โครงสร้างองค์กร | พื้นฐานที่ผู้สมัครงานต้องรู้ ก่อนเลือกที่ทำงาน

JobFinFin สรุปให้

• โครงสร้างองค์กร ที่มีการออกแบบได้สมเหตุสมผลจะช่วยกำหนดบทบาทหน้าที่ เส้นทางการเติบโต และระบบการสื่อสารในองค์กร
• แผนผังองค์กรแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งงาน ระดับการบังคับบัญชา ทำให้เข้าใจระบบการทำงานได้ชัดเจน
• รูปแบบหลักของโครงสร้างองค์กร เช่น แบบตามหน้าที่ แบบตามสายงาน แบบเมทริกซ์ แบบแนวราบ เหมาะกับธุรกิจต่างกันไป
• ผู้สมัครงานควรพิจารณาแผนผังองค์กร เพราะบอกถึงวัฒนธรรม รูปแบบการทำงาน และโอกาสความก้าวหน้า
• องค์กรยุคใหม่ต้องมีโครงสร้างที่ยืดหยุ่น ปรับตัวได้ไว และรองรับการทำงานของคนหลายรุ่น (Generation)​

โครงสร้างองค์กร คืออะไร ?

โครงสร้างองค์กร (Organizational Structure) คือแผนผังแสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงาน ตำแหน่ง และบุคลากรในองค์กร รวมถึงสายการบังคับบัญชา (Chain of Command) การไหลของอำนาจหน้าที่กับความรับผิดชอบภายในองค์กร โครงสร้างบริษัทช่วยกำหนดว่าใครรายงานต่อใคร ใครตัดสินใจเรื่องใด และข้อมูลถูกส่งต่อในองค์กรอย่างไร

แผนผังองค์กรที่ออกแบบมาอย่างรอบคอบ ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลดความซ้ำซ้อน เพิ่มความชัดเจนในการปฏิบัติงาน และส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรที่ดี (ไม่ใช่ toxic workplace) สำหรับผู้สมัครงาน การเข้าใจผังองค์กรจะช่วยให้ประเมินได้ว่าองค์กรนั้นมีรูปแบบการบริหารงานอย่างไร มีลำดับขั้นการทำงานแบบไหน และเอื้อต่อรูปแบบการทำงานของตนเองหรือไม่ค่ะ

ส่วนประกอบพื้นฐานของโครงสร้างองค์กร

โครงสร้างองค์กรประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญต่าง ๆ ที่เชื่อมโยงกันเป็นระบบ ได้แก่

1. สายการบังคับบัญชา (Chain of Command) แสดงเส้นทางของอำนาจจากระดับสูงสุดไปยังระดับล่างสุด กำหนดว่าใครรายงานต่อใคร และเกี่ยวข้องกับลักษณะผู้นำที่ดี​
2. ช่วงการควบคุม (Span of Control) ระบุจำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่ผู้บริหารหนึ่งคนดูแลและควบคุมโดยตรง
3. การแบ่งงาน (Division of Work) การแบ่งภาระงานออกเป็นหน่วยย่อยที่จัดการได้สะดวก และมอบหมายให้บุคลากรหรือทีมที่เหมาะกับงานนั้น ๆ ซึ่งเป็นพื้นฐานของการทำงานเป็นทีม​
4. ระดับชั้นการบริหาร (Hierarchy Levels) จำนวนระดับชั้นของการบริหารในองค์กร ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงพนักงานระดับปฏิบัติการ
5. การกระจายอำนาจ (Decentralization) ระดับของการมอบอำนาจตัดสินใจจากผู้บริหารระดับสูงไปยังผู้บริหารระดับกลาง และระดับต้น
6. การแบ่งแผนก (Departmentalization) การจัดกลุ่มกิจกรรมและบุคลากรเข้าด้วยกันตามหน้าที่ ผลิตภัณฑ์ พื้นที่ หรือกลุ่มลูกค้า เช่น ฝ่ายบุคคลหรือ HR​
7. ความเป็นทางการ (Formalization) ระดับของกฎ ระเบียบ และขั้นตอนที่เป็นทางการในองค์กร

ส่วนประกอบเหล่านี้ปรากฏในแผนผังองค์กร (Organization Chart) ที่แสดงให้เห็นภาพรวมของความสัมพันธ์ในองค์กรได้อย่างชัดเจนค่ะ

ประเภทของ โครงสร้างองค์กร และตัวอย่างการใช้งานจริง

โครงสร้างองค์กรมีหลากหลายรูปแบบ แต่ละแบบมีข้อได้เปรียบกับข้อจำกัดที่แตกต่างกันไป องค์กรจะเลือกใช้โครงสร้างที่เหมาะกับขนาด อุตสาหกรรม เป้าหมาย และวัฒนธรรมองค์กรของตัวเอง ประเภทหลักๆ ของโครงสร้างบริษัท มีดังนี้

1. โครงสร้างตามหน้าที่ (Functional Structure) แบ่งแผนกตามความเชี่ยวชาญหรือหน้าที่หลัก เช่น การตลาด การเงิน การผลิต ทรัพยากรบุคคล โครงสร้างแบบนี้เน้นความรู้เฉพาะด้าน แต่อาจทำให้การประสานงานระหว่างแผนกทำได้ยาก
2. โครงสร้างตามสายงาน (Divisional Structure) แบ่งตามผลิตภัณฑ์ พื้นที่ภูมิศาสตร์ หรือกลุ่มลูกค้า ทำให้แต่ละหน่วยสามารถตอบสนองต่อความต้องการเฉพาะได้ แต่อาจเกิดความซ้ำซ้อนของทรัพยากร
3. โครงสร้างแบบเมทริกซ์ (Matrix Structure) ผสมผสานระหว่างโครงสร้างตามหน้าที่กับโครงสร้างตามสายงาน พนักงานจะรายงานต่อผู้จัดการทั้งในแนวตั้ง (ตามหน้าที่) และแนวนอน (ตามโครงการ) ช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นและการใช้ทรัพยากรอย่างเต็มประสิทธิภาพ รวมถึงการจัดการผลงานด้วย ตัวชี้วัด KPI​
4. โครงสร้างแบบแนวราบ (Flat Structure) มีระดับชั้นการบริหารน้อย เน้นการกระจายอำนาจกับการตัดสินใจ เหมาะกับองค์กรขนาดเล็กที่ต้องการความคล่องตัวและนวัตกรรม
5. โครงสร้างแบบเครือข่าย (Network Structure) องค์กรหลักเชื่อมโยงกับพันธมิตรภายนอกผ่านสัญญากับความร่วมมือ เน้นความยืดหยุ่นและการเข้าถึงทรัพยากรภายนอก
6. โครงสร้างแบบทีม (Team-Based Structure) ให้ความสำคัญกับทีมที่ทำงานข้ามสายงานมากกว่าแผนกตามหน้าที่ เหมาะกับงานที่ต้องการความร่วมมือและความคิดสร้างสรรค์

สำหรับผู้สมัครงาน การเข้าใจว่าองค์กรใช้โครงสร้างแบบใดจะช่วยให้เตรียมตัวพร้อมรับกับสภาพแวดล้อมการทำงาน และประเมินว่าตัวเองจะทำงานได้ผลลัพธ์ในรูปแบบนั้นหรือไม่ค่ะ

ตัวอย่างโครงสร้างองค์กร ในธุรกิจประเภทต่าง ๆ

แต่ละประเภทธุรกิจเลือกใช้โครงสร้างองค์กรที่เหมาะกับลักษณะการดำเนินงาน ได้แก่

• ธุรกิจสตาร์ทอัพ (Startups) มักใช้โครงสร้างแบบแนวราบ (Flat) ที่มีลำดับชั้นน้อย เน้นความคล่องตัว การตัดสินใจรวดเร็ว และการสื่อสารโดยตรง เช่น บริษัทซอฟต์แวร์หรือแอปพลิเคชันขนาดเล็กที่ใช้หลักการทำงานแบบวงจร PDCA​
• บริษัทที่ปรึกษา (Consulting Firms) นิยมใช้โครงสร้างแบบเมทริกซ์ (Matrix) โดยพนักงานแต่ละคนมีทั้งหัวหน้าตามสายงานและหัวหน้าโครงการ สามารถจัดสรรผู้เชี่ยวชาญที่มี soft skill ไปตามโครงการต่าง ๆ ได้ยืดหยุ่นค่ะ
• ธนาคารและสถาบันการเงิน มักใช้โครงสร้างตามหน้าที่ (Functional) ผสมกับโครงสร้างตามสายงาน (Divisional) ที่แบ่งตามประเภทผลิตภัณฑ์หรือกลุ่มลูกค้า เช่น แผนกสินเชื่อ แผนกเงินฝาก และแผนกบริการลูกค้า
• บริษัทหลายสาขา (Multinational Companies) นิยมใช้โครงสร้างแบบผสมผสาน โดยอาจมีโครงสร้างตามหน้าที่ในสำนักงานใหญ่ และโครงสร้างตามภูมิศาสตร์สำหรับสาขาในแต่ละประเทศ
• ธุรกิจค้าปลีก (Retail) มักใช้โครงสร้างตามภูมิศาสตร์ที่แบ่งตามพื้นที่หรือสาขา และมีการรวมศูนย์ด้านการจัดซื้อและนโยบายจากสำนักงานใหญ่ค่ะ
• องค์กรไม่แสวงผลกำไร (Non-profit Organizations) อาจใช้โครงสร้างตามโครงการหรือโปรแกรม และมีแผนกสนับสนุนกลาง เช่น การระดมทุน การบริหาร และการประชาสัมพันธ์

โครงสร้างองค์กรบริษัทเอกชน กับ โครงสร้างองค์กรโรงงาน

โครงสร้างองค์กรของบริษัทเอกชนทั่วไปกับโรงงานอุตสาหกรรมมีความแตกต่างกันในหลายมิติ เพราะมีลักษณะการดำเนินงานและความต้องการที่ต่างกันค่ะ

โครงสร้างองค์กรบริษัทเอกชนทั่วไป

1. มักเน้นโครงสร้างแบบยืดหยุ่นมากกว่า เพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาด
2. มีการแบ่งแผนกตามหน้าที่พื้นฐาน เช่น การตลาด การขาย การเงิน ทรัพยากรบุคคล
3. ในองค์กรขนาดใหญ่ อาจมีแผนกวิจัยและพัฒนา หรือแผนกพัฒนาธุรกิจเพิ่มเติม
4. มีการจัดลำดับชั้นที่ชัดเจน แต่ไม่มากนักในบริษัทยุคสมัยใหม่
5. สายการบังคับบัญชาค่อนข้างตรงไปตรงมา เช่น พนักงาน → ผู้จัดการแผนก → ผู้จัดการฝ่าย → ผู้บริหารระดับสูง

โครงสร้างองค์กรโรงงาน

1. มักมีโครงสร้างแบบลำดับชั้นที่ชัดเจนมากกว่า เพื่อความปลอดภัยและประสิทธิภาพในการผลิต
2. แบ่งแผนกตามสายการผลิตหรือกระบวนการทำงาน เช่น แผนกจัดซื้อวัตถุดิบ แผนกผลิต แผนกควบคุมคุณภาพ แผนกบรรจุภัณฑ์
3. มีแผนกวิศวกรรมและซ่อมบำรุงเพื่อดูแลเครื่องจักรและอุปกรณ์
4. มีระบบการรายงานที่เข้มงวดกว่า เพื่อติดตามผลผลิตและคุณภาพ
5. มีตำแหน่งงานเฉพาะเช่น หัวหน้าคุมงาน (Supervisor) ที่ดูแลพนักงานในไลน์การผลิตโดยตรง
6. มีการกำหนดขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนและเป็นระบบมากกว่า

ตัวอย่างโครงสร้างอย่างง่ายของโรงงาน

1. ผู้จัดการโรงงาน (Plant Manager)
2. ผู้จัดการฝ่ายต่างๆ (Department Managers) - ฝ่ายผลิต ฝ่ายคุณภาพ ฝ่ายวิศวกรรม
3. หัวหน้าคุมงาน (Supervisors)
4. หัวหน้าทีม (Team Leaders)
5. พนักงานปฏิบัติการ (Operators)

การเข้าใจความแตกต่างนี้จะช่วยให้ผู้สมัครงานสามารถเตรียมความพร้อม และปรับตัวได้เหมาะกับสภาพแวดล้อมการทำงานในแต่ละประเภทองค์กรค่ะ

แผนผังองค์กร (Organization Chart) และการแสดงผล

แผนผังองค์กร หรือ Organization Chart เครื่องมือพื้นฐานที่แสดงภาพโครงสร้างองค์กรให้เห็นอย่างชัดเจน แสดงตำแหน่งงานต่าง ๆ ในองค์กร ความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่ง สายการบังคับบัญชา และการแบ่งแผนกหรือหน่วยงาน

ผังองค์กรมีประโยชน์ทั้งต่อผู้บริหารและพนักงาน โดยช่วยให้ เข้าใจว่าใครทำหน้าที่อะไรในองค์กร รู้ว่าใครเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ เห็นเส้นทางความก้าวหน้า การพัฒนาตนเองในการทำงาน และเข้าใจกระบวนการทำงานและการไหลของข้อมูลในองค์กร

สำหรับผู้สมัครงาน การดูแผนผังองค์กรจะช่วยให้เข้าใจว่าตำแหน่งที่สมัครอยู่ตรงไหนในองค์กร รายงานต่อใคร และมีโอกาสเติบโตในสายงานได้อย่างไรบ้างค่ะ

ตัวอย่าง Organization Chart รูปแบบต่าง ๆ

แผนผังองค์กรมีหลายรูปแบบ แต่ละแบบเหมาะกับการนำเสนอโครงสร้างองค์กรในมุมมองที่แตกต่างกันค่ะ รูปแบบหลัก ๆ มีดังนี้

1. แผนผังแบบลำดับชั้น (Hierarchical Org Chart)

• เป็นรูปแบบที่พบบ่อยที่สุด แสดงโครงสร้างแบบพีระมิดจากผู้บริหารระดับสูงลงมา
• ตำแหน่งด้านบนมีอำนาจมากกว่าตำแหน่งด้านล่าง
• เห็นสายการบังคับบัญชาได้ชัดเจน
• เหมาะกับองค์กรที่มีโครงสร้างแบบเดิมที่เน้นลำดับชั้น

2. แผนผังแบบเมทริกซ์ (Matrix Org Chart)

• แสดงความสัมพันธ์ที่ซับซ้อนในโครงสร้างแบบเมทริกซ์
• พนักงานรายงานต่อผู้บังคับบัญชาสองคน (ตามหน้าที่และตามโครงการ)
• แสดงเส้นความสัมพันธ์ทั้งแนวตั้งและแนวนอน
• เหมาะกับองค์กรที่พนักงานทำงานข้ามสายงานหรือทำงานเป็นโครงการ

3. แผนผังแบบวงกลม (Circular Org Chart)

• ผู้บริหารระดับสูงอยู่ตรงกลาง และระดับต่าง ๆ แผ่ออกเป็นวงกลม
• ลดความรู้สึกของลำดับชั้นแบบบนล่าง
• เน้นการทำงานร่วมกันและการมีผู้บริหารเป็นศูนย์กลาง
• เหมาะกับองค์กรที่มีวัฒนธรรมแบบร่วมมือและเท่าเทียม

4. แผนผังแบบแนวนอน (Horizontal Org Chart)

• แสดงโครงสร้างจากซ้ายไปขวาแทนที่จะเป็นบนลงล่าง
• ใช้พื้นที่ในแนวกว้างมากกว่าแนวดิ่ง
• เหมาะกับองค์กรที่มีโครงสร้างแนวราบหรือมีหน่วยงานย่อยมาก

5. แผนผังแบบงานเฉพาะกิจ (Flat Org Chart)

• แสดงโครงสร้างแบบแนวราบที่มีระดับชั้นน้อย
• มีผู้นำหลักและพนักงานอยู่ในระดับเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน
• เน้นความเท่าเทียมและการเข้าถึงผู้บริหารได้ง่าย
• เหมาะกับสตาร์ทอัพหรือองค์กรขนาดเล็กที่เน้นนวัตกรรม

ในปัจจุบัน องค์กรส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์สร้างแผนผังองค์กรที่มีความยืดหยุ่นและปรับปรุงได้ง่าย ผู้สมัครงานอาจได้เห็นผังองค์กรในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถซูมเข้าออก หรือคลิกดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ค่ะ

การออกแบบ โครงสร้างบริษัท และการบริหารงาน

การออกแบบโครงสร้างองค์กร หนึ่งในหน้าที่พื้นฐานของผู้บริหารระดับสูง เพราะโครงสร้างที่เหมาะสมจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร และความสามารถในการแข่งขัน ปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการออกแบบโครงสร้างบริษัท มีดังนี้

• โครงสร้างต้องสอดคล้อง สนับสนุนเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กร เช่น หากกลยุทธ์เน้นนวัตกรรม ควรมีโครงสร้างที่ยืดหยุ่น กระตุ้นความคิดสร้างสรรค์
• องค์กรขนาดเล็กอาจใช้โครงสร้างแบบแนวราบ แต่องค์กรขนาดใหญ่อาจต้องมีลำดับชั้นมากขึ้นเพื่อการบริหารที่มีประสิทธิภาพ
• ธุรกิจที่อยู่ในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงเร็ว ต้องการโครงสร้างที่ยืดหยุ่นและปรับตัวได้
• ระดับและประเภทของเทคโนโลยีที่ใช้จะส่งผลต่อการออกแบบโครงสร้าง เช่น การใช้ระบบอัตโนมัติอาจลดความจำเป็นในการมีพนักงานหลายระดับ
• โครงสร้างองค์กรควรสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรที่ต้องการ

ควรมีขั้นตอนกระบวนการออกแบบโครงสร้างองค์กรที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่

1. กำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กรให้ชัดเจน
2. วิเคราะห์งานและกิจกรรมหลักที่ต้องทำเพื่อบรรลุเป้าหมาย
3. จัดกลุ่มงานเข้าด้วยกันตามความเหมาะกับบริบท (การแบ่งแผนก)
4. กำหนดตำแหน่งงานและบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ
5. กำหนดสายการบังคับบัญชา และความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่ง
6. กำหนดนโยบายและขั้นตอนการทำงาน
7. สื่อสารโครงสร้างให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจ
8. ทบทวนและปรับปรุงโครงสร้างตามความเหมาะกับสถานการณ์

สำหรับผู้สมัครงาน การเข้าใจว่าองค์กรมีการออกแบบและบริหารโครงสร้างอย่างไร จะช่วยให้ประเมินได้ว่าองค์กรนั้นมีการบริหารงานที่เป็นระบบหรือไม่ มีวิสัยทัศน์ในการพัฒนาองค์กรอย่างไรค่ะ

คุณลักษณะของ โครงสร้างองค์กร ที่ส่งเสริมการทำงาน

โครงสร้างองค์กรที่ออกแบบมาอย่างรอบคอบ ควรส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานและความเติบโตขององค์กร คุณลักษณะพื้นฐานของโครงสร้างบริษัทที่ส่งเสริมการทำงาน มีดังนี้ค่ะ

• ความชัดเจน (Clarity) พนักงานเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตัวเองกับผู้อื่น รู้ว่าใครมีอำนาจตัดสินใจในเรื่องใด และรู้ว่าต้องรายงานต่อใคร
• ความยืดหยุ่น (Flexibility) สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์และความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป ไม่เป็นอุปสรรคต่อการปรับตัว
• การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ (Effective Communication) ส่งเสริมการสื่อสารและให้ feedback ที่มีประสิทธิภาพทั้งจากบนลงล่าง จากล่างขึ้นบน และแนวราบระหว่างแผนก
• การบูรณาการ (Integration) หน่วยงานและแผนกต่าง ๆ สามารถทำงานร่วมกัน กับแก้ปัญหาความขัดแย้งในองค์กรได้อย่างราบรื่นและมีเป้าหมายร่วมกันค่ะ
• การมอบอำนาจ (Empowerment) ให้อำนาจตัดสินใจแก่พนักงานในระดับที่เหมาะกับงาน ไม่รวมศูนย์อำนาจมากเกินไป
• ความเรียบง่าย (Simplicity) ไม่ซับซ้อนเกินไปจนยากต่อการทำความเข้าใจและการปฏิบัติงาน
• เน้นลูกค้า (Customer Focus) ออกแบบให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
• การเรียนรู้และนวัตกรรม (Learning and Innovation) ส่งเสริมการเรียนรู้ การแลกเปลี่ยนความรู้ และการสร้างนวัตกรรม

ผู้สมัครงานควรพิจารณาว่าองค์กรที่สนใจมีคุณลักษณะเหล่านี้หรือไม่ โดยสามารถสังเกตได้จาก

1. แผนผังองค์กร ดูความซับซ้อนและลำดับชั้นว่ามีมากน้อยเพียงใด
2. กระบวนการตัดสินใจ ต้องผ่านหลายขั้นตอนหรือมีการกระจายอำนาจ
3. การสื่อสารในองค์กร มีการสื่อสารที่เปิดกว้างและหลากหลายช่องทางหรือไม่
4. การทำงานข้ามสายงาน มีการส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกหรือไม่
5. การปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง องค์กรมีประวัติการปรับโครงสร้าง เพื่อรับมือกับความท้าทายใหม่ ๆ หรือไม่

โครงสร้างองค์กรที่ส่งเสริมการทำงานจะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีความพอใจในงาน และมีโอกาสเติบโตในอาชีพค่ะ

สรุป

โครงสร้างองค์กร คือปัจจัยพื้นฐานที่ผู้สมัครงานควรพิจารณาก่อนตัดสินใจเลือกที่ทำงาน การเข้าใจแผนผังองค์กรจะช่วยให้ประเมินได้ว่าองค์กรนั้นมีรูปแบบการบริหารงานอย่างไร มีโอกาสก้าวหน้าในอาชีพอย่างไร และเหมาะกับรูปแบบการทำงานของผู้สมัครหรือไม่

โครงสร้างบริษัทมีหลายประเภท เช่น โครงสร้างตามหน้าที่ โครงสร้างตามสายงาน โครงสร้างแบบเมทริกซ์ และโครงสร้างแบบแนวราบ แต่ละแบบมีข้อได้เปรียบกับข้อจำกัดที่แตกต่างกัน องค์กรที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่มีโครงสร้างที่ยืดหยุ่น ชัดเจน ส่งเสริมการสื่อสาร สอดคล้องกับเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กร

การเลือกองค์กรที่มีโครงสร้างเหมาะกับรูปแบบการทำงานและเป้าหมายในอาชีพ จะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีความสุขกับประสบความสำเร็จในระยะยาว ผู้สมัครงานควรศึกษาและทำความเข้าใจโครงสร้างองค์กรก่อนการตอบรับข้อเสนองานค่ะ