกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
• ตรวจสอบสถานะการเป็นสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพและกองทุนประกันสังคม​

5. การรักษาความสัมพันธ์ที่ดี

• กล่าวลาและขอบคุณเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชา พร้อมมอบ คำคมจากลาซึ้ง ๆ​
• ขอข้อมูลการติดต่อของเพื่อนร่วมงานที่ต้องการรักษาความสัมพันธ์
• พิจารณาการมอบของที่ระลึกหรือจัดงานเลี้ยงอำลาตามความเหมาะสม

สรุป

การเขียน ใบลาออก ขั้นตอนพื้นฐานในการแสดงความเป็นมืออาชีพและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับองค์กรเดิม หนังสือลาออกควรมีองค์ประกอบครบถ้วน ใช้ภาษาแบบสุภาพ และแสดงความประสงค์ในการลาออกชัดเจน เหตุผลในการลาออกควรเขียนในแง่บวกและสมเหตุผล ไม่ว่าจะเป็นการได้งานใหม่ การศึกษาต่อ ปัญหาสุขภาพ หรือเหตุผลส่วนตัวอื่น ๆ

กระบวนการลาออกที่ดีควรเริ่มจากการแจ้งผู้บังคับบัญชาโดยตรงก่อน แล้วยื่นใบลาออกแบบเป็นทางการ โดยแจ้งล่วงหน้าตามที่กำหนดในสัญญาจ้างหรือข้อบังคับการทำงาน (โดยส่วนใหญ่อย่างน้อย 30 วัน) ในช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้านี้ ควรทำงานเต็มที่และรับผิดชอบ รวมถึงส่งมอบงานให้เรียบร้อยค่ะ

หลังจากยื่นใบลาออกแล้ว สิ่งที่ต้องดำเนินการต่อ เช่น การเข้าร่วมการสัมภาษณ์ก่อนออกจากงาน การเคลียร์ภาระหนี้สินหรือข้อผูกพันกับองค์กร การขอเอกสารพื้นฐาน การโอนย้ายข้อมูลและการแจ้งเปลี่ยนแปลง และการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานและองค์กรเดิมไว้ เพื่อเปิดโอกาสให้กลับมาร่วมงานกับองค์กรเดิมในอนาคตถ้ามีโอกาสที่เหมาะสมค่ะ