ในบริษัท HR คืออะไร ? มีหน้าที่กับความรับผิดชอบหลักอะไรบ้าง

JobFinFin สรุปให้ (Key Takeaway)

• HR (Human Resources) คือฝ่ายที่ดูแลจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร ทำหน้าที่บริหารงานตั้งแต่การสรรหา จ้างงาน พัฒนา และดูแลพนักงาน
• หน้าที่หลักของ HR ครอบคลุม 6 ด้าน ได้แก่ การสรรหาและคัดเลือก การฝึกอบรมและพัฒนา การบริหารค่าตอบแทนสวัสดิการ การบริหารผลงาน การสร้างความผูกพันต่อองค์กร และการดูแลวัฒนธรรมองค์กร
• โครงสร้าง HR ในบริษัทแบ่งออกเป็นหลายแผนกตามหน้าที่ เช่น แผนกสรรหาบุคลากร แผนกฝึกอบรม แผนกค่าตอบแทน โดยขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร
• ตำแหน่งงานในสายงาน HR มีหลากหลาย ตั้งแต่ HR Officer, HR Specialist, HR Manager จนถึงCHRO (Chief Human Resources Officer)
• ทักษะจำเป็นของผู้ทำงาน HR ประกอบด้วยทักษะการสื่อสาร การแก้ปัญหา ความเข้าใจธุรกิจ ความรู้ด้านกฎหมายแรงงาน และทักษะดิจิทัล
  

ในการบริหารธุรกิจยุคใหม่ การจัดการทรัพยากรบุคคลเป็นปัจจัยที่ส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จขององค์กร ฝ่าย HR หรือทรัพยากรบุคคล มีบทบาทในการขับเคลื่อนองค์กรผ่านการบริหารจัดการบุคลากร ตั้งแต่กระบวนการสรรหา พัฒนาศักยภาพ จนถึงการรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กรค่ะ

HR คืออะไร คือใคร?

HR ย่อมาจาก Human Resources หรือทรัพยากรมนุษย์ ในภาษาไทยเรียกว่า "ฝ่ายทรัพยากรบุคคล" หรือ "ฝ่ายบุคคล" HR เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่บริหารจัดการทรัพยากรที่มีค่าที่สุดในองค์กรนั่นคือ "คน" ซึ่งเป็นปัจจัยในการขับเคลื่อนธุรกิจให้บรรลุเป้าหมาย

ในอดีต งานด้านการบริหารบุคคลถูกเรียกว่า "ฝ่ายบุคคล" (Personnel Department) มีหน้าที่หลักเกี่ยวกับการจ้างงาน การจ่ายเงินเดือน และการดูแลสวัสดิการพื้นฐาน แต่เมื่อแนวคิดการบริหารองค์กรพัฒนาขึ้น จึงเกิดการเปลี่ยนแปลงมุมมองที่มีต่อพนักงานจาก "ทรัพยากรที่ต้องจัดการ" เป็น "ทรัพยากรที่มีคุณค่าที่ต้องพัฒนาและเพิ่มศักยภาพ" ทำให้บทบาทของฝ่ายบุคคลขยายขอบเขตกว้างขึ้นเป็น "ฝ่ายทรัพยากรบุคคล" หรือ HR มีหน้าที่ครอบคลุมการพัฒนาบุคลากร การสร้างวัฒนธรรมองค์กร และการวางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลที่สอดคล้องกับทิศทางธุรกิจ

ขอบเขตงานและหน้าที่หลักของ HR

ฝ่าย HR มีขอบเขตงานที่กว้างและครอบคลุมทุกมิติของการบริหารบุคลากรในองค์กร แบ่งออกเป็นหน้าที่หลัก 6 ด้าน ดังนี้

1. การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร (Recruitment and Selection) ฝ่าย HR มีหน้าที่วางแผนอัตรากำลังคน การเขียน Job Description และการสรรหาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามความต้องการ ดำเนินการสัมภาษณ์ และคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ รวมถึงการจัดการกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ (Onboarding) เพื่อให้พนักงานสามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้
2. การฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร (Training and Development) ฝ่าย HR วางแผนและจัดการโปรแกรมฝึกอบรมพนักงานเพื่อพัฒนาทักษะและความสามารถของพนักงาน ทั้งทักษะเฉพาะตำแหน่ง (Hard Skills) กับทักษะอื่น ๆ ที่จำเป็น (Soft Skills) รวมถึงวางแผนเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Path) และการบริหารคนเก่ง (Talent Management)
3. การบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการ (Compensation and Benefits) ฝ่าย HR ทำหน้าที่กำหนดโครงสร้างเงินเดือน การบริหารค่าตอบแทนและโบนัส สวัสดิการพนักงานที่แข่งขันได้ในตลาด การบริหารจัดการระบบจ่ายเงินเดือน สวัสดิการต่าง ๆ และการให้รางวัลตอบแทนพนักงานที่มีผลงานยอดเยี่ยม
4. การบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management) ฝ่าย HR ออกแบบและดูแลระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน การกำหนดตัวชี้วัดผลงาน (KPI คืออะไร) การให้ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) และการพัฒนาแผนปรับปรุงผลงานสำหรับพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานต่ำกว่าเป้าหมาย
5. การสร้างความผูกพันของพนักงานต่อองค์กร (Employee Engagement) ฝ่าย HR สร้างและส่งเสริมกิจกรรมที่ช่วยเพิ่มความผูกพันของพนักงานต่อองค์กร การสำรวจความพึงพอใจ การจัดการความขัดแย้ง และการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่น่าอยู่ เพื่อรักษาพนักงานที่มีคุณภาพให้อยู่กับองค์กร
6. การบริหารวัฒนธรรมองค์กร (Organizational Culture) ฝ่าย HR มีส่วนในการกำหนดและส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร ค่านิยมหลัก และพฤติกรรมที่พึงประสงค์ในองค์กร รวมถึงการสื่อสารภายในองค์กรและการจัดการการเปลี่ยนแปลง

โครงสร้างและบทบาทของแผนก HR ในบริษัท

แผนก HR หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล เป็นหน่วยงานที่รับผิดชอบการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลทั้งหมดในองค์กร โครงสร้างของฝ่าย HR จะแตกต่างกันไปตามขนาดและลักษณะขององค์กร แบ่งออกเป็นหลายแผนกย่อยตามหน้าที่ความรับผิดชอบ ดังนี้

ในองค์กรขนาดเล็ก อาจมีเพียงบุคลากร HR ไม่กี่คนที่ทำหน้าที่ครอบคลุมทุกด้าน แต่สำหรับองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ จะแบ่งเป็นแผนกย่อยที่มีความชำนาญเฉพาะด้าน เช่น

1. แผนกสรรหาและว่าจ้าง (Recruitment & Hiring) ทำหน้าที่วางแผนอัตรากำลัง ประกาศรับสมัครงาน คัดกรองใบสมัครงาน ดำเนินการสัมภาษณ์ และคัดเลือกผู้สมัครที่ตรงตามความต้องการ
2. แผนกฝึกอบรมและพัฒนา (Training & Development) ดูแลการฝึกอบรมพนักงานทั้งภายในและภายนอกองค์กร วางแผนพัฒนาบุคลากร และจัดการโปรแกรมพัฒนาผู้นำ
3. แผนกค่าตอบแทนและสวัสดิการ (Compensation & Benefits) บริหารจัดการเงินเดือน โบนัส สวัสดิการ และผลประโยชน์ต่าง ๆ ของพนักงาน
4. แผนกบริหารผลงาน (Performance Management) ออกแบบและดูแลระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน กำหนด KPIs และติดตามผลการปฏิบัติงาน
5. แผนกพนักงานสัมพันธ์ (Employee Relations) ดูแลความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับองค์กร จัดการความขัดแย้ง และส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน
6. แผนกกฎหมายแรงงาน (HR Compliance) ดูแลการปฏิบัติต่อพนักงานให้เป็นไปตามกฎหมายแรงงานและข้อบังคับต่าง ๆ

แต่ละแผนกจะมีบทบาทเฉพาะในการสนับสนุนเป้าหมายโดยรวมของฝ่ายทรัพยากรบุคคล โดยทุกแผนกจะทำงานร่วมกันภายใต้การกำกับดูแลของผู้อำนวยการฝ่ายบุคคลหรือ HR Director ซึ่งรายงานตรงต่อผู้บริหารระดับสูงขององค์กร

ตำแหน่งงานต่าง ๆ ในสายงาน HR

สายงาน HR มีตำแหน่งงานที่หลากหลาย แต่ละตำแหน่งมีหน้าที่ความรับผิดชอบและระดับความอาวุโสที่แตกต่างกันไป ตำแหน่งงานที่พบได้บ่อยในสายงาน HR มีดังนี้

1. HR Officer / HR Executive

เป็นตำแหน่งเริ่มต้นในสายงาน HR ทำหน้าที่สนับสนุนงานประจำวันของฝ่ายบุคคลเช่น การคัดกรองใบสมัคร การจัดเตรียมเอกสาร การประสานงานการฝึกอบรม และการให้บริการพนักงานทั่วไป ตำแหน่งนี้ต้องการประสบการณ์ 0-2 ปี

2. HR Specialist / HR Coordinator

เป็นตำแหน่งที่มีความชำนาญเฉพาะด้าน เช่น Recruitment Specialist, Training Specialist หรือ Compensation & Benefits Specialist ทำหน้าที่รับผิดชอบงานเฉพาะทางที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะด้าน ต้องการประสบการณ์ 2-5 ปี

3. HR Supervisor / HR Team Leader

ควบคุมดูแลการปฏิบัติงานของทีม HR ในด้านต่าง ๆ รับผิดชอบการวางแผนและจัดการโครงการ HR ขนาดเล็กถึงขนาดกลาง ต้องการประสบการณ์ 3-5 ปี

4. HR Manager

บริหารจัดการทีมงาน HR วางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคล และนำนโยบายด้าน HR ไปปฏิบัติ ประสานงานกับผู้บริหารระดับสูงเพื่อให้แน่ใจว่ากลยุทธ์ด้าน HR สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร ต้องการประสบการณ์ 5-10 ปี

5. HR Business Partner (HRBP)

ทำงานใกล้ชิดกับฝ่ายธุรกิจต่าง ๆ เพื่อเข้าใจความต้องการกับให้คำปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคลที่ตอบโจทย์เป้าหมายทางธุรกิจ ทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างฝ่าย HR และหน่วยธุรกิจอื่น ๆ ต้องการประสบการณ์ 7-12 ปี

6. HR Director / Head of HR

ดูแลภาพรวมของงานทรัพยากรบุคคลทั้งหมด กำหนดนโยบายและกลยุทธ์ด้าน HR ที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร บริหารทรัพยากรของฝ่ายบุคคล ต้องการประสบการณ์ 10-15 ปี

7. Chief Human Resources Officer (CHRO) / VP of HR

เป็นตำแหน่งสูงสุดของสายงาน HR ในองค์กรขนาดใหญ่ ทำหน้าที่กำหนดวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลในระดับองค์กร เป็นส่วนหนึ่งของทีมผู้บริหารระดับสูง (C-Suite) มีส่วนร่วมในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ขององค์กร ต้องการประสบการณ์ 15 ปีขึ้นไป

นอกจากนี้ ยังมีตำแหน่งเฉพาะทางอื่น ๆ อีก เช่น Organizational Development Specialist, Talent Acquisition Manager, Learning & Development Manager และ Employee Experience Manager ซึ่งมีบทบาทเฉพาะด้านตามความต้องการขององค์กร

คุณสมบัติและทักษะสำหรับผู้ทำงานด้าน HR

การทำงานในสายงาน HR ต้องอาศัยทั้งความรู้ทางวิชาการและทักษะเฉพาะทางหลายด้าน ผู้ที่ต้องการประสบความสำเร็จในสายงานนี้ควรมีคุณสมบัติและทักษะดังต่อไปนี้

1. ทักษะการสื่อสาร (Communication Skills) งาน HR คือการติดต่อประสานงานกับคนหลายระดับทั้งในและนอกองค์กร ทักษะการสื่อสารที่ชัดเจนทั้งการพูด การเขียน การฟังอย่างตั้งใจ และความสามารถในการถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อนให้เข้าใจง่ายจึงเป็นทักษะพื้นฐานที่จำเป็น
2. ทักษะการแก้ปัญหาและการตัดสินใจ (Problem-Solving & Decision-Making) HR ต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่ท้าทายและซับซ้อน เช่น ความขัดแย้งระหว่างพนักงาน การเจรจาเรื่องค่าตอบแทน หรือการจัดการกับพนักงานที่มีผลงานไม่ถึงเป้า ความสามารถในการวิเคราะห์ปัญหา หาทางออกที่สร้างสรรค์ และตัดสินใจอย่างมีเหตุผลเป็นจึงสิ่งจำเป็น
3. ความเข้าใจธุรกิจ (Business Acumen) HR ไม่ได้แค่ดูแลพนักงาน แต่ยังต้องเชื่อมโยงกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลเข้ากับเป้าหมายทางธุรกิจของโครงสร้างองค์กร ความเข้าใจพื้นฐานทางธุรกิจ การเงิน และอุตสาหกรรมที่องค์กรดำเนินการอยู่จะช่วยให้สามารถออกแบบนโยบายและโครงการด้าน HR ที่ส่งเสริมความสำเร็จขององค์กรได้
4. ความรู้ด้านกฎหมายแรงงาน (Labor Law Knowledge) การเข้าใจกฎหมายแรงงาน กฎระเบียบ และข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรปฏิบัติตามกฎหมายและลดความเสี่ยงทางกฎหมาย
5. ทักษะการบริหารจัดการ (Organizational Skills) งาน HR มีหลายด้านและมีกำหนดเวลาที่เข้มงวด ความสามารถในการจัดการเวลา การจัดลำดับความสำคัญของงาน และการบริหารโครงการ
6. ความเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร (Cultural Sensitivity) HR มีบทบาทในการสร้างและส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร ความเข้าใจความหลากหลายทางวัฒนธรรม และการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสมจึงเป็นทักษะที่จำเป็นในยุคที่องค์กรมีความหลากหลายมากขึ้น
7. ทักษะด้านดิจิทัลและการวิเคราะห์ข้อมูล (Digital & Data Analytics Skills) ในยุคดิจิทัล HR ต้องใช้เทคโนโลยีและข้อมูลมากขึ้นในการตัดสินใจ ความสามารถในการใช้ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (HRIS) การวิเคราะห์ข้อมูล และการใช้เทคโนโลยี HR Tech เป็นทักษะที่มีความต้องการสูง
8. ความเป็นมืออาชีพและจริยธรรม (Professionalism & Ethics) HR เข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของพนักงาน การมีมาตรฐานทางจริยธรรมที่สูง การรักษาความลับ และความซื่อสัตย์เป็นคุณสมบัติที่สำคัญ
9. ความยืดหยุ่นและการปรับตัว (Flexibility & Adaptability)สภาพแวดล้อมการทำงานและ Work Life Balance ขององค์กรเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ความสามารถในการปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลง การเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ และการทำงานภายใต้ความกดดันเป็นทักษะที่มีประโยชน์

สรุป

HR (Human Resources) หรือ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่บริหารจัดการ "คน" ซึ่งเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดในองค์กร บทบาทของ HR ได้พัฒนาจากงานบริหารบุคคลแบบเดิมที่เน้นงานธุรการและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ มาสู่การเป็นพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ที่มีส่วนในการขับเคลื่อนธุรกิจ

ขอบเขตงานของ HR ครอบคลุมตั้งแต่การสรรหา การพัฒนาบุคลากร การบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการ การประเมินผลงาน การสร้างความผูกพันของพนักงาน จนถึงการบริหารวัฒนธรรมองค์กร โดยโครงสร้างของฝ่ายบุคคล จะแตกต่างกันไปตามขนาดและความซับซ้อนขององค์กรค่ะ

อ่านเพิ่มเติม — HOW TO การรักษาคนเก่งในองค์กร ให้อยากทำงานต่อ​