หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร ? ต่างจาก ใบรับรองรายได้ อย่างไร ?

JobFinFin สรุปให้

• หนังสือรับรองเงินเดือน คือเอกสารออกโดยนายจ้างเพื่อยืนยันตำแหน่งกับรายได้ของพนักงาน
• แตกต่างจากใบรับรองรายได้ตรงที่หนังสือรับรองเงินเดือนรับรองเฉพาะรายได้ประจำ ส่วนใบรับรองรายได้ครอบคลุมรายได้ทุกประเภท
• มีทั้งฉบับภาษาไทยกับภาษาอังกฤษ ขึ้นกับจุดประสงค์การใช้งาน
• ต้องมีลายเซ็นผู้มีอำนาจกับตราประทับบริษัท (ถ้ามี) เพื่อความถูกต้อง
• ระยะเวลาใช้งานส่วนใหญ่ไม่เกิน 3 เดือน แต่ขึ้นกับหน่วยงานที่รับเอกสาร
• ใช้ประกอบธุรกรรมการเงิน การขอวีซ่า การสมัครงานใหม่ด้วยเรซูเม่ กับอื่น ๆ

หนังสือรับรองเงินเดือน คือเอกสารที่จำเป็นสำหรับพนักงานเงินเดือน เมื่อต้องทำธุรกรรมที่ต้องการหลักฐานแสดงรายได้กับสถานะการจ้างงาน เช่น การขอสินเชื่อ สมัครบัตรเครดิต ขอวีซ่า หรือสมัครงานใหม่ บทความนี้ JonFinFin จะอธิบายเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน ตั้งแต่ความหมาย ความแตกต่างจากใบรับรองรายได้ ประเภท องค์ประกอบ และการนำไปใช้งานค่ะ

​หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร ?

หนังสือรับรองเงินเดือน คือ เอกสารทางการที่ออกโดยนายจ้างหรือองค์กรต้นสังกัด เพื่อยืนยันว่าบุคคลในเอกสารเป็นพนักงานหรือลูกจ้างในองค์กรจริง พร้อมระบุข้อมูลตำแหน่งงาน ระยะเวลาการทำงาน และจำนวนเงินเดือนหรือค่าตอบแทนที่ได้รับเป็นประจำ (แสดงในสลิปเงินเดือน) เอกสารนี้ช่วยยืนยันความน่าเชื่อถือทางการเงินของบุคคล ใช้เป็นหลักฐานประกอบการทำธุรกรรมเกี่ยวกับการเงินกับการเดินทาง

เอกสารรับรองเงินเดือนออกโดยผู้มีอำนาจในองค์กร เช่น ผู้จัดการฝ่ายบุคคล ผู้จัดการทั่วไป หรือกรรมการผู้จัดการ กับประทับตราบริษัท (ถ้ามี) เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือค่ะ

ความแตกต่างระหว่าง หนังสือรับรองเงินเดือน และ ใบรับรองรายได้

หนังสือรับรองเงินเดือนกับใบรับรองรายได้มีความแตกต่างหลายประการ ดังนี้

• ขอบเขตของรายได้ หนังสือรับรองเงินเดือนรับรองเฉพาะเงินเดือน หรือค่าตอบแทนประจำจากการทำงาน ส่วนใบรับรองรายได้ครอบคลุมรายได้ทุกประเภท รวมถึงรายได้จากการลงทุน ค่าคอมมิชชั่น หรือโบนัส​
• ผู้ออกเอกสาร หนังสือรับรองเงินเดือนออกโดยนายจ้างหรือองค์กรต้นสังกัด ส่วนใบรับรองรายได้ออกได้โดยผู้ประกอบวิชาชีพอิสระ เช่น นักบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชี สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระหรือเจ้าของกิจการ
• จุดประสงค์การใช้งาน หนังสือรับรองเงินเดือนใช้ยืนยันสถานะการจ้างงานกับรายได้ประจำ ส่วนใบรับรองรายได้ใช้สำหรับผู้ที่ไม่ได้รับเงินเดือนประจำ เช่น ผู้ประกอบอาชีพอิสระ หรือเจ้าของกิจการ
• รูปแบบเอกสาร หนังสือรับรองเงินเดือนมีรูปแบบมาตรฐานตามที่บริษัทหรือองค์กรกำหนด ส่วนใบรับรองรายได้มีรูปแบบหลากหลายตามผู้ออกเอกสาร

ประเภทของหนังสือรับรองเงินเดือนแต่ละแบบ

หนังสือรับรองเงินเดือนแบ่งตามภาษาที่ใช้ได้เป็น 2 ประเภทหลัก ๆ คือ

หนังสือรับรองเงินเดือนภาษาไทย

หนังสือรับรองเงินเดือนภาษาไทย ใช้ภาษาไทยในการระบุข้อมูลทั้งหมด เหมาะสำหรับใช้งานภายในประเทศ เช่น การสมัครสินเชื่อกับสถาบันการเงินในประเทศ การซื้อบ้านหรือรถยนต์ หรือการสมัครงานใหม่กับบริษัทในประเทศไทย เอกสารนี้ระบุข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับพนักงาน เช่น ชื่อ-นามสกุล เลขบัตรประชาชน ตำแหน่งงาน วันที่เริ่มงาน กับเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือนภาษาอังกฤษ

หนังสือรับรองเงินเดือนภาษาอังกฤษ เรียกว่า "Employment Certificate" หรือ "Salary Certificate" ใช้สำหรับจุดประสงค์ระหว่างประเทศ เช่น การขอวีซ่าเดินทาง การสมัครเรียนต่อต่างประเทศ หรือการสมัครงานกับบริษัทต่างชาติ เอกสารนี้มีรูปแบบกับข้อมูลเช่นเดียวกับฉบับภาษาไทย แต่จัดทำเป็นภาษาอังกฤษทั้งฉบับ บางองค์กรอาจออกเอกสารเป็นภาษาไทยและภาษาอังกฤษควบคู่กันในฉบับเดียวกัน

องค์ประกอบและข้อมูลในหนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือนที่สมบูรณ์ต้องมีองค์ประกอบกับข้อมูลครบถ้วน การเข้าใจองค์ประกอบเหล่านี้ช่วยให้ผู้ขอและผู้ออกเอกสารตรวจสอบความถูกต้องค่ะ

ข้อมูลพื้นฐานที่ต้องระบุในใบรับรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือนที่สมบูรณ์ควรประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐาน ได้แก่

1. หัวจดหมายของบริษัท ประกอบด้วยชื่อบริษัท โลโก้ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล กับเลขทะเบียนนิติบุคคล (ถ้ามี)
2. หมายเลขอ้างอิง เลขที่หนังสือรับรอง (ถ้ามี)
3. วันที่ออกเอกสาร วันที่จัดทำหนังสือรับรอง
4. ชื่อผู้รับหนังสือรับรอง กรณีระบุเฉพาะเจาะจง เช่น ธนาคาร หรือสถานทูต
5. เรื่อง โดยปกติระบุว่า "หนังสือรับรองเงินเดือน" หรือ "หนังสือรับรองการทำงาน"
6. ข้อมูลพนักงาน ได้แก่ ชื่อ-นามสกุล เลขบัตรประชาชน หรือเลขหนังสือเดินทาง
7. ข้อมูลการจ้างงาน ประกอบด้วย ตำแหน่งงาน แผนก/ฝ่าย วันที่เริ่มงาน ระยะเวลาการทำงาน และสถานะการจ้างงาน (ประจำ/ชั่วคราว)
8. ข้อมูลเงินเดือน ระบุจำนวนเงินเดือน ทั้งตัวเลขกับตัวอักษร
9. ข้อมูลผลประโยชน์อื่นๆ (ถ้ามี) เช่น โบนัส ค่าตำแหน่ง เบี้ยเลี้ยง หรือสวัสดิการพิเศษอื่น ๆ — สวัสดิการพนักงาน มีอะไรบ้าง ทั้งตามกฎหมาย และที่บริษัทจัดหาให้​
10. จุดประสงค์การออกเอกสาร เช่น เพื่อการขอสินเชื่อ การขอวีซ่า หรือประกอบการสมัครงาน

ลายเซ็นและตราประทับที่จำเป็นในเอกสารรับรองเงินเดือน

เพื่อให้หนังสือรับรองเงินเดือนมีความน่าเชื่อถือ จำเป็นต้องมีลายเซ็นกับตราประทับ ได้แก่

• ลายเซ็นผู้มีอำนาจ คือลายเซ็นของผู้มีอำนาจในองค์กร เช่น ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการทั่วไป กรรมการผู้จัดการ หรือผู้ที่ได้รับมอบอำนาจ
• ชื่อ-นามสกุลกับตำแหน่งของผู้ลงนาม ต้องพิมพ์ชื่อ-นามสกุล กับตำแหน่งของผู้ลงนามกำกับไว้ใต้ลายเซ็น
• ตราประทับบริษัท (ถ้ามี) การประทับตราบริษัทช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับเอกสาร
• ข้อมูลการติดต่อของผู้ลงนาม ในบางกรณี ระบุเบอร์โทรศัพท์หรืออีเมลของผู้ลงนามเพื่อการตรวจสอบยืนยัน

การระบุรายละเอียดรายได้ในแต่ละรูปแบบการจ้างงาน

การระบุรายละเอียดรายได้ในหนังสือรับรองเงินเดือนต่างกันตามรูปแบบการจ้างงาน ดังนี้

• พนักงานประจำ ระบุเงินเดือนประจำเป็นยอดรวมต่อเดือน อาจแยกแสดงรายละเอียดของเงินเดือนพื้นฐานกับค่าตอบแทนพิเศษอื่นๆ เช่น ค่าตำแหน่ง ค่าวิชาชีพ
• พนักงานสัญญาจ้าง นอกจากระบุค่าตอบแทน ต้องระบุระยะเวลาของสัญญาจ้าง (วันเริ่มต้นกับวันสิ้นสุดสัญญา)
• พนักงานรายวัน แสดงอัตราค่าจ้างต่อวัน จำนวนวันทำงานเฉลี่ยต่อเดือน กับรายได้รวมต่อเดือน
• พนักงานที่ได้รับค่าคอมมิชชั่น ระบุเงินเดือนพื้นฐาน (ถ้ามี) กับค่าคอมมิชชั่นเฉลี่ยต่อเดือนในช่วง 3-6 เดือนที่ผ่านมา

​​ประเภทของหนังสือรับรองเงินเดือนตามกลุ่มอาชีพ

หนังสือรับรองเงินเดือน มีรูปแบบกับรายละเอียดต่างกันตามกลุ่มอาชีพและลักษณะการจ้างงาน ส่วนนี้อธิบายลักษณะเฉพาะของหนังสือรับรองเงินเดือนในแต่ละกลุ่มอาชีพ

1. หนังสือรับรองเงินเดือนสำหรับพนักงานบริษัทเอกชน

พนักงานบริษัทเอกชนใช้หนังสือรับรองเงินเดือนบ่อย มีลักษณะเฉพาะ

• ออกโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือฝ่ายบุคคลของบริษัท
• นอกจากเงินเดือนพื้นฐาน อาจระบุโบนัสประจำปีเฉลี่ย หรือผลตอบแทนพิเศษอื่นๆ
• ระบุสวัสดิการสำคัญ เช่น ประกันสุขภาพ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
• ในบริษัทขนาดใหญ่ อาจมีเลขที่อ้างอิงเอกสารกับระบบติดตามการออกเอกสาร
• มีการประทับตราบริษัทเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือ

2. ใบรับรองเงินเดือนสำหรับข้าราชการและพนักงานรัฐวิสาหกิจ

หนังสือรับรองเงินเดือนสำหรับข้าราชการกับพนักงานรัฐวิสาหกิจมีลักษณะเฉพาะ

• ออกโดยกองการเจ้าหน้าที่ ฝ่ายบุคคล หรือหน่วยงานทรัพยากรบุคคลของหน่วยงานรัฐ
• ระบุระดับตำแหน่ง เลขที่ตำแหน่ง กับหน่วยงานต้นสังกัด
• ในกรณีของข้าราชการ ระบุประเภทของข้าราชการกับเงินเดือนตามบัญชีเงินเดือน
• ระบุเงินประจำตำแหน่ง เงินค่าตอบแทนพิเศษ หรือเงินเพิ่มอื่นๆ แยกจากเงินเดือนหลัก
• มีตราครุฑกับเลขที่หนังสือราชการกำกับ
• ลงนามโดยผู้บังคับบัญชาระดับสูง เช่น อธิบดี ผู้อำนวยการกอง หรือหัวหน้าส่วนราชการ

3. หนังสือรับรองเงินเดือนสำหรับลูกจ้างชั่วคราวและพนักงานรายวัน

เอกสารรับรองสำหรับลูกจ้างชั่วคราวกับพนักงานรายวันมีลักษณะ

• ระบุสถานะการจ้างงานว่าเป็นลูกจ้างชั่วคราวหรือพนักงานรายวัน
• แสดงอัตราค่าจ้างต่อวันหรือต่อชั่วโมง กับจำนวนวันหรือชั่วโมงทำงานเฉลี่ยต่อเดือน
• ระบุระยะเวลาการจ้างงาน (วันเริ่มต้นกับวันสิ้นสุดสัญญา) หากเป็นการจ้างแบบมีกำหนดระยะเวลา
• แสดงรายได้เฉลี่ยต่อเดือนย้อนหลัง 3-6 เดือน เพื่อแสดงความสม่ำเสมอของรายได้
• ระบุโอกาสในการต่อสัญญาหรือปรับสถานะเป็นพนักงานประจำ (ถ้ามี)

4. หนังสือรับรองเงินเดือนสำหรับพนักงานร้านค้าและธุรกิจขนาดเล็ก

สำหรับพนักงานในร้านค้ากับธุรกิจขนาดเล็ก หนังสือรับรองเงินเดือนมีลักษณะ

• ออกโดยเจ้าของกิจการหรือผู้จัดการร้าน
• อาจไม่มีหัวจดหมายที่เป็นทางการมากนัก แต่ควรมีข้อมูลของร้านค้าหรือธุรกิจ
• ระบุลักษณะงานกับหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงานเพิ่มเติม
• แสดงรายได้พื้นฐานกับรายได้พิเศษ เช่น ค่าคอมมิชชั่น ทิป หรือโบนัส
• อาจแนบหลักฐานการจ่ายเงินเดือนย้อนหลังเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือ

5. เอกสารรับรองเงินเดือนสำหรับพนักงานร้านอาหาร

พนักงานร้านอาหารมีรายได้หลายส่วน หนังสือรับรองเงินเดือนของกลุ่มนี้มีลักษณะพิเศษ

• แยกแสดงระหว่างเงินเดือนพื้นฐานกับรายได้จากทิปเฉลี่ย
• ระบุชั่วโมงการทำงานเฉลี่ยต่อสัปดาห์หรือต่อเดือน
• ระบุประเภทของร้านอาหารกับตำแหน่งงาน เช่น พนักงานเสิร์ฟ บาริสต้า บาร์เทนเดอร์ หรือเชฟ
• ระบุว่าเป็นพนักงานประจำหรือพนักงานพาร์ทไทม์
• เน้นความสม่ำเสมอของรายได้ โดยแสดงรายได้รวมย้อนหลัง 3-6 เดือน

6. หนังสือรับรองรายได้สำหรับพนักงานขับรถและแม่บ้าน

สำหรับพนักงานขับรถกับแม่บ้าน ลักษณะการจ้างงานส่วนบุคคล หนังสือรับรองรายได้มีลักษณะ

• ออกโดยนายจ้างบุคคลธรรมดา แสดงชื่อ ที่อยู่ กับข้อมูลติดต่อของนายจ้าง
• ระบุลักษณะงาน เวลาทำงาน กับค่าจ้างที่ได้รับต่อวันหรือต่อเดือน
• ระบุสวัสดิการที่ได้รับเพิ่มเติม เช่น ที่พัก อาหาร หรือค่าเดินทาง
• อาจขอให้นายจ้างแนบสำเนาบัตรประชาชนเพื่อยืนยันตัวตน
• ในบางกรณี อาจต้องมีการรับรองจากผู้นำชุมชนหรือเจ้าหน้าที่รัฐเพิ่มเติม

แบบฟอร์มและรูปแบบของหนังสือรับรองเงินเดือน

แบบฟอร์มกับรูปแบบของหนังสือรับรองเงินเดือน มีความสำคัญในการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับเอกสาร ส่วนจะนี้อธิบายรูปแบบมาตรฐาน ตัวอย่างที่ถูกต้อง และรูปแบบดิจิทัลของหนังสือรับรองเงินเดือนค่ะ

รูปแบบมาตรฐานของหนังสือรับรองเงินเดือนในประเทศไทย

หนังสือรับรองเงินเดือนในประเทศไทยมีรูปแบบมาตรฐาน

1. กระดาษหัวจดหมาย จัดทำบนกระดาษหัวจดหมายของบริษัทหรือหน่วยงาน ขนาด A4
2. การจัดวาง จัดวางในลักษณะจดหมายธุรกิจ โดยระบุวันที่ด้านบนขวา ชื่อผู้รับด้านซ้าย กับเนื้อหาที่จัดย่อหน้าเป็นระเบียบ
3. ภาษา ใช้ภาษาทางการที่กระชับกับชัดเจน หลีกเลี่ยงภาษาพูดหรือคำย่อที่ไม่เป็นทางการ
4. การลงนาม เว้นพื้นที่ด้านล่างเพื่อการลงนามของผู้มีอำนาจ พร้อมระบุชื่อ-นามสกุล กับตำแหน่งของผู้ลงนาม
5. ตราประทับ มีพื้นที่สำหรับประทับตราบริษัทหรือหน่วยงาน (ถ้ามี)
6. เลขที่อ้างอิง ในบางองค์กร ระบุเลขที่อ้างอิงของหนังสือรับรองเพื่อการตรวจสอบความถูกต้อง

ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือนที่ถูกต้อง

[ชื่อบริษัท/หน่วยงาน] [ที่อยู่บริษัท/หน่วยงาน] [เบอร์โทรศัพท์] [อีเมล]

เลขที่: [เลขที่อ้างอิง] วันที่: [วันที่ออกเอกสาร]

หนังสือรับรองเงินเดือน

เรียน [ผู้รับหนังสือรับรอง (ถ้ามี)]

หนังสือฉบับนี้ออกให้เพื่อรับรองว่า [ชื่อ-นามสกุลพนักงาน] เลขประจำตัวประชาชน [เลขบัตรประชาชน] เป็นพนักงานของ [ชื่อบริษัท/หน่วยงาน] ตำแหน่ง [ตำแหน่งงาน] แผนก/ฝ่าย [แผนก/ฝ่าย] ปฏิบัติงานตั้งแต่วันที่ [วันที่เริ่มงาน] จนถึงวันออกเอกสารนี้ โดยได้รับเงินเดือน [จำนวนเงินเดือน] บาท ([จำนวนเงินเดือนเป็นตัวอักษร]) ต่อเดือน

[ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโบนัสหรือผลประโยชน์อื่นๆ (ถ้ามี)]

หนังสือรับรองฉบับนี้ออกให้เพื่อ [ระบุจุดประสงค์] เท่านั้น

จึงรับรองมาเพื่อทราบโดยทั่วกัน

ขอแสดงความนับถือ

([ชื่อ-นามสกุลผู้ลงนาม]) [ตำแหน่งของผู้ลงนาม] [ข้อมูลติดต่อของผู้ลงนาม (ถ้ามี)] [ประทับตราบริษัท/หน่วยงาน]

ไฟล์ดิจิทัลและรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารรับรองเงินเดือน

ในยุคดิจิทัล หนังสือรับรองเงินเดือนอาจอยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบที่พบบ่อย ได้แก่

รูปแบบไฟล์ PDF

PDF (Portable Document Format) รูปแบบที่พบบ่อยสำหรับหนังสือรับรองเงินเดือนอิเล็กทรอนิกส์

• รักษารูปแบบกับการจัดวางเอกสารให้คงที่ไม่ว่าจะเปิดด้วยอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์ใด
• เพิ่มลายเซ็นดิจิทัลเพื่อยืนยันความถูกต้องกับป้องกันการปลอมแปลง
• ป้องกันการแก้ไขเอกสารได้
• ส่งผ่านอีเมลหรืออัปโหลดในระบบออนไลน์ได้ง่าย
• องค์กรส่วนใหญ่ยอมรับไฟล์ PDF เป็นเอกสารทางการ

รูปแบบไฟล์ Word และ DOC

ไฟล์ Microsoft Word (.doc หรือ .docx) รูปแบบที่อาจใช้สำหรับหนังสือรับรองเงินเดือน

• เหมาะสำหรับการสร้างแม่แบบ (template) ที่แก้ไขข้อมูลได้ง่าย
• องค์กรสามารถสร้างแม่แบบมาตรฐานเพื่อให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลใช้งานได้สะดวก
• ไม่เหมาะสำหรับการส่งให้บุคคลภายนอกโดยตรง แก้ไขได้ง่าย อาจดูไม่น่าเชื่อถือเท่าไฟล์ PDF
• ใช้เป็นขั้นตอนกลางก่อนที่จะแปลงเป็นไฟล์ PDF เพื่อการใช้งานอย่างเป็นทางการ

​​

การขอหนังสือรับรองเงินเดือนจากหน่วยงาน

การขอหนังสือรับรองเงินเดือน คือกระบวนการที่พนักงานควรทราบขั้นตอนกับวิธีการที่ถูกต้อง เพื่อได้รับเอกสารอย่างรวดเร็วและตรงตามจุดประสงค์ค่ะ

ขั้นตอนการขอหนังสือรับรองเงินเดือนในองค์กรเอกชน

การขอหนังสือรับรองเงินเดือนในบริษัทเอกชนมีขั้นตอน ดังนี้

1. กรอกแบบฟอร์มคำร้อง พนักงานกรอกแบบฟอร์มขอหนังสือรับรองเงินเดือน ระบุจุดประสงค์ในการขอ เช่น เพื่อการขอสินเชื่อ การขอวีซ่า หรือการสมัครงาน
2. การยื่นคำร้อง ส่งแบบฟอร์มคำร้องไปยัง ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือฝ่ายบุคคล ส่งผ่านอีเมล ระบบอินทราเน็ต หรือยื่นด้วยตนเอง
3. การอนุมัติ คำร้องได้รับการพิจารณากับอนุมัติโดยผู้บังคับบัญชาหรือผู้มีอำนาจ
4. การจัดทำเอกสาร ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือนตามข้อมูลที่มีในระบบ
5. การลงนาม ผู้มีอำนาจในองค์กรลงนามในเอกสาร กับประทับตราบริษัท (ถ้ามี)
6. การรับเอกสาร พนักงานรับเอกสารตามช่องทางที่กำหนด เช่น รับด้วยตนเองที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือรับผ่านอีเมลในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

การขอใบรับรองเงินเดือนในหน่วยงานราชการ

การขอหนังสือรับรองเงินเดือนในหน่วยงานราชการมีขั้นตอนที่ต่างจากองค์กรเอกชน ดังนี้

1. การเขียนบันทึกข้อความ ข้าราชการหรือพนักงานของรัฐเขียนบันทึกข้อความถึงผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้าหน่วยงาน เพื่อขออนุมัติการออกหนังสือรับรองเงินเดือน
2. การเสนอผ่านสายงานบังคับบัญชา บันทึกข้อความถูกเสนอผ่านสายงานบังคับบัญชาตามลำดับ เพื่อขออนุมัติ
3. การจัดทำเอกสาร เมื่อได้รับอนุมัติ กองการเจ้าหน้าที่หรือฝ่ายบุคคลจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือน โดยมีเลขที่หนังสือกับตราครุฑกำกับ
4. การลงนาม ผู้มีอำนาจ เช่น อธิบดี ผู้อำนวยการกอง หรือหัวหน้าส่วนราชการ ลงนามในเอกสาร
5. การรับเอกสาร ข้าราชการหรือพนักงานของรัฐรับเอกสารที่ฝ่ายสารบรรณหรือกองการเจ้าหน้าที่

แบบฟอร์มคำร้องขอหนังสือรับรองเงินเดือน

แบบฟอร์มคำร้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนมีข้อมูลที่ต้องกรอก ดังนี้

1. ชื่อ-นามสกุลของผู้ขอ
2. เลขประจำตัวพนักงานหรือเลขบัตรประชาชน
3. ตำแหน่งงานกับสังกัด
4. จุดประสงค์ในการขอหนังสือรับรอง
5. ภาษาที่ต้องการ (ไทยหรืออังกฤษ)
6. จำนวนชุดที่ต้องการ
7. ชื่อผู้รับหนังสือรับรอง (ถ้ามี)
8. วันที่ต้องการใช้เอกสาร
9. ช่องทางการรับเอกสาร (รับด้วยตนเอง หรือให้จัดส่งผ่านช่องทางอื่น)
10. ลายเซ็นกับวันที่ยื่นคำร้อง

ตัวอย่างแบบฟอร์มขอหนังสือรับรองเงินเดือนบริษัท

แบบฟอร์มขอหนังสือรับรองเงินเดือน

1. ข้อมูลพนักงาน

• ชื่อ-นามสกุล _________________________________
• เลขประจำตัวพนักงาน _________________________
• ตำแหน่ง ___________________________________
• แผนก/ฝ่าย ___________________________________
• วันที่เริ่มงาน ___________________________________

2. รายละเอียดการขอ

• จุดประสงค์ □ ขอสินเชื่อ □ ขอวีซ่า □ สมัครงาน □ อื่นๆ (โปรดระบุ) _________
• ภาษา □ ไทย □ อังกฤษ □ ทั้งสองภาษา
• จำนวนชุด _________
• ระบุผู้รับหนังสือรับรอง (ถ้ามี) _________________________
• วันที่ต้องการใช้เอกสาร _________________________

ช่องทางการรับเอกสาร: □ รับด้วยตนเองที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล □ ส่งผ่านอีเมล (โปรดระบุ) _________________________ □ จัดส่งทางไปรษณีย์ (โปรดระบุที่อยู่) _______________

ลงชื่อผู้ขอ __________________ วันที่ ______________

สำหรับเจ้าหน้าที่ ได้รับคำร้องเมื่อวันที่ ______________ ผู้รับคำร้อง ______________ สถานะ □ อนุมัติ □ ไม่อนุมัติ

เหตุผล ______________ กำหนดรับเอกสาร ______________ ผู้ดำเนินการ ______________

ระบบออนไลน์สำหรับขอใบรับรองเงินเดือนข้าราชการ

หน่วยงานราชการหลายแห่งพัฒนาระบบออนไลน์สำหรับการขอหนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อความสะดวกและรวดเร็ว มีลักษณะดังนี้

• การเข้าสู่ระบบ ข้าราชการเข้าสู่ระบบด้วยรหัสประจำตัวกับรหัสผ่าน
• การกรอกคำร้อง กรอกแบบฟอร์มคำร้องออนไลน์ ระบุจุดประสงค์กับรายละเอียดที่ต้องการ
• การติดตามสถานะ ติดตามสถานะของคำร้องได้ว่าอยู่ในขั้นตอนใด เช่น รอการอนุมัติ กำลังดำเนินการ หรือเสร็จสิ้นแล้ว
• การรับเอกสาร ดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบดิจิทัลที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หรือรับเอกสารตัวจริงที่หน่วยงานตามที่ระบุไว้

ตัวอย่างระบบออนไลน์ ได้แก่ ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (DPIS) ของสำนักงาน ก.พ. หรือระบบ e-Service ของกรมบัญชีกลาง ข้าราชการสามารถขอหนังสือรับรองเงินเดือนกับหนังสือรับรองอื่น ๆ ได้ง่าย

การใช้หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ

หนังสือรับรองเงินเดือน คือเอกสารที่ใช้ประกอบการทำธุรกรรมหลายประเภท ส่วนนี้อธิบายการใช้หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อจุดประสงค์ต่าง ๆ ได้แก่

• การสมัครสินเชื่อกับบัตรเครดิต สถาบันการเงินขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อประเมินความสามารถในการชำระหนี้ อาจต้องแนบสลิปเงินเดือนย้อนหลัง 3-6 เดือนประกอบ หนังสือรับรองควรระบุเงินเดือนกับระยะเวลาการทำงานให้ชัดเจน
• การขอวีซ่าเดินทาง สถานทูตต้องการหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อยืนยันสถานะการทำงานกับรายได้ของผู้ขอวีซ่า หรือ work permit เพื่อประเมินความเสี่ยงในการหลบหนีเข้าเมืองหรือทำงานโดยไม่ได้รับอนุญาต หนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษจำเป็นในกรณีนี้ กับควรระบุตำแหน่งงาน ระยะเวลาการทำงาน และเงินเดือน
• การซื้อบ้านกับรถยนต์ การขอสินเชื่อเพื่อที่อยู่อาศัยหรือสินเชื่อรถยนต์ต้องใช้หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อยืนยันรายได้กับความสามารถในการผ่อนชำระ ธนาคารพิจารณาจากอัตราส่วนหนี้สินต่อรายได้ (Debt Service Ratio) หนังสือรับรองควรระบุรายได้ทั้งหมดรวมถึงโบนัสกับค่าตอบแทนพิเศษอื่น ๆ
• การสมัครงานใหม่ บางองค์กรขอหนังสือรับรองเงินเดือนจากที่ทำงานปัจจุบันหรือที่ทำงานเก่าเพื่อประกอบการสัมภาษณ์และพิจารณาเงินเดือนที่เหมาะสม ในกรณีนี้อาจเป็นเรื่องละเอียดอ่อน ควรปรึกษากับนายจ้างปัจจุบันก่อนขอเอกสาร — รับมือ 14 คำถาม “สัมภาษณ์งาน” ที่พบบ่อย​
• การสมัครเรียนต่อ บางสถาบันการศึกษาขอหนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อประกอบการพิจารณาให้ทุนการศึกษา หรือเพื่อยืนยันความสามารถในการชำระค่าเล่าเรียน
• การขอประกันภัยกับประกันชีวิต บริษัทประกันขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อกำหนดวงเงินคุ้มครองที่เหมาะสมกับรายได้
• การเช่าที่พักอาศัย ผู้ให้เช่าขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อประเมินความสามารถในการจ่ายค่าเช่า โดยรายได้ควรมากกว่าค่าเช่าอย่างน้อย 3 เท่า

ข้อควรระวังในการใช้หนังสือรับรองเงินเดือน มีดังนี้

• ตรวจสอบข้อมูลในหนังสือรับรองให้ถูกต้องก่อนนำไปใช้
• ตรวจสอบว่าหนังสือรับรองมีอายุเพียงพอสำหรับจุดประสงค์นั้น ๆ
• ถ้าต้องการใช้เอกสารหลายครั้ง ควรขอหลายฉบับในคราวเดียว
• ในกรณีที่เป็นเรื่องละเอียดอ่อน เช่น การสมัครงานใหม่ ควรแจ้งจุดประสงค์ที่แท้จริงกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน

​​

ระยะเวลาความสมบูรณ์ของหนังสือรับรองเงินเดือน

ความสมบูรณ์กับอายุการใช้งานของ หนังสือรับรองเงินเดือน คือสิ่งสำคัญที่ผู้ใช้เอกสารควรทราบ เพราะเอกสารที่หมดอายุอาจไม่ได้รับการยอมรับ อายุการใช้งานของหนังสือรับรองเงินเดือนขึ้นกับจุดประสงค์กับหน่วยงานที่รับเอกสาร ได้แก่

• การขอสินเชื่อกับบัตรเครดิต ธนาคารกับสถาบันการเงินกำหนดให้หนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุไม่เกิน 1-3 เดือนนับจากวันที่ออกเอกสาร และอาจต้องแนบสลิปเงินเดือนย้อนหลัง 3-6 เดือนเพื่อยืนยันความสม่ำเสมอของรายได้
• การขอวีซ่า สถานทูตส่วนใหญ่กำหนดให้หนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุไม่เกิน 1 เดือนนับจากวันที่ยื่นขอวีซ่า บางประเทศยอมรับเอกสารที่มีอายุไม่เกิน 3 เดือน ควรตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละสถานทูต
• การซื้อบ้านกับรถยนต์ ในการขอสินเชื่อเพื่อที่อยู่อาศัยหรือรถยนต์ หนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุไม่เกิน 3 เดือน และต้องเป็นเอกสารที่ออกหลังจากการยื่นคำขอสินเชื่อเบื้องต้น
• การสมัครงานใหม่ นายจ้างใหม่ยอมรับหนังสือรับรองเงินเดือนที่มีอายุไม่เกิน 3-6 เดือน ขึ้นกับนโยบายของแต่ละองค์กร

ข้อกำหนดเรื่องวันที่ออกเอกสารรับรองเงินเดือน มีดังนี้

• วันที่ออกเอกสารควรเป็นวันที่ใกล้เคียงกับวันที่นำไปใช้
• เอกสารควรระบุวันที่ออกอย่างชัดเจน เพื่อให้ผู้รับเอกสารตรวจสอบอายุของเอกสารได้
• ถ้าไม่มีการระบุวันที่ออกเอกสาร อาจถูกปฏิเสธการใช้งาน
• บางกรณี อาจมีการระบุวันที่หมดอายุของเอกสารโดยตรง เช่น "เอกสารฉบับนี้มีอายุ 3 เดือนนับจากวันที่ออก"

วิธีการต่ออายุกับขอเอกสารรับรองเงินเดือนฉบับใหม่ ดังนี้

• ถ้าเอกสารใกล้หมดอายุหรือหมดอายุแล้ว จำเป็นต้องขอเอกสารฉบับใหม่จากนายจ้าง
• ไม่สามารถต่ออายุเอกสารเดิมได้ ข้อมูลเงินเดือนอาจมีการเปลี่ยนแปลง
• ควรวางแผนขอเอกสารล่วงหน้าอย่างน้อย 1-2 สัปดาห์ เผื่อกรณีที่นายจ้างใช้เวลาในการดำเนินการ
• ในกรณีที่ต้องใช้เอกสารหลายครั้งในช่วงเวลาใกล้เคียงกัน ควรขอเอกสารหลายฉบับในคราวเดียวกัน

​​

การตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือรับรองเงินเดือน

การตรวจสอบความถูกต้องของ หนังสือรับรองเงินเดือน คือขั้นตอนสำคัญสำหรับผู้ออกเอกสารกับผู้รับเอกสาร เพื่อป้องกันการปลอมแปลงกับการใช้เอกสารอย่างไม่ถูกต้องค่ะ

วิธีป้องกันการปลอมแปลงเอกสารรับรองเงินเดือน

1. การใช้กระดาษหัวจดหมายที่เป็นทางการ องค์กรควรออกหนังสือรับรองบนกระดาษหัวจดหมายทางการที่มีโลโก้ ชื่อบริษัท กับข้อมูลติดต่อที่ชัดเจน ยากต่อการปลอมแปลง
2. การใช้ตราประทับ การประทับตราบริษัทบนเอกสารเป็นวิธีหนึ่งในการยืนยันความถูกต้อง ตราประทับมีลักษณะเฉพาะที่ยากต่อการลอกเลียนแบบ
3. ลายเซ็นทางการ เอกสารควรมีลายเซ็นของผู้มีอำนาจในองค์กร สามารถตรวจสอบได้
4. ระบบรหัสอ้างอิง บางองค์กรใช้ระบบเลขที่อ้างอิงหรือรหัสเฉพาะสำหรับหนังสือรับรองแต่ละฉบับ สามารถตรวจสอบกลับไปยังระบบฐานข้อมูลของบริษัทได้
5. เทคโนโลยีการป้องกันการปลอมแปลง เทคโนโลยีใหม่ เช่น ลายน้ำดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หรือการเข้ารหัส QR Code เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
6. ระบบการยืนยันทางโทรศัพท์ หน่วยงานที่รับเอกสารอาจโทรศัพท์ไปยังบริษัทผู้ออกเอกสาร เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง โดยใช้ข้อมูลติดต่อที่ปรากฏบนเอกสาร
7. การให้ข้อมูลติดต่อผู้ออกเอกสาร ระบุชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อของผู้ออกเอกสารอย่างชัดเจน เพื่อให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้

กรณีที่อาจบอกว่าเอกสารมีการปลอมแปลง ได้แก่

• กระดาษหัวจดหมายที่มีคุณภาพต่ำ หรือไม่เป็นมาตรฐาน
• ข้อมูลติดต่อของบริษัทไม่ตรง และข้อมูลที่มีอยู่ในแหล่งข้อมูลสาธารณะ
• การสะกดคำผิด หรือรูปแบบภาษาที่ไม่เป็นทางการ
• ตราประทับที่ไม่ชัดเจน ดูเหมือนถูกสแกน หรือถ่ายเอกสาร
• ลายเซ็นที่ดูไม่เป็นธรรมชาติ หรือเหมือนถูกตัดแปะ

​​

สรุป

หนังสือรับรองเงินเดือน คือเอกสารที่มีความจำเป็นในชีวิตการทำงานกับการทำธุรกรรมทางการเงิน เอกสารนี้ออกโดยนายจ้างเพื่อยืนยันสถานะการทำงาน คล้ายกับหนังสือรับรองการทำงาน และรายได้ของพนักงาน แตกต่างจากใบรับรองรายได้ที่ครอบคลุมรายได้ทุกประเภทและอาจออกโดยบุคคลอื่นนอกจากนายจ้าง

หนังสือรับรองเงินเดือนมีทั้งภาษาไทยกับภาษาอังกฤษ และประกอบไปด้วย ข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน ข้อมูลการจ้างงาน ข้อมูลเงินเดือน ลายเซ็นผู้มีอำนาจ กับตราประทับองค์กร (ถ้ามี) ลักษณะของเอกสารอาจต่างกันตามกลุ่มอาชีพ เช่น พนักงานบริษัทเอกชน ข้าราชการ พนักงานรายวัน หรือพนักงานร้านอาหาร

การขอหนังสือรับรองเงินเดือนมีขั้นตอนที่ต่างกันในแต่ละองค์กร โดยกรอกแบบฟอร์มคำร้องกับระบุจุดประสงค์ในการขอ เอกสารนี้ใช้งานหลากหลาย เช่น การขอสินเชื่อ การขอวีซ่า การซื้อบ้านกับรถยนต์ หรือการสมัครงานใหม่ องค์กรควรใช้กระดาษหัวจดหมายที่เป็นทางการ ตราประทับ ลายเซ็นผู้มีอำนาจ และอาจใช้เทคโนโลยีเพิ่มความปลอดภัยค่ะ