สลิปเงินเดือน (Payslip) คืออะไร ? อธิบายการนำไปใช้และวิธีขอ

JobFinFin สรุปให้ (Key Takeaway)

• สลิปเงินเดือน (payslip) เป็นเอกสารแสดงรายละเอียดการจ่ายเงินเดือนที่พนักงานได้รับในแต่ละงวด
• แสดงรายการรายรับ (เงินเดือน โบนัส OT) และรายการหัก (ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ)
• สลิปเงินเดือนมี 2 รูปแบบหลัก แบบกระดาษ และแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Slip หรือ ใบเสร็จจ่ายเงินเดือนออนไลน์)
• ใช้เป็นหลักฐานยืนยันรายได้สำหรับการขอสินเชื่อ ยื่นภาษี ขอวีซ่า และวางแผนการเงินส่วนบุคคล
• ขอได้จากฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือระบบออนไลน์ของบริษัท

​

สลิปเงินเดือน เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับชีวิตการทำงานของพนักงานทุกคน แต่หลายคนยังไม่เข้าใจความสำคัญและวิธีใช้ประโยชน์จากเอกสารนี้ บทความนี้จะอธิบายความหมาย องค์ประกอบ รูปแบบ และการนำ payslip ไปใช้ประโยชน์ รวมถึงวิธีการขอรับใบเสร็จจ่ายเงินเดือนอย่างถูกต้องค่ะ

สลิปเงินเดือน หรือ Payslip คืออะไร?

สลิปเงินเดือน (Payslip) คือเอกสารที่นายจ้างมอบให้พนักงานเพื่อแสดงรายละเอียดการจ่ายเงินเดือน ค่าจ้าง หรือค่าตอบแทนต่าง ๆ ในแต่ละรอบการจ่าย เอกสารนี้ระบุรายการรายรับกับรายการหักอย่างละเอียด ทำให้พนักงานทราบจำนวนเงินที่ได้รับและถูกหักด้วยเหตุผลใดบ้าง

ในภาษาไทย ใบสลิปเงินเดือนเรียกได้หลายชื่อ เช่น ใบเสร็จจ่ายเงินเดือน ใบสำคัญจ่ายเงินเดือน ใบแจ้งยอดเงินเดือน ใบเงินเดือน หรือสลิปรายได้ ทุกชื่อล้วนหมายถึงเอกสารเดียวกัน

ยุคดิจิทัลทำให้เกิด e-Slip หรือสลิปเงินเดือนอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งอยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล เข้าถึงผ่านระบบออนไลน์ เช่น อีเมล แอปพลิเคชันบริษัท หรือระบบจัดการทรัพยากรบุคคล (HR) (HRMS) ข้อมูลเหมือนกับใบเสร็จจ่ายเงินเดือนแบบกระดาษ แต่สะดวกในการจัดเก็บและค้นหามากกว่า

การใช้สลิปเงินเดือนสำหรับพนักงาน

สลิปเงินเดือนช่วยพนักงานได้หลายด้าน ได้แก่

1. ยืนยันรายได้ ใช้เป็นหลักฐานยืนยันรายได้เมื่อยื่นขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน เช่น สินเชื่อบ้าน สินเชื่อรถยนต์ หรือบัตรเครดิต
2. วางแผนการเงิน ช่วยให้เห็นภาพรวมรายรับและรายจ่ายที่ถูกหักอัตโนมัติ ทำให้วางแผนการเงินส่วนบุคคลได้ดีขึ้น
3. ตรวจสอบความถูกต้อง ช่วยตรวจสอบว่าเงินเดือนและรายการหักต่าง ๆ ถูกต้องตามข้อตกลงการจ้างงานหรือไม่
4. ยื่นภาษี ใช้เป็นข้อมูลประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ภ.ง.ด.90 หรือ ภ.ง.ด.91)
5. ขอวีซ่า บางกรณี การขอวีซ่าต้องแสดงหลักฐานรายได้ ซึ่ง payslip ใช้เป็นเอกสารประกอบได้

บทบาทของสลิปเงินเดือนสำหรับนายจ้าง

สำหรับนายจ้าง สลิปเงินเดือนมีบทบาทหลายประการ ได้แก่

1. ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน การออกใบเสร็จจ่ายเงินเดือนเป็นการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองแรงงานที่ระบุให้นายจ้างแจ้งรายละเอียดการจ่ายค่าจ้างให้ลูกจ้างทราบ
2. บริหารทรัพยากรบุคคล ช่วยบริหารจัดการเงินเดือนกับค่าตอบแทนพนักงานเป็นระบบ ทำให้การจ่ายเงินเดือนโปร่งใสและตรวจสอบได้
3. จัดทำบัญชีและภาษี เป็นเอกสารในการบันทึกค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเงินเดือนกับค่าตอบแทนพนักงาน เป็นประโยชน์ต่อการจัดทำบัญชีและการยื่นภาษีของบริษัท
4. ป้องกันข้อพิพาทแรงงาน การออก payslip ที่ละเอียดช่วยลดความเสี่ยงการเกิดข้อพิพาทเรื่องการจ่ายเงินเดือนระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง
   

องค์ประกอบและข้อมูลที่แสดงในสลิปเงินเดือน

สลิปเงินเดือนที่ครบถ้วนควรมีข้อมูลต่อไปนี้

1. ข้อมูลพนักงาน (ชื่อ รหัสพนักงาน)

แสดงข้อมูลพนักงาน ประกอบด้วย ชื่อ-นามสกุล รหัสพนักงาน ตำแหน่งงาน แผนก และข้อมูลอื่น ๆ เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขที่บัญชีธนาคาร วันเริ่มงาน

2. ข้อมูลนายจ้าง/บริษัท

ระบุรายละเอียดนายจ้างหรือบริษัท เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท และข้อมูลติดต่อ เพื่อยืนยันว่าใบเสร็จจ่ายเงินเดือนนี้ออกโดยหน่วยงานใด

3. รอบการจ่ายเงินเดือน / วันที่จ่ายเงิน

ระบุช่วงเวลาที่พนักงานทำงานและได้รับเงินเดือน เช่น วันที่ 1-31 มกราคม 2567 และวันที่จ่ายเงินเดือน เช่น วันที่ 25 กุมภาพันธ์ 2567

4. รายการรายรับ (เงินเดือน ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น โบนัส ฯลฯ)

แสดงรายการรายรับทั้งหมดในงวดการจ่ายเงินนั้น ได้แก่

• เงินเดือนพื้นฐาน (Basic Salary)
• ค่าล่วงเวลา (OT - Overtime)
• ค่าคอมมิชชั่น (Commission)
• ​โบนัส (Bonus)​
• เบี้ยขยัน (Attendance Allowance)
• ค่าเดินทาง (Transportation Allowance)
• ค่าอาหาร (Meal Allowance)
• ค่าโทรศัพท์ (Telephone Allowance)
• รายได้อื่น ๆ (Other Income)

5. รายการหัก (ภาษี ณ ที่จ่าย ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เงินหักอื่น ๆ)

• แสดงรายการเงินที่ถูกหักออกจากเงินเดือน ได้แก่
• ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax)
• เงินสมทบประกันสังคม (Social Security Fund)
• เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (Provident Fund)
• เงินกู้สวัสดิการ (Welfare Loan) — สวัสดิการพนักงาน มีอะไรบ้าง ทั้งตามกฎหมาย และที่บริษัทจัดหาให้​
• ค่าประกันชีวิตกลุ่ม (Group Life Insurance)
• ค่าประกันสุขภาพ (Health Insurance)
• การหักเงินตามคำสั่งศาล (เช่น ค่าเลี้ยงดูบุตร)
• รายการหักอื่น ๆ (Other Deductions)

6. ยอดเงินได้สุทธิ (Net Pay)

แสดงจำนวนเงินสุทธิที่พนักงานได้รับจริง คำนวณจากผลรวมรายรับทั้งหมด หักด้วยผลรวมรายการหักทั้งหมด ยอดเงินนี้จะถูกโอนเข้าบัญชีธนาคารหรือจ่ายเป็นเงินสด

สลิปเงินเดือนบางแบบอาจมีข้อมูลเพิ่มเติม เช่น จำนวนวันทำงาน จำนวนวันลา ยอดสะสมของการหักภาษี ณ ที่จ่ายตั้งแต่ต้นปี หรือยอดเงินสะสมในกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

รูปแบบของสลิปเงินเดือน

สลิปเงินเดือนมี 2 รูปแบบหลักตามลักษณะการจัดทำและการส่งมอบให้พนักงาน

สลิปเงินเดือนแบบกระดาษ

เป็นรูปแบบดั้งเดิมที่พิมพ์เป็นเอกสารและแจกจ่ายให้พนักงานโดยตรง

สลิปเงินเดือนแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Slip หรือ สลิปออนไลน์)

เป็นรูปแบบที่เกิดขึ้นตามการพัฒนาเทคโนโลยีดิจิทัล จัดทำและส่งมอบในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลผ่านช่องทางออนไลน์ เช่น อีเมล ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS) หรือแอปพลิเคชันของบริษัท

องค์กรส่วนใหญ่เริ่มเปลี่ยนมาใช้ใบเสร็จจ่ายเงินเดือนแบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น เพราะสะดวก ลดค่าใช้จ่าย และเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

รูปแบบฟอร์มทั่วไปของ สลิปเงินเดือน

แม้แต่ละองค์กรปรับแต่ง payslip ให้เข้ากับลักษณะองค์กร แต่โครงสร้างหลักมักคล้ายกันได้แก่

1. ส่วนหัว (Header) แสดงชื่อและโลโก้บริษัท พร้อมชื่อเอกสาร "สลิปเงินเดือน" หรือ "Payslip"
2. ส่วนข้อมูลทั่วไป แสดงข้อมูลพื้นฐาน เช่น รอบการจ่ายเงินเดือน วันที่จ่ายเงิน ข้อมูลพนักงาน และข้อมูลนายจ้าง
3. ส่วนรายรับ แสดงรายการรายรับทั้งหมดในรูปแบบตารางหรือรายการ พร้อมจำนวนเงินและผลรวม
4. ส่วนรายการหัก แสดงรายการหักทั้งหมดในรูปแบบตารางหรือรายการ พร้อมจำนวนเงินและผลรวม
5. ส่วนสรุป แสดงการคำนวณเงินได้สุทธิ (ผลรวมรายรับ - ผลรวมรายการหัก) และจำนวนเงินสุทธิที่พนักงานจะได้รับ
6. ส่วนท้าย (Footer) อาจมีข้อความเพิ่มเติม เช่น หมายเหตุ ข้อมูลติดต่อ HR หรือคำชี้แจงเกี่ยวกับสลิปเงินเดือน
   

​

การจัดทำและการขอสลิปเงินเดือน

กระบวนการจัดทำสลิปเงินเดือนของนายจ้างมีขั้นตอนดังนี้

1. รวบรวมข้อมูล HR หรือฝ่ายบัญชีรวบรวมข้อมูลสำหรับคำนวณเงินเดือน เช่น ข้อมูลการลงเวลาทำงาน การขาด ลา มาสาย ข้อมูล OT และข้อมูลรายได้พิเศษหรือเงินหักอื่นๆ
2. คำนวณเงินเดือน คำนวณเงินเดือนกับค่าตอบแทนตามกฎระเบียบบริษัทและกฎหมายแรงงาน รวมถึงภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินสมทบประกันสังคม และเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
3. จัดทำสลิปเงินเดือน หลังคำนวณเงินเดือนเรียบร้อย จัดทำสลิปเงินเดือนสำหรับพนักงานแต่ละคน โดยใช้ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS) หรือโปรแกรมบัญชีเงินเดือน
4. ตรวจสอบความถูกต้อง ก่อนส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงาน ต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและการคำนวณเพื่อป้องกันความผิดพลาด
5. จัดส่งสลิปเงินเดือน เมื่อตรวจสอบแล้ว จัดส่งให้พนักงานตามช่องทางที่กำหนด เช่น แจกจ่ายเอกสารโดยตรง ส่งทางอีเมล หรืออัปโหลดเข้าระบบออนไลน์

วิธีการขอสลิปเงินเดือนของพนักงานแตกต่างกันตามนโยบายองค์กร แต่โดยทั่วไปทำได้ดังนี้

1. ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) พนักงานติดต่อ HR โดยตรง อาจต้องกรอกแบบฟอร์มหรือส่งอีเมลแจ้งความประสงค์ พร้อมระบุรอบการจ่ายเงินเดือนที่ต้องการ
2. ใช้ระบบออนไลน์ของบริษัท หลายองค์กรมีระบบ HRMS หรือแพลตฟอร์มออนไลน์ให้พนักงานเข้าถึงและดาวน์โหลด payslip ย้อนหลังได้เอง ด้วยชื่อผู้ใช้กับรหัสผ่าน
3. ใช้แอปพลิเคชันของบริษัท บางองค์กรมีแอปพลิเคชันสำหรับพนักงานโดยเฉพาะ ให้เข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลรวมถึงสลิปเงินเดือน
4. ติดต่อฝ่ายบัญชี ถ้าติดต่อ HR ไม่ได้ พนักงานติดต่อฝ่ายบัญชีโดยตรงเพื่อขอใบเสร็จจ่ายเงินเดือน

ข้อควรระวังในการขอและรับสลิปเงินเดือน

• ระยะเวลาดำเนินการ การขอสลิปเงินเดือนต้องใช้เวลา โดยเฉพาะในองค์กรใหญ่ ควรขอล่วงหน้าเพื่อให้มีเวลาเพียงพอสำหรับจัดเตรียมเอกสาร
• ความเป็นส่วนตัว สลิปเงินเดือนมีข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลทางการเงิน ระวังการจัดเก็บและการแชร์ข้อมูล
• ความถูกต้อง ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทุกครั้งที่ได้รับ หากพบข้อผิดพลาด แจ้ง HR หรือฝ่ายบัญชีทันทีเพื่อแก้ไข

แบบฟอร์มและตัวอย่างของสลิปเงินเดือน

การจัดทำสลิปเงินเดือน ให้เหมาะสมและครบถ้วนตามกฎหมายเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับทุกองค์กร มีแหล่งดาวน์โหลดแบบฟอร์มและตัวอย่างให้นำไปปรับใช้ได้ค่ะ

แหล่งดาวน์โหลดแบบฟอร์มสลิปเงินเดือน

• เว็บไซต์ให้บริการดาวน์โหลดแบบฟอร์มฟรี เว็บไซต์หลายแห่งให้ดาวน์โหลดแบบฟอร์มสลิปเงินเดือนในรูปแบบ Excel, Word หรือ PDF ฟรี ซึ่งนำไปปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการได้
• โปรแกรมบัญชีและการจัดการทรัพยากรบุคคล โปรแกรมเหล่านี้มีแบบฟอร์ม payslip พร้อมใช้งาน และปรับแต่งได้ตามต้องการ
• กรมสรรพากร เว็บไซต์กรมสรรพากรมีตัวอย่างแบบฟอร์มเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนและการหักภาษี ณ ที่จ่าย นำมาปรับใช้ในการจัดทำใบเสร็จจ่ายเงินเดือนได้
• สมาคมวิชาชีพ สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย หรือสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย มีแบบฟอร์มหรือตัวอย่างมาตรฐานให้สมาชิกหรือบุคคลทั่วไปดาวน์โหลด

ตัวอย่างสลิปเงินเดือนมีหลายรูปแบบตามลักษณะองค์กรและการใช้งาน

• สลิปเงินเดือนแบบมาตรฐาน แสดงข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับเงินเดือน รายการหัก และเงินได้สุทธิ
• สลิปเงินเดือนแบบละเอียด แสดงรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น การคำนวณภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และข้อมูลสะสมตั้งแต่ต้นปี
• สลิปเงินเดือนสำหรับพนักงานรายวัน แสดงข้อมูลการทำงานเป็นรายวัน จำนวนชั่วโมงทำงาน และค่าแรงต่อชั่วโมง
• สลิปเงินเดือนสำหรับพนักงานที่ได้รับค่าคอมมิชชั่น แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับเป้าหมายการขาย ยอดขายที่ทำได้ และการคำนวณค่าคอมมิชชั่น
• สลิปเงินเดือนที่มีการลงนามรับรอง มีช่องให้ผู้มีอำนาจลงนามรับรอง เพิ่มความน่าเชื่อถือของเอกสาร

องค์กรควรเลือกแบบฟอร์มกับรูปแบบ payslip ที่เหมาะกับลักษณะการดำเนินงานและโครงสร้างองค์กร โดยคำนึงถึงความครบถ้วนของข้อมูลตามกฎหมายและความสะดวกในการใช้งาน

สรุป

สลิปเงินเดือน คือเอกสารที่สร้างความชัดเจนในการจ่ายเงินเดือนและค่าตอบแทนพนักงาน เป็นหลักฐานที่พนักงานนำไปใช้ประโยชน์ได้หลายด้าน เช่น การยื่นเอกสารสมัครงาน หรือขอสินเชื่อ การวางแผนการเงินส่วนบุคคล และการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

องค์ประกอบหลักของ payslip ได้แก่ ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลนายจ้าง รอบการจ่ายเงินเดือน รายการรายรับ รายการหัก และยอดเงินได้สุทธิ สลิปเงินเดือนมีรูปแบบกระดาษและรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Slip) ซึ่งแต่ละแบบมีข้อดีข้อเสียต่างกัน

การจัดทำใบเสร็จจ่ายเงินเดือนเป็นหน้าที่ของนายจ้างหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น HR หรือฝ่ายบัญชี พนักงานสามารถขอสลิปเงินเดือนได้หลายช่องทาง ได้แก่ ติดต่อ HR โดยตรง หรือผ่านระบบออนไลน์ของบริษัทค่ะ