หนังสือรับรองการทํางาน | วิธีเขียนสำหรับนายจ้าง และวิธีขอสำหรับลูกจ้าง

​JobFinFin สรุปให้ (Key Takeaway)

• หนังสือรับรองการทำงาน คือเอกสารที่นายจ้างออกให้เพื่อรับรองว่าลูกจ้างทำงานในตำแหน่งรวมถึงระยะเวลาที่ระบุไว้จริง
• กฎหมายแพ่งพาณิชย์ มาตรา 585 กำหนดให้นายจ้างจำเป็นต้องออกหนังสือรับรองให้ลูกจ้างเวลาการจ้างสิ้นสุด
• หนังสือรับรองการทำงานนำไปใช้ได้หลายวัตถุประสงค์ เช่น สมัครงานใหม่ ศึกษาต่อ ขอสินเชื่อ ทำบัตรเครดิต ขอวีซ่า
• หนังสือรับรองที่สมบูรณ์จะมีชื่อบริษัท ตราบริษัท รายละเอียดของลูกจ้าง ระยะเวลาทำงาน ตำแหน่งงาน หน้าที่รับผิดชอบ และลายเซ็นผู้มีอำนาจ
• ลูกจ้างขอหนังสือรับรองได้จากฝ่ายบุคคลหรือผู้มีอำนาจในการออกเอกสาร
• หนังสือรับรองการทำงานแตกต่างจากหนังสือรับรองการผ่านงานตรงช่วงเวลาออกเอกสารและวัตถุประสงค์การใช้งาน

หนังสือรับรองการทำงาน คือเอกสารจำเป็นต่อชีวิตการทำงานของพนักงานทุกคน ทั้งช่วงเปลี่ยนงาน สมัครเรียนต่อ หรือทำธุรกรรมการเงิน เอกสารนี้ช่วยยืนยันประสบการณ์ ฝีมือ และประวัติการทำงานที่ผ่านมา ทำให้มีความน่าเชื่อถือเวลายื่นสมัครงานใหม่หรือใช้ยืนยันในธุรกรรมต่าง ๆ บทความนี้ JobFinFin เราจะช่วยให้นายจ้างกับลูกจ้างรู้จักความสำคัญ ส่วนประกอบ วิธีขอ และวิธีเขียนหนังสือรับรองการทำงานที่ถูกต้องค่ะ

หนังสือรับรองการทํางาน คืออะไร ?

หนังสือรับรองการทำงาน (Certificate of Employment หรือ Employment Reference Letter) คือเอกสารที่นายจ้างหรือองค์กรออกให้ เพื่อยืนยันว่าบุคคลนั้นทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ ตามช่วงเวลาที่ระบุไว้จริง รายละเอียดในเอกสารรวมถึงลักษณะการจ้างงาน ตำแหน่งงาน หน้าที่รับผิดชอบ ระยะเวลาทำงาน พร้อมรายได้ของพนักงาน (ถ้าต้องการระบุ)

นายจ้างจะออกหนังสือรับรองการทำงานเวลาพนักงานผ่านช่วงทดลองงานหรือตอนที่สัญญาทำงานสิ้นสุด เพื่อเป็นหลักฐานว่าคน ๆ นั้นเคยทำงานที่องค์กรนี้มาแล้ว ตามกฎหมายแรงงานและแพ่งพาณิชย์ มาตรา 585 บอกว่า "เวลาจ้างงานจบลงแล้ว ลูกจ้างควรได้รับใบยืนยันว่าได้ทำงานมาระยะเวลาเท่าไร พร้อมลักษณะงานที่ทำ" หมายความว่านายจ้างต้องออกหนังสือรับรองให้ลูกจ้างทุกรายเวลาการจ้างจบลง

ความต่างระหว่าง หนังสือรับรองการทํางาน กับ หนังสือรับรองการผ่านงาน

แม้คนจำนวนมากจะใช้คำสองแบบนี้แทนกัน แต่จริง ๆ แล้วมีความแตกต่างกันเล็กน้อย ดังนี้

นอกจากนี้ ในการใช้งานจริงคำทั้งสองสามารถใช้แทนกันได้ เพราะเอกสารทั้งสองแบบมีลักษณะคล้ายกันมากค่ะ

ประโยชน์ของหนังสือรับรองการจ้างงาน

หนังสือรับรองการทำงานมีประโยชน์หลากหลายต่อพนักงานกับองค์กร ได้แก่

1. การสมัครงานใหม่

• ใช้เป็นหลักฐานยืนยันประสบการณ์กับความสามารถในการทำงานที่ผ่านมา
• เพิ่มความน่าเชื่อถือในการสมัครงาน เพราะมีเอกสารรับรองจากนายจ้างเดิม
• ช่วยให้ฝ่ายบุคคลของบริษัทใหม่รู้จักประวัติการทำงานของผู้สมัครใน เรซูเม่ ชัดเจนขึ้น

2. การศึกษาต่อ

• ใช้ประกอบการสมัครเรียนต่อในระดับที่สูงขึ้น เช่น ปริญญาโท หรือปริญญาเอก
• แสดงถึงประสบการณ์ทำงานที่เกี่ยวข้องกับสาขาวิชาที่ต้องการศึกษาต่อ

3. การทำธุรกรรมการเงิน

• ใช้เป็นหลักฐานรายได้ในการขอสินเชื่อจากธนาคารหรือสถาบันการเงิน
• เพิ่มโอกาสในการอนุมัติสินเชื่อหรือวงเงินที่สูงขึ้น
• ใช้ประกอบการสมัครทำบัตรเครดิต

4. การขอวีซ่า

• ใช้ยืนยันสถานะการทำงานกับรายได้เวลาต้องการขอวีซ่าเดินทางไปต่างประเทศ
• แสดงความมั่นคงทางการเงินกับอาชีพ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการพิจารณาอนุมัติวีซ่า

5. ประโยชน์อื่น ๆ

• ใช้เป็นหลักฐานในการทำสัญญาเช่า
• ใช้ยืนยันตัวตนกับสถานะการเงินในธุรกรรมต่าง ๆ
• เป็นหลักฐานทางกฎหมายเกี่ยวกับประวัติการทำงาน

องค์ประกอบและข้อมูลในหนังสือรับรองการทํางาน

หนังสือรับรองการทำงานที่มีคุณภาพ ควรมีส่วนประกอบหลัก ๆ ให้ครบถ้วน ได้แก่

1. หัวกระดาษของบริษัท

• ชื่อบริษัทหรือหน่วยงาน
• โลโก้บริษัท (ถ้ามี)
• ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล และข้อมูลติดต่ออื่น ๆ

2. ข้อมูลทั่วไป

• วันที่ออกหนังสือรับรอง
• เลขที่อ้างอิงของหนังสือ (ถ้ามี)
• หัวเรื่อง "หนังสือรับรองการทำงาน" หรือ "Certificate of Employment"

3. ข้อมูลพนักงาน

• ชื่อ-นามสกุลของพนักงาน
• เลขประจำตัวประชาชน หรือเลขพนักงาน
• ตำแหน่งงานล่าสุดหรือตำแหน่งที่ทำอยู่
• สังกัดแผนกหรือฝ่าย

4. รายละเอียดการทำงาน

• วันที่เริ่มทำงานกับบริษัท (และวันที่จบการทำงาน หากลาออกแล้ว)
• ช่วงเวลาการทำงานทั้งหมด (อายุงาน)
• ลักษณะการจ้างงาน (พนักงานประจำ พนักงานตามสัญญา พนักงานพาร์ทไทม์)
• หน้าที่การทำงานโดยย่อ

5. ข้อมูลเงินเดือนและผลตอบแทน (ถ้าระบุได้)

• เงินเดือนล่าสุด (อาจอ้างอิงจากสลิปเงินเดือน)
• ผลตอบแทนหรือสวัสดิการอื่น ๆ (ถ้าต้องการแจ้ง)

6. วัตถุประสงค์ของการออกหนังสือ (ถ้ามีการระบุเฉพาะ)

• เช่น "เพื่อสมัครงาน" หรือ "เพื่อยื่นขอวีซ่า"

7. ข้อความรับรอง

• ข้อความยืนยันว่าข้อมูลในหนังสือรับรองเป็นความจริง
• ข้อความแสดงถึงพฤติกรรมหรือผลงานของพนักงาน (ถ้าเหมาะสม)

8. ลายเซ็นและตำแหน่ง

• ลายเซ็นของผู้มีอำนาจลงนาม
• ชื่อ-นามสกุล และตำแหน่งของผู้ลงนาม
• ตราบริษัท (ถ้ามี)

9. ข้อมูลติดต่อกลับ

• ชื่อบุคคลที่สามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้
• เบอร์โทรศัพท์หรืออีเมลสำหรับติดต่อ

ขั้นตอนการขอหนังสือรับรองการทำงานจากนายจ้าง

พนักงานที่ต้องการขอหนังสือรับรองการทำงานจากนายจ้าง สามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ได้ค่ะ

1. ศึกษาขั้นตอนภายในองค์กร

• ตรวจสอบนโยบายกับขั้นตอนการขอหนังสือรับรองการทำงานขององค์กร
• ดูว่าต้องยื่นคำขอผ่านช่องทางใด (เช่น ระบบบุคคลออนไลน์ อีเมล แบบฟอร์มกระดาษ)

2. กรอกแบบฟอร์มคำขอ

• กรอกแบบฟอร์มขอหนังสือรับรองการทำงานให้สมบูรณ์
• ระบุจุดประสงค์ในการขอหนังสือรับรองให้ชัดเจน เช่น สมัครงาน ขอวีซ่า หรือขอสินเชื่อ
• ระบุภาษาที่ต้องการ (ไทย หรือ อังกฤษ หรือทั้งสองภาษา)

3. ส่งคำขอไปยังฝ่ายที่รับผิดชอบ

• ส่งแบบฟอร์มคำขอที่ฝ่ายบุคคล (HR) หรือยื่นคำขอผ่านหัวหน้างานและผู้จัดการโดยตรง (ตามนโยบายองค์กร)

4. ระยะเวลาในการรอ

• โดยทั่วไปการออกหนังสือรับรองการทำงานอาจใช้เวลา 1-7 วันทำการ ขึ้นอยู่กับนโยบายองค์กร
• กรณีเร่งด่วน ควรแจ้งเหตุผลกับกำหนดเวลาที่ต้องการใช้งานให้ชัดเจน

5. การรับหนังสือรับรอง

• ตรวจสอบช่องทางการรับเอกสาร (รับที่ฝ่ายบุคคล จัดส่งทางไปรษณีย์ หรือส่งอีเมล)
• เวลาได้รับหนังสือรับรองแล้ว ควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทันที

6. กรณีขอหนังสือรับรองย้อนหลัง

• สามารถขอหนังสือรับรองการทำงานจากนายจ้างเก่าได้ตามกฎหมาย
• ควรติดต่อฝ่ายบุคคลของบริษัทเดิมโดยตรง
• อาจต้องแสดงหลักฐานที่เคยทำงานกับบริษัท เช่น สำเนาบัตรพนักงาน สลิปเงินเดือนเก่า

ข้อควรรู้เกี่ยวกับอายุของหนังสือรับรองการทำงาน

• ในการใช้งานทั่วไป เช่น สมัครงาน ไม่มีการกำหนดอายุที่แน่นอน แต่ควรเป็นเอกสารที่ออกมาไม่เกิน 3-6 เดือน
• สำหรับธุรกรรมการเงินกับราชการ สำนักงานต่าง ๆ จะกำหนดอายุการใช้งาน 30-90 วัน

แนวทางการเขียน หนังสือรับรองการทํางาน สำหรับนายจ้าง/HR

นายจ้างหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลที่ต้องเขียนหนังสือรับรองการทำงาน ควรปฏิบัติตามแนวทางดังนี้ค่ะ

1. ใช้รูปแบบเป็นทางการ

• เขียนบนกระดาษหัวจดหมายของบริษัท (Company Letterhead)
• ใช้แบบฟอร์มมาตรฐานขององค์กร (ถ้ามี)
• ใช้ภาษาเป็นทางการและสุภาพ
• พิมพ์ให้เรียบร้อย หลีกเลี่ยงการเขียนด้วยลายมือ ยกเว้นลายเซ็น

2. ส่วนประกอบหลัก

• วันที่ออกหนังสือรับรอง
• ชื่อและข้อมูลติดต่อของบริษัท
• ชื่อกับตำแหน่งของพนักงาน
• ระยะเวลาการทำงาน
• ลายเซ็นของผู้มีอำนาจ
• ตราบริษัท (ถ้ามี)

3. เนื้อหาที่ควรระบุ

• ข้อความเปิดเรื่องชัดเจน "หนังสือฉบับนี้ออกให้เพื่อรับรองว่า..."
• ข้อมูลพนักงานถูกต้อง ชื่อ-นามสกุล เลขประจำตัวประชาชน
• ระยะเวลาทำงานชัดเจน วันที่เริ่มงาน (และวันสิ้นสุด หากลาออกแล้ว)
• รายละเอียดตำแหน่งและหน้าที่รับผิดชอบโดยย่อ
• เงินเดือนล่าสุด (ถ้าต้องระบุ)

4. ข้อควรระวัง

• ข้อมูลต้องถูกต้อง ข้อเท็จจริง และตรวจสอบได้
• หลีกเลี่ยงการให้ความเห็นส่วนตัวเกี่ยวกับพนักงาน
• ไม่ควรระบุข้อความที่ทำร้ายลูกจ้าง
• ไม่ควรระบุสาเหตุการลาออกหรือการสิ้นสุดการจ้างงาน (ควรอยู่ใน ใบลาออก โดยตรง)
• ไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงาน

5. การปกป้องความเป็นส่วนตัว

• ส่งมอบหนังสือรับรองในซองจดหมายปิดผนึก เพื่อรักษาข้อมูลส่วนตัว
• ถ้าส่งทางอีเมล ควรใช้ไฟล์ PDF ที่ป้องกันการแก้ไข
• ตรวจสอบนโยบายการเปิดเผยข้อมูลขององค์กรก่อนให้ข้อมูลเงินเดือนหรือรายได้

ตัวอย่างและแบบฟอร์ม หนังสือรับรองการทํางาน ประเภทต่าง ๆ

หนังสือรับรองการทํางานมีแบบฟอร์มหลากหลายตามการใช้งาน เช่น

ตัวอย่างหนังสือรับรองการทํางานบริษัท

ตัวอย่างหนังสือรับรองการผ่านงานกรณีลาออก

ตัวอย่างหนังสือรับรองการทํางานฟรีแลนซ์

แบบฟอร์มหนังสือรับรองการทํางานราชการ

ตัวอย่างจดหมายรับรองการทํางาน

หนังสือรับรองประสบการณ์การทํางานบริษัท

1. วิศวกรโครงการ (Project Engineer)         (1 ม.ค. 2560 - 31 ธ.ค. 2562)
2. ผู้จัดการโครงการ (Project Manager)        (1 ม.ค. 2563 - 31 ธ.ค. 2565)
3. ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารโครงการ (Director of Project Management) (1 ม.ค. 2566 - วันนี้)

ประสบการณ์โครงการสำคัญ

     1. โครงการก่อสร้างอาคารสำนักงาน The Tower (พ.ศ. 2560-2561)

• บริหารจัดการทีมวิศวกรและผู้รับเหมา
• ควบคุมงบประมาณโครงการมูลค่า 850 ล้านบาท

• วางแผนและบริหารโครงการก่อสร้างอาคารสูง 35 ชั้น
• ประสานงานกับหน่วยงานราชการและชุมชนโดยรอบ
• ควบคุมงบประมาณโครงการมูลค่า 1,200 ล้านบาท

• กำกับดูแลการบริหารโครงการพัฒนาระบบสาธารณูปโภคพื้นฐาน
• บริหารทีมวิศวกรและผู้จัดการโครงการกว่า 50 คน
• ควบคุมงบประมาณรวมมูลค่า 3,500 ล้านบาท

• การบริหารโครงการก่อสร้างขนาดใหญ่
• การวางแผนและควบคุมงบประมาณ
• การจัดการความเสี่ยงในโครงการก่อสร้าง
• การใช้เทคโนโลยี BIM (Building Information Modeling) ในการบริหารโครงการ

สรุป

หนังสือรับรองการทำงาน คือเอกสารสำคัญต่อชีวิตการทำงาน ทั้งเพื่อสมัครงาน ศึกษาต่อ ทำธุรกรรมการเงิน หรือขอวีซ่ ที่ตามกฎหมายกำหนด โดยนายจ้างต้องออกให้ลูกจ้างเวลาการจ้างงานสิ้นสุด

สำหรับพนักงาน การเข้าใจวิธีขอกับนำหนังสือรับรองการทำงานไปใช้อย่างถูกต้อง จะช่วยให้จัดการเอกสารสำคัญนี้ได้มีประสิทธิภาพ ส่วนนายจ้างหรือฝ่ายบุคคล ควรเข้าใจวิธีเขียนหนังสือรับรองที่ถูกต้องกับครบถ้วน เพื่อให้เอกสารใช้งานได้ตรงวัตถุประสงค์และเป็นประโยชน์ต่อพนักงาน

หนังสือรับรองการทำงานที่ดีควรมีข้อมูลครบถ้วน ถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน โดยแต่ละประเภทของหนังสือรับรองอาจมีรูปแบบและรายละเอียดที่แตกต่างกันตามวัตถุประสงค์การใช้งาน การให้ความสำคัญกับเข้าใจวิธีการจัดการหนังสือรับรองการทำงานที่ถูกต้อง จะช่วยให้ทั้งนายจ้างและลูกจ้างสามารถใช้ประโยชน์จากเอกสารสำคัญนี้ได้มีประสิทธิภาพค่ะ