ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล คืออะไร ? อธิบายความแตกต่างและวิธีใช้

JobFinFin สรุปให้ (Key Takeaway)

• ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เอกสารทางการเงินจากผู้ขายถึงผู้ซื้อ แสดงรายละเอียดสินค้าหรือบริการ ยอดเงิน และกำหนดชำระเงิน มีผลทางกฎหมาย ใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีและการคำนวณภาษี
• ใบวางบิล (Billing Note) เอกสารแจ้งเตือนการชำระเงินที่รวบรวมใบแจ้งหนี้หลายฉบับเข้าด้วยกัน กลายเป็นธรรมเนียมปฏิบัติทางการค้า ไม่มีผลทางกฎหมาย
• ในการซื้อขายแบบเครดิต ใบวางบิลจะถูกส่งเพื่อแจ้งลูกค้าว่าถึงกำหนดชำระเงินแล้ว
• ธุรกิจต้องเข้าใจและใช้เอกสารทั้งสองอย่างถูกต้อง เพื่อการบริหารบัญชีกับกระแสเงินสดที่มีประสิทธิภาพ

ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล เอกสารสำคัญในกระบวนการเรียกเก็บเงิน แต่หลายคนยังเข้าใจผิดหรือสับสนเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างเอกสารทั้งสอง บทความนี้ JobFinFin จะช่วยอธิบายความหมาย หน้าที่ ความต่าง รวมทั้งวิธีการใช้งานอย่างละเอียด เพื่อให้ธุรกิจของคุณจัดการเอกสารทางการเงินได้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพค่ะ

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คืออะไร ?

ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice คือ เอกสารทางการเงินที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการออกให้แก่ลูกค้าหรือผู้ซื้อ โดยแสดงรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบ พร้อมระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระกับกำหนดเวลาในการชำระเงิน และยังเป็นเอกสารทางกฎหมายที่ใช้เป็นหลักฐานในการซื้อขายส่งผลต่อการบัญชีกับภาษี ทางธุรกิจจะใช้เพื่อบันทึกบัญชีรายได้และเป็นหลักฐานในการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

ในประเทศไทย ใบแจ้งหนี้อาจเรียกได้หลายชื่อตามวัตถุประสงค์การใช้งาน เช่น ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ในกรณีที่มีการชำระเงินพร้อมกับการออกเอกสาร

หน้าที่และลักษณะของใบแจ้งหนี้

1. เอกสารเรียกเก็บเงิน แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าต้องชำระเงินเป็นจำนวนเท่าใด สำหรับสินค้าหรือบริการใด
2. หลักฐานทางกฎหมาย ใช้เป็นหลักฐานในการซื้อขายที่มีผลทางกฎหมาย
3. ใช้ในการบันทึกบัญชี ทั้งฝ่ายผู้ขายและผู้ซื้อใช้ใบแจ้งหนี้ในการบันทึกรายการทางบัญชี
4. เอกสารอ้างอิงทางภาษี ใช้เป็นหลักฐานในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีเงินได้
5. แสดงรายละเอียดสมบูรณ์ ระบุรายละเอียดสินค้า/บริการ จำนวน ราคาต่อหน่วย ส่วนลด ภาษี และยอดรวม

ใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์จะมีการระบุข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายและผู้ซื้อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่ออกเอกสาร เลขที่เอกสาร รายละเอียดสินค้าหรือบริการ ราคา และเงื่อนไขการชำระเงิน

ใบวางบิล (Billing Note) คืออะไร ?

​ใบวางบิล คือ เอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการออกให้แก่ลูกค้าเพื่อแจ้งการเรียกเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้ที่ถึงกำหนดชำระ โดยส่วนใหญ่ใช้ในระบบการซื้อขายแบบเครดิต (Credit) สามารถรวบรวมใบแจ้งหนี้หลายฉบับที่ถึงกำหนดชำระในคราวเดียวกัน เพื่อความสะดวกในการติดตามและเรียกเก็บเงิน

ในทางปฏิบัติ ใบวางบิลเป็นเอกสารที่มีลักษณะคล้ายใบสรุปหรือใบแจ้งเตือนการชำระเงิน ธรรมเนียมปฏิบัติทางการค้าในประเทศไทย โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีระบบการจัดซื้อจัดจ้างที่ซับซ้อน

หน้าที่และลักษณะของใบวางบิล

ใบวางบิลมีหน้าที่และลักษณะสำคัญ ดังนี้

1. เอกสารแจ้งเตือนการชำระเงิน แจ้งให้ลูกค้าทราบว่ามีใบแจ้งหนี้ใดบ้างที่ถึงกำหนดชำระ
2. สามารถรวมใบแจ้งหนี้หลายฉบับในใบวางบิลเดียว
3. เอกสารติดตามการชำระเงิน ช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถติดตามสถานะการชำระเงินได้ง่ายขึ้น
4. ไม่มีผลทางกฎหมาย เป็นแค่เอกสารแจ้งเตือน
5. เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเรียกเก็บเงิน ใช้ในขั้นตอนการเรียกเก็บเงินตามกระบวนการทางธุรกิจ

ใบวางบิลจะแสดงรายการใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ต้องชำระ พร้อมระบุเลขที่ วันที่ออก จำนวนเงิน และกำหนดชำระเงิน

เปรียบเทียบระหว่าง ใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลมีความแตกต่างกันหลายประการ ทั้งในด้านวัตถุประสงค์ ผลทางกฎหมาย และการใช้งาน ได้แก่

ลำดับการออกเอกสาร ใบวางบิล และ ใบแจ้งหนี้

ในการดำเนินธุรกิจ ลำดับการออกเอกสารมีความสำคัญต่อกระบวนการทางบัญชีและการบริหารกระแสเงินสดด้วยวงจร PDCA ขั้นตอนพื้นฐานมีดังนี้

1. การสั่งซื้อสินค้า/บริการ ลูกค้าออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
2. การส่งมอบสินค้า/บริการ ผู้ขายส่งมอบสินค้าพร้อมใบส่งของ (Delivery Order)
3. ผู้ขายออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) ทันทีหลังส่งมอบสินค้า/บริการ
4. การวางบิล ผู้ขายออกใบวางบิล (Billing Note) เวลาใกล้ถึงกำหนดชำระเงิน
5. การชำระเงิน ลูกค้าชำระเงินตามใบวางบิล
6. การออกใบเสร็จรับเงิน ผู้ขายออกใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เวลาได้รับชำระเงิน

ในบางกรณี ลำดับการออกเอกสารขึ้นกับข้อตกลงทางการค้าและนโยบายขององค์กร เช่น

• ในกรณีการซื้อขายเงินสด จะไม่มีการออกใบวางบิล และออกใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงินฉบับเดียวกัน
• ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีการสั่งซื้อหลายรายการ อาจออกใบวางบิลรวมหลายใบแจ้งหนี้เข้าด้วยกัน
• บางธุรกิจอาจออกใบวางบิลก่อนออกใบแจ้งหนี้ในระบบขายเชื่อ เพื่อแจ้งลูกค้าให้เตรียมการชำระเงิน

รายละเอียดและรูปแบบของ ใบแจ้งหนี้ ที่ถูกต้อง

ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตามกฎหมาย ต้องมีรายละเอียดสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนด โดยเฉพาะถ้าเป็นใบกำกับภาษี (Tax Invoice) มีส่วนประกอบหลายส่วน ได้แก่

1. ข้อมูลผู้ขาย/ผู้ให้บริการ

• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
• สถานประกอบการ (กรณีมีหลายสาขา)
• เลขทะเบียนการค้า (ถ้ามี)

2. ข้อมูลผู้ซื้อ/ผู้รับบริการ

• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
• สถานประกอบการ (กรณีมีหลายสาขา)

3. ข้อมูลเอกสาร

• คำว่า "ใบแจ้งหนี้" หรือ "ใบกำกับภาษี"
• เลขที่เอกสาร (เรียงลำดับต่อเนื่อง)
• วันที่ออกเอกสาร
• เงื่อนไขการชำระเงิน (เครดิตกี่วัน)
• กำหนดวันชำระเงิน

4. รายละเอียดสินค้า/บริการ

• รายการสินค้าหรือบริการอย่างละเอียด
• จำนวนหรือปริมาณสินค้า/บริการ
• ราคาต่อหน่วย
• ส่วนลด (ถ้ามี)
• มูลค่าสินค้า/บริการก่อนภาษี

5. ข้อมูลภาษีและการชำระเงิน

• จำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่ม (แยกให้เห็นชัดเจน)
• จำนวนเงินรวมทั้งหมด (ตัวเลขและตัวอักษร)
• ช่องลายมือชื่อผู้รับเอกสาร/ผู้มีอำนาจ
• วันที่รับเอกสาร

ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตามกฎหมายต้องเป็นไปตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด เช่น

1. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป (สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2. ใบกำกับภาษีแบบย่อ (สำหรับการขายสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้าทั่วไป)
3. ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) สำหรับการออกใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ประเภทของ ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลมีหลายประเภทที่ใช้ในสถานการณ์ต่าง ๆ ดังนี้

ประเภทของใบแจ้งหนี้

1. ใบแจ้งหนี้ทั่วไป (Commercial Invoice) ใช้ในการซื้อขายทั่วไประหว่างธุรกิจ
2. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ใบแจ้งหนี้ที่มีรายละเอียดตามที่กรมสรรพากรกำหนด สำหรับการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม
3. ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน (Invoice/Receipt) เอกสารที่รวมใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินไว้ในฉบับเดียวกัน
4. ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (Proforma Invoice) เอกสารแจ้งราคาและรายละเอียดสินค้าก่อนการส่งมอบจริง
5. ใบแจ้งหนี้การส่งออก (Export Invoice) ใช้ในการส่งออกสินค้าไปต่างประเทศ
6. ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-Invoice) ใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ประเภทของใบวางบิล

1. ใบวางบิลรายครั้ง ออกสำหรับการเรียกเก็บเงินในแต่ละครั้ง
2. ใบวางบิลรายเดือน ออกเพื่อรวบรวมใบแจ้งหนี้ทั้งหมดในรอบเดือน
3. ใบวางบิลรายลูกค้า ออกแยกตามลูกค้าแต่ละราย
4. ใบวางบิลอิเล็กทรอนิกส์ (e-Billing) ใบวางบิลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

แต่ละประเภทของเอกสารมีวัตถุประสงค์กับการใช้งานที่แตกต่างกัน ธุรกิจควรเลือกใช้ให้เหมาะกับลักษณะการดำเนินงานและข้อกำหนดทางกฎหมาย

ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล ในภาษาอังกฤษ

​สำหรับธุรกิจที่ต้องทำงานกับลูกค้าหรือคู่ค้าต่างประเทศ การเข้าใจศัพท์กับรูปแบบของใบแจ้งหนี้และใบวางบิลในภาษาอังกฤษมีความสำคัญมากค่ะ

ในภาษาอังกฤษ

• ใบแจ้งหนี้ = Invoice
• ใบวางบิล = Billing Note หรือ Statement of Account

คำศัพท์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

• ใบกำกับภาษี = Tax Invoice
• ใบเสร็จรับเงิน = Receipt
• ใบสั่งซื้อ = Purchase Order (PO)
• ใบส่งของ = Delivery Order (DO) หรือ Packing List

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ภาษาอังกฤษ

ใบแจ้งหนี้ภาษาอังกฤษมีองค์ประกอบหลัก ดังนี้

1. Header (ส่วนหัว)

• Company Name, Logo, and Address (ชื่อบริษัท โลโก้ และที่อยู่)
• The word "INVOICE" (คำว่า "ใบแจ้งหนี้")
• Invoice Number (เลขที่ใบแจ้งหนี้)
• Issue Date (วันที่ออกใบแจ้งหนี้)
• Due Date (วันครบกำหนดชำระเงิน)

2. Customer Information (ข้อมูลลูกค้า)

• Customer Name and Address (ชื่อและที่อยู่ลูกค้า)
• Customer ID or Account Number (รหัสลูกค้าหรือเลขที่บัญชี)
• Purchase Order Number (เลขที่ใบสั่งซื้อ)

3. Invoice Details (รายละเอียดใบแจ้งหนี้)

• Description of goods/services (รายละเอียดสินค้า/บริการ)
• Quantity (จำนวน)
• Unit Price (ราคาต่อหน่วย)
• Amount (จำนวนเงิน)
• VAT/Tax (ภาษีมูลค่าเพิ่ม)ฃ
• Discount (ส่วนลด)
• Total Amount (จำนวนเงินรวม)

4. Payment Information (ข้อมูลการชำระเงิน)

• Payment Terms (เงื่อนไขการชำระเงิน)
• Bank Account Details (รายละเอียดบัญชีธนาคาร)
• Accepted Payment Methods (วิธีการชำระเงินที่ยอมรับ)

5. Footer (ส่วนท้าย)

• Notes or Terms and Conditions (หมายเหตุหรือข้อกำหนดและเงื่อนไข)
• Signature (ลายเซ็น)
• Contact Information (ข้อมูลติดต่อ)

ตัวอย่างใบวางบิลภาษาอังกฤษ

ใบวางบิลภาษาอังกฤษมีองค์ประกอบหลัก ดังนี้

1. Header (ส่วนหัว)

• Company Name, Logo, and Address (ชื่อบริษัท โลโก้ และที่อยู่)
• The words "BILLING NOTE" or "STATEMENT OF ACCOUNT" (คำว่า "ใบวางบิล" หรือ "รายการบัญชี")
• Billing Note Number (เลขที่ใบวางบิล)
• Issue Date (วันที่ออกใบวางบิล)

2. Customer Information (ข้อมูลลูกค้า)

• Customer Name and Address (ชื่อและที่อยู่ลูกค้า)
• Customer ID or Account Number (รหัสลูกค้าหรือเลขที่บัญชี)

3. Billing Details (รายละเอียดการวางบิล)

• List of Invoices (รายการใบแจ้งหนี้)
• Invoice Number (เลขที่ใบแจ้งหนี้)
• Invoice Date (วันที่ออกใบแจ้งหนี้)
• Due Date (วันครบกำหนดชำระเงิน)
• Amount Due (จำนวนเงินที่ต้องชำระ)
• Total Amount Due (จำนวนเงินรวมที่ต้องชำระ)

4. Payment Information (ข้อมูลการชำระเงิน)

• Payment Terms (เงื่อนไขการชำระเงิน)
• Bank Account Details (รายละเอียดบัญชีธนาคาร)
• Payment Due Date (วันครบกำหนดชำระเงิน)

5. Footer (ส่วนท้าย)

• Notes or Instructions (หมายเหตุหรือคำแนะนำ)
• Contact Person (ผู้ติดต่อ)
• Signature (ลายเซ็น)

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับ ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล

ในกระบวนการทางธุรกิจ มีเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้และใบวางบิล จะถูกใช้ในขั้นตอนต่าง ๆ ของการซื้อขายสินค้าหรือบริการ ได้แก่

1. ใบเสนอราคา (Quotation) เอกสารที่ผู้ขายส่งให้ลูกค้าเพื่อเสนอราคาสินค้าหรือบริการ ก่อนที่จะมีการตกลงซื้อขาย
2. ใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) เอกสารที่ผู้ซื้อออกให้ผู้ขายเพื่อแจ้งความต้องการในการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ
3. ใบรับคำสั่งซื้อ (Sales Order หรือ SO) เอกสารที่ผู้ขายออกเพื่อยืนยันการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า
4. ใบส่งของ (Delivery Order หรือ DO) เอกสารที่ใช้ในการส่งมอบสินค้าจากผู้ขายให้แก่ผู้ซื้อ
5. ใบรับของ (Goods Received Note หรือ GRN) เอกสารที่ผู้ซื้อออกเพื่อยืนยันการรับสินค้าจากผู้ขาย
6. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เอกสารที่ผู้ขายออกให้เวลาได้รับชำระเงินจากผู้ซื้อ หรือสลิปเงินเดือนในบางกรณีสำหรับพนักงาน
7. ใบลดหนี้ (Credit Note) เอกสารที่ผู้ขายออกให้เวลามีการลดหนี้ให้แก่ลูกค้า เช่น กรณีสินค้าชำรุดหรือคืนสินค้า
8. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) เอกสารที่ผู้ขายออกเวลามีการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมจากลูกค้า
9. ใบปิดงาน (Job Completion Certificate) เอกสารที่ใช้ยืนยันการส่งมอบงานเสร็จสิ้น ส่วนใหญ่ใช้ในธุรกิจบริการหรือรับเหมา
10. ใบแจ้งยอดหนี้ (Statement of Account) เอกสารสรุปยอดหนี้คงค้างทั้งหมดของลูกค้า ออกเป็นรายเดือน

การเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างเอกสารเหล่านี้ ช่วยให้ธุรกิจสามารถบริหารจัดการกระบวนการซื้อขายและการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุป

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิล คือเอกสารสำคัญในการดำเนินธุรกิจ โดยมีความแตกต่างและบทบาทที่ชัดเจน ดังนี้

• ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เอกสารทางกฎหมายที่แจ้งรายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน และกำหนดการชำระเงิน มีผลทางบัญชีและภาษี ต้องมีรายละเอียดสมบูรณ์ตามที่กฎหมายกำหนด
• ใบวางบิล (Billing Note) เอกสารแจ้งเตือนการชำระเงินที่รวบรวมใบแจ้งหนี้หลายฉบับ ไม่มีผลทางกฎหมาย แต่ช่วยอำนวยความสะดวกในการติดตามและเรียกเก็บเงิน

การออกเอกสารทั้งสองประเภทนี้ให้ถูกต้องและสมบูรณ์มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารกระแสเงินสด การบันทึกบัญชี กับการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและภาษี ธุรกิจควรมีระบบการจัดการเอกสารที่เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้อง

การเข้าใจความแตกต่างกับความสัมพันธ์ระหว่างใบแจ้งหนี้และใบวางบิล รวมถึงเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง จะช่วยให้ธุรกิจสามารถบริหารจัดการการเงินกับการบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจค่ะ