Feedback คืออะไร ? ให้/รับ ฟีดแบค ในการทำงานและสมัครงานอย่างไร

JobFinFin สรุปให้ (Key Takeaway)

• ฟีดแบค (Feedback) คือการให้ข้อมูลป้อนกลับ เพื่อช่วยให้เกิดการเรียนรู้ ปรับปรุง และพัฒนาการทำงาน
• การให้ฟีดแบคที่มีผลลัพธ์ดี จะเน้นที่พฤติกรรมหรือการกระทำ ไม่เน้นที่ตัวบุคคล
• มี 2 รูปแบบหลัก ได้แก่ ฟีดแบคเชิงบวก (Positive Feedback) และฟีดแบคเชิงสร้างสรรค์ (Constructive Feedback)
• การให้ฟีดแบคต้องมีความชัดเจน เข้าใจความรู้สึกผู้รับ และผู้รับสามารถนำไปใช้ได้จริง
• การรับฟีดแบค คือโอกาสที่จะพัฒนาตนเอง ควรเปิดใจรับฟังแล้วค่อยตอบสนอง
• ฟีดแบคในการสมัครงาน ช่วยให้ผู้สมัครรู้จุดแข็ง จุดที่ต้องพัฒนา และวิธีปรับปรุงสำหรับการสมัครงานครั้งถัดไป

ในวงการทำงานยุคนี้ ฟีดแบค (Feedback) หรือการให้ข้อมูลป้อนกลับ คือเครื่องมือที่จำเป็นในการพัฒนาพนักงานและองค์กรให้เติบโตก้าวหน้า ความเห็นจากหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน และผู้ใต้บังคับบัญชา ล้วนช่วยให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนาวิธีการทำงานให้มีคุณภาพยิ่งขึ้น

Feedback มีบทบาทในขั้นตอนการรับสมัครงาน ช่วยผู้สมัครได้เรียนรู้และปรับปรุงตัวเองเพื่อเพิ่มโอกาสการทำงานที่ดีในอนาคต บทความนี้ JobFinFin จะพาไปทำความรู้จักความหมายของฟีดแบค รูปแบบต่าง ๆ รวมถึงวิธีการให้และรับฟีดแบคให้เกิดผลดี ทั้งในการทำงานและการสมัครงานค่ะ

Feedback คืออะไร ?

​

ฟีดแบค (Feedback) ถ้าแปลตรงตัวก็คือ "การให้ข้อมูลป้อนกลับ" เป็นกระบวนการสื่อสารที่มุ่งให้ข้อมูล ความคิดเห็น หรือคำแนะนำเกี่ยวกับพฤติกรรม การกระทำ หรือผลงาน เพื่อนำไปพัฒนาต่อยอดค่ะ

คำว่า Feedback ในภาษาอังกฤษ (ฟีด-แบก) แปลเป็นภาษาไทยได้ว่า "ข้อมูลป้อนกลับ" "เสียงสะท้อน" หรือ "ข้อคิดเห็น" คือคำนามหมายถึงการให้ข้อมูลหรือความเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ทำหรือแสดงออกไปแล้ว

ในภาษาไทย เราเรียกทับศัพท์ว่า "ฟีดแบค" ส่วนในภาษาอังกฤษ คำว่า "Feedback" นั้นครอบคลุมกว้างกว่า โดยรวมถึงปฏิกิริยาตอบสนองแบบต่าง ๆ ทั้งความคิดเห็น คำแนะนำ คำชม หรือคำวิจารณ์

ในแวดวงการทำงานและการพัฒนาบุคลากร ฟีดแบคหมายถึงการให้หรือรับข้อคิดเห็น คำแนะนำ เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน การกระทำ หรือผลงานที่ผ่านมา เพื่อการพัฒนา ปรับปรุงความสามารถและวิธีการทำงานให้มีคุณภาพ ทั้งรายบุคคลและการทำงานร่วมกันเป็นทีม​

ฟีดแบค (Feedback) คือศาสตร์และศิลป์ที่ต้องใช้ทักษะการสร้างความสัมพันธ์ การสร้างความไว้วางใจ และการทำให้ผู้รับเปิดใจรับฟัง เป็นความสามารถที่ผู้นำที่ดีและทุกคนในองค์กรควรฝึกฝนค่ะ

รูปแบบของ Feedback ที่พบในการทำงาน

ในการทำงาน ฟีดแบค (Feedback) มีหลากหลายรูปแบบแตกต่างกันตามจุดมุ่งหมายและลักษณะข้อมูล โดยแบ่งเป็นประเภทหลัก ๆ ได้ดังนี้ค่ะ

Feedback เชิงบวก (Positive Feedback)

ฟีดแบคเชิงบวก คือการให้ความเห็นที่ชื่นชมเกี่ยวกับการทำงานหรือผลงานที่ดี โดยมุ่งเน้นข้อดีและความสำเร็จ เพื่อเสริมกำลังใจและความมั่นใจให้กับผู้รับ ดังนี้

• เน้นชมเชยข้อดีและความสำเร็จของงาน
• สร้างแรงจูงใจและกำลังใจเพื่อให้พนักงานทำงานมีความสุข — วิธีช่วยให้คนทำงานมีความสุขมากขึ้น​
• เสริมความมั่นใจและความภูมิใจ
• ช่วยรักษาพฤติกรรมที่ดีให้ทำต่อไป

ฟีดแบคเชิงบวกช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน และส่งเสริมให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่าและเป็นที่ยอมรับ การให้ฟีดแบคแบบนี้ควรมีความจริงใจและระบุชัดเจน ไม่ใช่การชมแบบกว้าง ๆ หรือไม่มีสาระ

Feedback เชิงสร้างสรรค์ (Constructive Feedback)

ฟีดแบคเชิงสร้างสรรค์ คือการให้ความเห็นที่มุ่งการปรับปรุงและพัฒนา โดยระบุจุดที่ต้องปรับปรุงพร้อมแนะนำวิธีการแก้ไขหรือพัฒนา เพื่อให้ผลงานหรือพฤติกรรมดีขึ้น ลักษณะสำคัญของฟีดแบคเชิงสร้างสรรค์ ได้แก่

• เน้นจุดที่ต้องปรับปรุงโดยไม่ตำหนิหรือวิจารณ์ตัวบุคคล
• ให้คำแนะนำที่เป็นรูปธรรมและนำไปปฏิบัติได้
• มุ่งเน้นการพัฒนาตนเองในการทำงาน​
• สร้างแรงบันดาลใจให้พัฒนาตนเอง

ฟีดแบคเชิงสร้างสรรค์แตกต่างจากการวิจารณ์เชิงลบ (Negative Feedback) ตรงที่ไม่ได้เพียงชี้ข้อผิดพลาดหรือข้อบกพร่อง แต่ยังเสนอแนวทางการปรับปรุงอย่างสร้างสรรค์ โดยเน้นที่พฤติกรรมหรือผลงาน ไม่ใช่ตัวบุคคลค่ะ

การให้ Feedback แก่ผู้สมัครหรือพนักงาน

การให้Feedback ที่ได้ผลเป็นทักษะจำเป็นของผู้นำและผู้จัดการที่ต้องการพัฒนาทีมงาน โดยมีหลักการพื้นฐานดังนี้ค่ะ

1. เน้นพฤติกรรมหรือการกระทำ ไม่ใช่ตัวบุคคล การให้ฟีดแบคควรเน้นพฤติกรรมหรือการกระทำที่ปรับปรุงได้ แทนการเน้นที่ตัวบุคคล เช่น แทนที่จะพูดว่า "คุณเป็นคนไม่รับผิดชอบ" ให้พูดว่า "ครั้งนี้คุณส่งงานไม่ตรงเวลา จะกระทบกับการเคลียร์งานอื่น ๆ ดิฉันอยากให้คุณลองปรับวิธีการทำงานดูนะคะ"
2. ให้ฟีดแบคที่ชัดเจนเจาะจง การให้ Feedback ที่ดีควรระบุชัดว่าเกิดอะไรขึ้น ส่งผลอย่างไร และควรทำอย่างไรต่อไป เช่น "รายงานที่คุณนำเสนอด้วยเทคนิคการพรีเซนต์งานที่ดีในที่ประชุมวันนี้มีการวิเคราะห์ข้อมูลละเอียดมาก ทำให้ทีมเข้าใจปัญหาได้ชัดเจน ถ้าคุณเพิ่มคำแนะนำที่เป็นรูปธรรมเข้าไปด้วย จะทำให้รายงานสมบูรณ์ยิ่งขึ้น"
3. เลือกเวลาและสถานที่ให้เหมาะ การให้ Feedback ควรทำในเวลาที่เหมาะ ไม่ควรปล่อยนานจนลืมรายละเอียด หรือให้ในที่ไม่เหมาะ เช่น ต่อหน้าคนอื่น ทำให้ผู้รับรู้สึกอึดอัดหรือไม่สบายใจได้ค่ะ
4. ใช้เทคนิคแซนด์วิช (Sandwich Method) คือการเริ่มด้วยข้อดี ต่อด้วยส่วนที่ควรปรับปรุง และจบด้วยข้อดีหรือคำชมอีกครั้ง เช่น "งานนำเสนอของคุณมีการเตรียมข้อมูลดีมาก แต่ดิฉันคิดว่าถ้าคุณพูดช้าลงอีกนิดจะทำให้ผู้ฟังเข้าใจได้ง่ายขึ้น ส่วนความมั่นใจในการนำเสนอของคุณนั้นน่าชื่นชมมากค่ะ"
5. ใช้ภาษาสุภาพและสร้างสรรค์ การใช้ภาษาสุภาพและสร้างสรรค์ช่วยให้ผู้รับฟีดแบครับรู้และยอมรับความเห็นได้ง่ายขึ้น หลีกเลี่ยงคำพูดหรือน้ำเสียงที่อาจทำให้ผู้รับรู้สึกไม่พอใจ
6. เปิดโอกาสให้สื่อสารสองทาง ผู้ให้ฟีดแบคควรเป็นผู้ฟังที่ดีและรับฟังความเห็นจากผู้รับฟีดแบคด้วย เพื่อเข้าใจมุมมองและการตอบสนองได้ดีขึ้น อาจถามว่า "คุณมีความเห็นอย่างไรกับสิ่งที่ดิฉันแนะนำคะ" หรือ "คุณคิดว่ามีวิธีอื่นแก้ไขปัญหานี้ไหมคะ"
7. ติดตามผลหลังการให้ฟีดแบค หลังให้ฟีดแบคควรมีการติดตามว่าผู้รับได้นำไปปรับปรุงหรือพัฒนาอย่างไรบ้าง และให้การสนับสนุนถ้าจำเป็น เช่น "สังเกตว่าคุณปรับปรุงการนำเสนอได้ดีมากในครั้งล่าสุด มีอะไรที่ดิฉันช่วยเพิ่มเติมได้อีกไหม"

การรับ Feedback จากผู้ว่าจ้างหรือหัวหน้างาน

การรับFeedback คือทักษะสำคัญไม่แพ้การให้ฟีดแบค จะช่วยให้เราเติบโตและพัฒนาในการทำงานได้ดีขึ้น ดังนี้ค่ะ

1. เปิดใจและมีทัศนคติบวก การเปิดใจรับฟังฟีดแบคโดยมองว่าเป็นโอกาสในการเรียนรู้และพัฒนา ไม่ใช่การตำหนิ จะช่วยให้เราได้ประโยชน์สูงสุดจากฟีดแบคนั้น ควรเปิดใจและมีทัศนคติบวก หรือ Positive Thinking​
2. ฟังตั้งใจและไม่ตอบโต้ทันที ฟังฟีดแบคให้จบก่อน โดยไม่ขัดจังหวะหรือตอบโต้ทันที อาจทำให้เราพลาดประเด็นสำคัญหรือแสดงออกในทางที่ไม่เหมาะสม
3. ขอคำอธิบายเพิ่มเติมหากไม่เข้าใจ ถ้าม่เข้าใจ Feedback หรือต้องการรายละเอียดเพิ่ม ให้ขอคำอธิบายเพิ่มเติมอย่างสุภาพ เช่น "ขอความกรุณาอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นนี้ได้ไหมคะ" หรือ "ช่วยยกตัวอย่างให้ดิฉันเข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้นได้ไหมคะ"
4. แสดงความขอบคุณ ควรแสดงความขอบคุณสำหรับฟีดแบคที่ได้รับ ไม่ว่าจะเป็นเชิงบวกหรือเชิงสร้างสรรค์ เพราะแสดงถึงความใส่ใจและความปรารถนาดีของผู้ให้ฟีดแบค
5. นำไปปรับใช้และติดตามพัฒนาการ นำ Feedback ที่ได้รับไปวิเคราะห์และวางแผนการปรับปรุง พร้อมติดตามพัฒนาการของตนเอง และอาจขอฟีดแบคเพิ่มเติมในโอกาสต่อไป
6. ไม่ยึดติดกับฟีดแบคเชิงลบมากเกินไป เมื่อได้รับฟีดแบคเชิงลบ ให้มองว่าเป็นโอกาสในการปรับปรุง ไม่ควรยึดติดมากเกินไปจนกระทบต่อความมั่นใจหรือวิธีการทำงาน หรือที่เรียกว่า Resilience Skill​

Feedback ตัวอย่างประโยค และการใช้งาน

การเรียนรู้จากตัวอย่างประโยคและวิธีใช้Feedback จะช่วยให้เข้าใจการให้และรับฟีดแบคได้ดีขึ้น เช่น

ตัวอย่าง Feedback การปฏิบัติงาน

1.ตัวอย่างประโยคฟีดแบคเชิงบวก

• "ดิฉันชื่นชมวิธีนำเสนอข้อมูลของคุณในที่ประชุมวันนี้มาก ทำให้ทุกคนเข้าใจโครงการได้แจ่มแจ้งค่ะ"
• "รายงานที่คุณส่งมามีการวิเคราะห์ละเอียดและครอบคลุมทุกประเด็นสำคัญ ทำให้เราสามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจค่ะ"
• "ดิฉันเห็นว่าคุณทำงานร่วมกับทีมได้ดีมาก โดยเฉพาะการช่วยเหลือและแบ่งปันความรู้กับเพื่อนร่วมงานใหม่ ขอบคุณที่เป็นส่วนสำคัญในการสร้างบรรยากาศที่ดีในทีมค่ะ"

2.ตัวอย่างประโยคฟีดแบคเชิงสร้างสรรค์

• "ดิฉันสังเกตเห็นว่ารายงานที่คุณส่งมามีข้อมูลดี แต่ยังขาดการสรุปประเด็นสำคัญ ถ้าเพิ่มส่วนสรุปสั้น ๆ ในตอนท้าย จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจได้ง่ายขึ้นค่ะ"
• "การนำเสนอของคุณมีเนื้อหาดีมาก แต่ดิฉันพบว่าคุณพูดเร็วไปหน่อยทำให้บางคนตามไม่ทัน ถ้าพูดช้าลงและเน้นประเด็นสำคัญให้ชัดเจน จะทำให้การนำเสนอมีพลังมากขึ้นนะคะ"
• "โครงการที่คุณรับผิดชอบมีความก้าวหน้าดี แต่ดิฉันพบว่ามีความล่าช้าในการประสานงานกับฝ่ายอื่น ดิฉันแนะนำให้คุณวางแผนการติดต่อล่วงหน้าและติดตามผลอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้โครงการเป็นไปตามกำหนดเวลาค่ะ"

3. ตัวอย่างการใช้เทคนิคแซนด์วิช

• "รายงานของคุณมีการวิเคราะห์ข้อมูลที่ละเอียดและน่าสนใจมาก (ข้อดี) ดิฉันคิดว่าถ้าเพิ่มแผนภูมิหรือกราฟประกอบจะช่วยให้เข้าใจข้อมูลได้ง่ายขึ้น (ข้อควรปรับปรุง) โดยรวมแล้ว ดิฉันประทับใจกับความทุ่มเทและความละเอียดในการทำรายงานของคุณมากค่ะ (ข้อดี)"
• "คุณมีความคิดสร้างสรรค์และกล้าแสดงความเห็นในที่ประชุม ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีมาก (ข้อดี) แต่บางครั้งคุณพูดแทรกขณะที่คนอื่นกำลังพูด ทำให้การสื่อสารสะดุด (ข้อควรปรับปรุง) ดิฉันเชื่อว่าด้วยความตั้งใจและความกระตือรือร้นของคุณ จะสามารถพัฒนาทักษะการสื่อสารในทีมได้ดีแน่นอนค่ะ (ข้อดี)"

ตัวอย่าง Feedback หลังการสัมภาษณ์งาน

1. ตัวอย่างฟีดแบคเชิงบวกสำหรับผู้สมัครที่ผ่านการสัมภาษณ์

• "เราประทับใจกับประสบการณ์และทักษะของคุณมาก โดยเฉพาะความสามารถในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า เรายินดีที่จะเสนอตำแหน่งนี้ให้กับคุณค่ะ"
• "ประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมาของคุณตรงกับความต้องการของเรา และเราเชื่อว่าคุณจะเป็นส่วนสำคัญในการพัฒนาทีมของเรา เราจึงอยากเชิญคุณมาร่วมงานกับเราค่ะ"

2. ตัวอย่างฟีดแบคเชิงสร้างสรรค์สำหรับผู้สมัครที่ไม่ผ่านการสัมภาษณ์

• "ขอบคุณสำหรับความสนใจในตำแหน่งงานของเรา เราประทับใจในความกระตือรือร้นและทัศนคติที่ดีของคุณ แต่เราต้องการผู้ที่มีประสบการณ์เฉพาะด้านนี้มากกว่า เราแนะนำให้คุณเพิ่มพูนประสบการณ์ในด้านนี้ และหวังว่าจะได้พิจารณาใบสมัครของคุณเพื่อเตรียมตัวสำหรับการ สัมภาษณ์ ครั้งต่อไปค่ะ"
• "เราขอบคุณสำหรับเวลาและความสนใจในบริษัทของเรา คุณมีทักษะทางเทคนิคที่ดี แต่เรากำลังมองหาผู้ที่มีทักษะการสื่อสารและการทำงานเป็นทีมซึ่งเป็น soft skill ที่สำคัญ เราแนะนำให้คุณเข้าร่วมกิจกรรมหรือโครงการที่จะช่วยพัฒนาทักษะเหล่านี้ เพื่อเพิ่มโอกาสในการสมัครงานครั้งต่อไปค่ะ"

3. ตัวอย่างการขอฟีดแบคหลังการสัมภาษณ์

• "ขอบคุณสำหรับการแจ้งผลการสัมภาษณ์ค่ะ ดิฉันขอทราบจุดที่ควรปรับปรุงเพื่อนำไปใช้ในการประเมินตนเองสำหรับโอกาสในอนาคตได้ไหมคะ"
• "ดิฉันเข้าใจค่ะ และขอบคุณสำหรับโอกาสนี้ ขอความกรุณาให้คำแนะนำเกี่ยวกับทักษะหรือคุณสมบัติที่ดิฉันควรพัฒนาเพิ่มเติม เพื่อให้เหมาะสมกับตำแหน่งในอนาคตได้ไหมคะ"

สรุป

ฟีดแบค (Feedback) เครื่องมือพัฒนาตนเองและองค์กร ทั้งในวงการทำงานและการสมัครงาน การให้และรับฟีดแบคอย่างมีผลดีจะช่วยสร้างวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

การให้ Feedback ที่ดีควรเน้นพฤติกรรมหรือการกระทำ ไม่ใช่ตัวบุคคล มีความชัดเจน สร้างสรรค์ และนำไปปฏิบัติได้จริง ส่วนการรับฟีดแบคอย่างเปิดใจและมองว่าเป็นโอกาสพัฒนา จะช่วยให้เราเติบโตและประสบความสำเร็จในการทำงานมากขึ้น

ไม่ว่าเราจะอยู่ในบทบาทผู้ให้หรือผู้รับฟีดแบค การเข้าใจและฝึกฝนทักษะนี้จะช่วยให้เราสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน และพัฒนาคุณภาพการทำงานทั้งของตนเองและทีมได้อย่างต่อเนื่องค่ะ