ใบกํากับภาษี คืออะไร ? ที่ถูกต้องตามกรมสรรพากร มีลักษณะแบบไหน ?

JobFinFin สรุปให้

• ใบกํากับภาษีคือ เอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกให้ลูกค้าทุกครั้งเมื่อขายสินค้าหรือให้บริการ
• แบ่งเป็น 3 ประเภท ได้แก่ ใบกํากับภาษีแบบเต็มรูป ใบกํากับภาษีอย่างย่อ กับใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
• ใบกํากับภาษีเต็มรูปต้องมี 8 องค์ประกอบตามกฎหมาย เช่น ข้อความ "ใบกํากับภาษี" ข้อมูลผู้ขาย-ผู้ซื้อ รายละเอียดสินค้า กับจำนวนภาษี VAT
• ผู้ประกอบการค้าปลีกออกใบกํากับภาษีอย่างย่อได้โดยไม่ต้องขออนุมัติจากกรมสรรพากร
• ใบกํากับภาษีเป็นหลักฐานหลักในการขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อสำหรับธุรกิจในระบบ VAT
• การออกใบกํากับภาษีผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วนมีโทษปรับหรือจำคุก

ใบกํากับภาษี ถือเป็นเอกสารพื้นฐานในระบบภาษีไทย ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจกับระบบการจัดเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ประกอบการหรือผู้บริโภคควรเข้าใจประเภทกับองค์ประกอบของใบกํากับภาษีเพื่อปฏิบัติตามกฎหมายอย่างถูกต้อง รวมถึงได้รับประโยชน์ทางภาษีครบถ้วนค่ะ

ใบกํากับภาษี คืออะไร ? ตามข้อกำหนดกรมสรรพากร

ใบกํากับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลักฐานที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือให้บริการ เอกสารนี้แสดงรายการสินค้า/บริการ มูลค่า กับจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บจากลูกค้า

ใบกํากับภาษีเป็นส่วนหลักในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เพราะเป็นหลักฐานยืนยันการคำนวณภาษี ผู้ประกอบการต้องนำภาษีขาย (เก็บจากลูกค้า) หักลบด้วยภาษีซื้อ (จ่ายให้ซัพพลายเออร์) เพื่อคำนวณภาษีสุทธิที่ต้องนำส่ง คล้ายกับการจัดการสลิปเงินเดือนของพนักงาน ทำให้ใบกํากับภาษีมีความจำเป็นต่อกระบวนการจัดเก็บภาษีกับการบริหารกิจการ

ประเภทของใบกํากับภาษีที่ใช้ในประเทศไทย

กรมสรรพากรแบ่งใบกํากับภาษีเป็น 3 ประเภทหลัก เพื่อรองรับรูปแบบธุรกิจที่หลากหลาย ผู้ประกอบการควรเข้าใจความแตกต่างเพื่อเลือกใช้ให้ตรงกับลักษณะกิจการ

1. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป (Full Tax Invoice)

   ใบกํากับภาษีแบบเต็มรูป คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจำเป็นต้องจัดทำเมื่อขายสินค้าหรือบริการ (เว้นแต่กิจการค้าปลีกที่สามารถออกใบกํากับภาษีอย่างย่อ) เอกสารนี้มีรายละเอียดครบตามที่กฎหมายระบุ ช่วยให้ผู้ซื้อที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มนำไปเป็นหลักฐานขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อได้

   ใบกํากับภาษีแบบเต็มรูปพบได้ในธุรกรรมระหว่างบริษัท หรือองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีการซื้อขายมูลค่าสูง กับต้องการนำภาษีซื้อไปใช้ลดหย่อนภาษี

2. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (Abbreviated Tax Invoice)

   ใบกํากับภาษีอย่างย่อ คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการค้าปลีกจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้ลูกค้า เช่น ร้านสะดวกซื้อ ร้านค้าทั่วไป ร้านอาหาร ห้างสรรพสินค้า โรงแรม โรงภาพยนตร์

   ผู้ประกอบการค้าปลีกสามารถออกใบกํากับภาษีอย่างย่อโดยไม่ต้องขออนุมัติจากกรมสรรพากร ส่วนผู้ประกอบการที่ไม่ใช่กิจการค้าปลีกต้องขออนุมัติจาก ฝ่าย HR หรือผู้เกี่ยวข้องก่อนจึงออกได้

   ใบกํากับภาษีอย่างย่อมีรายละเอียดน้อยกว่าแบบเต็มรูป แต่ผู้ประกอบการยังต้องออกใบกํากับภาษีแบบเต็มรูปทันทีเมื่อลูกค้าร้องขอ ทั้งนี้ ผู้ซื้อที่ได้รับใบกํากับภาษีอย่างย่อไม่สามารถนำไปขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อ

3. ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)

   ใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือ รูปแบบดิจิทัลที่กรมสรรพากรส่งเสริมเพื่อลดการใช้กระดาษกับเพิ่มประสิทธิภาพการจัดเก็บเอกสาร

   ระบบ e-Tax Invoice by Email เป็นวิธีออกกับส่งมอบใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่กรมสรรพากรอนุญาต ผู้ขายสามารถจัดทำเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์กับส่งให้ลูกค้าทางอีเมล

   ผู้ประกอบการต้องได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากรก่อนใช้ระบบ e-Tax Invoice รวมถึงต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่ได้รับการรับรอง ทั้งนี้ ใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเหมือนกับใบกํากับภาษีแบบกระดาษ

รายละเอียดและองค์ประกอบในใบกํากับภาษีที่ถูกต้อง

ใบกํากับภาษีจำเป็นต้องมีรายละเอียดกับองค์ประกอบตามที่กรมสรรพากรกำหนด การออกใบกํากับภาษีไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วนส่งผลให้ทั้งผู้ออกกับผู้รับมีความผิดทางกฎหมายได้

รายการที่ต้องมีในใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ

ตามกฎหมาย ใบกํากับภาษีแบบเต็มรูปต้องประกอบด้วย

1. คำว่า "ใบกํากับภาษี" ในที่เห็นได้ชัดเจน
2. ชื่อ ที่อยู่ กับเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ประกอบการที่ออกใบกํากับภาษี ซึ่งอาจรวมถึงโครงสร้างองค์กรเบื้องต้น
3. ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
4. เลขที่ใบกํากับภาษี (กับเลขที่เล่ม ถ้ามี)
5. ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ กับมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
6. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ แยกออกจากมูลค่าสินค้า/บริการอย่างชัดเจน
7. วันที่ออกใบกํากับภาษี
8. ข้อความอื่นตามที่กำหนด เช่น
   • "สำนักงานใหญ่" หรือ "สาขาที่..." ของผู้ขาย
   • เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ (กรณีอยู่ในระบบ VAT)
   • "สำนักงานใหญ่" หรือ "สาขาที่..." ของผู้ซื้อ

หลายคนเข้าใจผิดว่าใบกํากับภาษีต้องมีลายเซ็น แต่กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ลายเซ็นเป็นหนึ่งในองค์ประกอบจำเป็น ใบกํากับภาษีจะเซ็นด้วยปากกา ใช้ลายเซ็นสแกนผ่านคอมพิวเตอร์ หรือไม่มีลายเซ็นเลยก็ถูกต้องตามกฎหมาย

รายการที่ต้องมีในใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ใบกํากับภาษีอย่างย่อมีรายละเอียดน้อยกว่าแบบเต็มรูป แต่ต้องประกอบด้วย

1. คำว่า "ใบกํากับภาษีอย่างย่อ" ในที่เห็นได้ชัดเจน
2. ชื่อหรือชื่อย่อ กับเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบกํากับภาษี
3. เลขที่ใบกํากับภาษี กับเลขที่เล่ม (ถ้ามี)
4. ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ กับมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
5. ข้อความระบุว่ารวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว (VAT Included)
6. วันที่ออกใบกํากับภาษี

หากออกใบกํากับภาษีอย่างย่อไม่ครบถ้วน เช่น ไม่ใส่คำว่า "ใบกํากับภาษีอย่างย่อ" มีโทษปรับไม่เกิน 2,000 บาท

กรณีข้อมูลที่อยู่บนใบกำกับภาษีไม่ตรงกับทะเบียน

เมื่อข้อมูลบนใบกํากับภาษีไม่ตรงกับที่ลงทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร อาจเกิดปัญหาในการใช้ประโยชน์ทางภาษี โดยเฉพาะสำหรับผู้ซื้อ

หากผู้ซื้อได้รับใบกํากับภาษีที่มีชื่อแต่ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ผู้ขายที่ออกใบกํากับภาษีไม่มีความผิด แต่ผู้ซื้อที่เป็นผู้ประกอบการในระบบ VAT จะไม่สามารถนำไปเคลมภาษีซื้อได้ เพราะถือเป็นภาษีซื้อต้องห้าม

ผู้ประกอบการควรตรวจสอบใบกํากับภาษีทุกฉบับที่ได้รับ หากพบข้อผิดพลาดควรแจ้งผู้ออกให้แก้ไขทันที

ความแตกต่างระหว่าง ต้นฉบับ และ สำเนา ใบกำกับภาษี

ใบกํากับภาษีมีทั้งต้นฉบับกับสำเนา โดยต้นฉบับส่งให้ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ ส่วนสำเนาเก็บไว้ที่ผู้ขายเพื่อเป็นหลักฐานในการลงบัญชีกับยื่นภาษี

ต้นฉบับใช้เป็นหลักฐานขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อสำหรับผู้ซื้อ ส่วนสำเนาใช้เป็นหลักฐานลงรายงานภาษีขายสำหรับผู้ขาย ทั้งนี้ ผู้ประกอบการต้องเก็บรักษาสำเนาใบกํากับภาษีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

กระบวนการออกและรับใบกำกับภาษี

การออกกับรับใบกํากับภาษีมีขั้นตอนที่ผู้ประกอบการควรปฏิบัติอย่างเคร่งครัด เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของกรมสรรพากรกับได้รับประโยชน์ทางภาษีเต็มรูปแบบ

ขั้นตอนการออกใบกำกับภาษีสำหรับผู้ขาย

ผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกใบกํากับภาษีให้แก่ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการทุกครั้ง โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. รวบรวมข้อมูลจำเป็น เช่น ข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลผู้ซื้อ รายการสินค้าหรือบริการ
2. จัดทำใบกํากับภาษีที่มีรายการครบถ้วนตามกฎหมาย
3. ออกใบกํากับภาษีทันทีเมื่อส่งมอบสินค้าหรือบริการ หรือเมื่อได้รับชำระเงิน (แล้วแต่อะไรเกิดก่อน)
4. ส่งมอบต้นฉบับให้แก่ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ
5. เก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐานเป็นระยะเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี
6. ลงรายการในรายงานภาษีขาย ซึ่งต้องจัดทำทุกเดือน

หากผู้ประกอบการไม่ออกใบกํากับภาษีหรือไม่ส่งมอบให้ลูกค้า มีโทษปรับไม่เกิน 5,000 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน

สิ่งที่ผู้ซื้อต้องตรวจสอบเมื่อรับใบกำกับภาษี (ใบกำกับภาษีซื้อ)

ผู้ซื้อที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มควรตรวจสอบใบกํากับภาษีว่ามีรายการครบถ้วนถูกต้อง เพื่อใช้เป็นหลักฐานขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อ ควรตรวจสอบประเด็นต่อไปนี้

1. มีคำว่า "ใบกํากับภาษี" ในที่เห็นได้ชัดเจน
2. ชื่อ ที่อยู่ กับเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายถูกต้อง
3. ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อถูกต้อง
4. รายการสินค้าหรือบริการ ปริมาณ กับมูลค่าตรงกับที่ซื้อจริง
5. มีการแยกแสดงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มออกจากมูลค่าสินค้าหรือบริการอย่างชัดเจน
6. วันที่ออกใบกํากับภาษีถูกต้อง

หากพบว่าใบกํากับภาษีไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้อง ควรแจ้งผู้ขายให้แก้ไขทันที เพื่อป้องกันปัญหาการใช้ประโยชน์ทางภาษีในอนาคต

การออกใบกำกับภาษีโดยนิติบุคคล (ใบกำกับภาษีบริษัท)

นิติบุคคลที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกใบกํากับภาษีทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือให้บริการ โดยระบุชื่อนิติบุคคล ที่อยู่ กับเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก

กรณีนิติบุคคลมีหลายสาขา กับสาขาที่ไม่ใช่สำนักงานใหญ่เป็นผู้ออกใบกํากับภาษี ต้องระบุว่า "สาขาที่ออกใบกํากับภาษี คือ..." ทุกครั้ง ข้อความนี้สามารถพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ ประทับตรา เขียนด้วยมือ หรือวิธีอื่นที่ให้ผลคล้ายกัน

นิติบุคคลต้องเก็บสำเนาใบกํากับภาษีไว้เป็นหลักฐานไม่น้อยกว่า 5 ปี กับลงรายการในรายงานภาษีขายทุกเดือน

การออกใบกำกับภาษีโดยบุคคลธรรมดา (ใบกำกับภาษีบุคคลธรรมดา)

บุคคลธรรมดาที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกใบกํากับภาษีเช่นเดียวกับนิติบุคคล โดยระบุชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ กับเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก

บุคคลธรรมดาที่ประกอบกิจการค้าปลีกออกใบกํากับภาษีอย่างย่อได้โดยไม่ต้องขออนุมัติ แต่หากไม่ใช่กิจการค้าปลีก ต้องขออนุมัติก่อนจึงออกได้

บุคคลธรรมดาต้องเก็บสำเนาใบกํากับภาษีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี กับลงรายการในรายงานภาษีขายทุกเดือนเช่นกัน

ความแตกต่างระหว่าง ใบกำกับภาษี และ เอกสารทางธุรกิจอื่น

ในการดำเนินธุรกิจ มีเอกสารหลายประเภทที่มีลักษณะคล้ายกับใบกํากับภาษี แต่มีวัตถุประสงค์กับการใช้งานที่แตกต่างกัน ผู้ประกอบการควรเข้าใจความแตกต่างระหว่างเอกสารเหล่านี้ เพื่อใช้งานได้อย่างถูกต้องค่ะ

ใบกำกับภาษี กับ ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

ใบกํากับภาษีกับใบเสร็จรับเงินแตกต่างกันดังนี้

• ใบกํากับภาษี เป็นเอกสารแสดงรายการสินค้าหรือบริการ มูลค่า กับภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ ออกโดยผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น ใช้เป็นหลักฐานขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อ
• ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารแสดงว่ารับชำระเงินแล้ว ออกโดยผู้ขายหรือผู้ให้บริการทั่วไป ไม่จำเป็นต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ไม่สามารถใช้ขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อ

ในทางปฏิบัติ ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหลายรายรวมใบกํากับภาษีกับใบเสร็จรับเงินไว้ในฉบับเดียวกัน โดยระบุข้อความว่า "ใบกํากับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน" เพื่อความสะดวก

Invoice (ใบแจ้งหนี้) กับ Tax Invoice (ใบกำกับภาษี)

Invoice (ใบแจ้งหนี้) กับ Tax Invoice แตกต่างกันดังนี้

• Invoice (ใบแจ้งหนี้) เป็นเอกสารแจ้งลูกค้าว่ามีค่าใช้จ่ายต้องชำระ ระบุรายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน กับกำหนดชำระ ออกก่อนการชำระเงิน ไม่สามารถใช้ขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อ
• Tax Invoice (ใบกํากับภาษี) เป็นเอกสารแสดงรายการสินค้าหรือบริการ มูลค่า กับภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ ออกเมื่อส่งมอบสินค้าหรือบริการ หรือรับชำระเงิน (แล้วแต่อะไรเกิดก่อน) ใช้เป็นหลักฐานขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อ

บางกรณี ผู้ประกอบการออก Invoice ไปก่อน เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว จึงออก Tax Invoice ให้ภายหลัง บางรายรวมไว้ในฉบับเดียวกัน โดยระบุว่า "ใบแจ้งหนี้/ใบกํากับภาษี"

ใบกำกับสินค้า (Packing List/Delivery Note) กับ ใบกำกับภาษี

ใบกํากับสินค้ากับใบกํากับภาษีแตกต่างกันดังนี้

• ใบกํากับสินค้า เป็นเอกสารแสดงรายละเอียดของสินค้าที่จัดส่ง เช่น ชนิด ปริมาณ น้ำหนัก ขนาด ใช้ประกอบการจัดส่งสินค้า ไม่สามารถใช้ขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อ
• ใบกํากับภาษี เป็นเอกสารแสดงรายการสินค้าหรือบริการ มูลค่า กับภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ ออกโดยผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น ใช้เป็นหลักฐานขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อ

ผู้ประกอบการอาจออกใบกํากับสินค้าพร้อมกับใบกํากับภาษี หรืออาจออกใบกํากับสินค้าไปก่อน แล้วออกใบกํากับภาษีตามมาภายหลัง ขึ้นอยู่กับกระบวนการทำงานของแต่ละธุรกิจ

ใบกำกับภาษีในภาษาอังกฤษ (Tax Invoice in English)

การทำธุรกิจระหว่างประเทศหรือกับบริษัทต่างชาติที่ลงทุนในไทย ผู้ประกอบการอาจต้องจัดทำใบกํากับภาษีเป็นภาษาอังกฤษหรือสองภาษา (ไทย-อังกฤษ) เพื่อความเข้าใจตรงกันระหว่างคู่ค้า

คำศัพท์ภาษาอังกฤษที่เกี่ยวข้องกับใบกํากับภาษี

• Tax Invoice - ใบกํากับภาษี
• Abbreviated Tax Invoice - ใบกํากับภาษีอย่างย่อ
• Electronic Tax Invoice - ใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
• VAT (Value Added Tax) - ภาษีมูลค่าเพิ่ม
• Input Tax - ภาษีซื้อ
• Output Tax - ภาษีขาย
• Tax ID - เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• Head Office - สำนักงานใหญ่
• Branch - สาขา
• Invoice Number - เลขที่ใบกํากับภาษี
• Issue Date - วันที่ออกใบกํากับภาษี
• VAT Included - รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว

โครงสร้างตัวอย่างของ Tax Invoice ภาษาอังกฤษ

1. คำว่า "TAX INVOICE" ในที่เห็นได้ชัดเจน
2. ข้อมูลผู้ขาย (Seller Information) ชื่อ ที่อยู่ กับเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
3. ข้อมูลผู้ซื้อ (Buyer Information) ชื่อ ที่อยู่ กับเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)
4. รายละเอียดเอกสาร (Document Details) เลขที่ กับวันที่ออกใบกํากับภาษี
5. รายการสินค้าหรือบริการ (Item Details) รายการ ปริมาณ ราคาต่อหน่วย กับจำนวนเงินรวม
6. สรุปรายการ (Summary) มูลค่าสินค้าหรือบริการก่อนภาษี จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม กับยอดรวมทั้งสิ้น

การจัดทำใบกํากับภาษีภาษาอังกฤษหรือสองภาษาต้องมีองค์ประกอบครบถ้วนตามกฎหมาย เช่นเดียวกับใบกํากับภาษีภาษาไทย

การใช้ใบกำกับภาษีเพื่อสิทธิประโยชน์ทางภาษี

ใบกํากับภาษีไม่เพียงเป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการต้องออกตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังเป็นเอกสารที่ช่วยให้ผู้ประกอบการกับบุคคลทั่วไปได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีด้วย

การนำใบกํากับภาษีไปใช้ลดหย่อนภาษีทำได้หลายกรณี

1. ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถนำใบกํากับภาษีซื้อไปขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อ ช่วยลดภาระภาษีที่ต้องนำส่งกรมสรรพากร โดยนำภาษีขาย (เก็บจากลูกค้า) หักด้วยภาษีซื้อ (จ่ายให้ซัพพลายเออร์) ส่วนที่เหลือนำส่งกรมสรรพากร คล้ายกับการใช้หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อลดหย่อนภาษีบุคคล
2. บุคคลธรรมดา สามารถนำใบกํากับภาษีเป็นหลักฐานขอลดหย่อนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในบางกรณี เช่น
   • ค่าซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ประกอบการในโครงการ "ช้อปช่วยชาติ" รวมถึงสวัสดิการบางประเภทที่เข้าเกณฑ์ — สวัสดิการพนักงาน มีอะไรบ้าง ?​
   • ค่าซื้อหนังสือหรือบริการหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ในโครงการส่งเสริมการอ่าน
   • ค่าท่องเที่ยวในประเทศที่จ่ายให้ผู้ประกอบธุรกิจนำเที่ยว โรงแรม หรือที่พัก
   • ค่าบริการซ่อมแซมบ้านที่เสียหายจากภัยพิบัติ

ใบกํากับภาษีมีส่วนสำคัญในการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องนำข้อมูลจากใบกํากับภาษีซื้อกับใบกํากับภาษีขายมาใช้กรอกแบบ ภ.พ.30 เพื่อยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มทุกเดือน

ระบบใบกํากับภาษีที่ถูกต้องจะช่วยให้ผู้ประกอบการบริหารจัดการภาษีอย่างมีประสิทธิภาพได้ ลดความเสี่ยงการถูกประเมินภาษีเพิ่มเติมจากกรมสรรพากร คล้ายกับความสำคัญของการจ่ายเงินประกันสังคม กับได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีเต็มรูปแบบ

ข้อกำหนดและแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับ ใบกำกับภาษี จากกรมสรรพากร

กรมสรรพากรได้กำหนดแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับใบกำกับภาษีไว้อย่างชัดเจน เพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง และเพื่อให้การจัดเก็บภาษีเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การตรวจสอบใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามแนวทางกรมสรรพากรมีประเด็นสำคัญดังนี้

1. ตรวจสอบผู้ออกใบกำกับภาษี ว่าเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจริงหรือไม่ โดยสามารถตรวจสอบได้จากเว็บไซต์ของกรมสรรพากร — กฎหมายแรงงานไทย ปี 2568​
2. ตรวจสอบสถานะของผู้ประกอบการ ว่ายังดำเนินกิจการอยู่หรือไม่ หรือถูกถอนทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไปแล้วหรือไม่
3. ตรวจสอบรายการในใบกำกับภาษี ว่ามีรายการครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนดหรือไม่
4. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายการสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน เป็นต้น รวมถึงอาจต้องใช้เอกสารสมัครงาน หรือหลักฐานอื่นประกอบ

แนวทางการจัดการเมื่อได้รับใบกำกับภาษีที่ไม่ถูกต้องมีดังนี้

1. แจ้งผู้ออกใบกำกับภาษี เพื่อขอให้แก้ไขให้ถูกต้อง
2. ขอใบแทนใบกำกับภาษี ในกรณีที่ใบกำกับภาษีสูญหาย ถูกทำลาย ชำรุด หรือมีข้อผิดพลาด
3. ไม่นำภาษีซื้อจากใบกำกับภาษีที่ไม่ถูกต้อง ไปขอคืนหรือเครดิต เพื่อป้องกันปัญหาในการถูกประเมินภาษีเพิ่มเติมในอนาคต
4. รายงานต่อกรมสรรพากร ในกรณีที่พบการออกใบกำกับภาษีปลอมหรือการทุจริตเกี่ยวกับใบกำกับภาษี

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรเกี่ยวกับใบกำกับภาษีเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการไม่ควรละเลย เพราะนอกจากจะช่วยให้ได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีอย่างเต็มที่แล้ว ยังช่วยลดความเสี่ยงในการถูกตรวจสอบและถูกประเมินภาษีเพิ่มเติมจากกรมสรรพากรอีกด้วย

สรุป

ใบกำกับภาษี คือ เอกสารสำคัญที่มีบทบาทหลายด้านในระบบธุรกิจและระบบภาษีของประเทศไทย ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ

ใบกำกับภาษีแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ใบกำกับภาษีอย่างย่อ และใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ โดยแต่ละประเภทมีรายละเอียดและข้อกำหนดที่แตกต่างกัน ผู้ประกอบการควรเลือกใช้ให้เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของตน

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีองค์ประกอบ 8 รายการตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งรวมถึงคำว่า "ใบกำกับภาษี" ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ รายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม และวันที่ออกใบกำกับภาษี การออกใบกำกับภาษีที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วนอาจทำให้ผู้ออกและผู้รับมีความผิดตามกฎหมายค่ะ