PDCA คืออะไร ? วงจรที่ช่วยแก้ปัญหาการทำงาน มีขั้นตอนแบบไหน ?

JobFinFin สรุปให้ (Key Takeaway)

• PDCA คือ วงจรการบริหารงานคุณภาพประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ได้แก่ Plan (วางแผน), Do (ปฏิบัติ), Check (ตรวจสอบ) และ Act (ปรับปรุง)
• พัฒนาโดย Dr. W. Edwards Deming จึงเรียกอีกชื่อว่า "วงจรเดมมิ่ง" (Deming Cycle)
• PDCA เป็นเครื่องมือช่วยแก้ปัญหาและพัฒนาคุณภาพงานอย่างต่อเนื่อง
• ประยุกต์ใช้ได้ทั้งในองค์กรและชีวิตประจำวัน
• วงจร PDCA ช่วยให้เกิดกระบวนการพัฒนาแบบต่อเนื่องและยั่งยืน

การแข่งขันทางธุรกิจที่เข้มข้นทำให้องค์กรต้องมีเครื่องมือช่วยแก้ไขปัญหาและพัฒนางานอย่างเป็นระบบ "PDCA" เป็นเครื่องมือที่ได้รับความเชื่อถือในวงกว้าง เพราะเรียบง่ายแต่ทรงพลัง บทความนี้จะอธิบายว่า PDCA คืออะไร มีที่มาอย่างไร พร้อมแนวทางนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานและชีวิตประจำวันค่ะ

ความหมายและที่มาของ PDCA (Deming Cycle)

PDCA หรือ "วงจรเดมมิ่ง" (Deming Cycle) คือ แนวคิดสำหรับควบคุมคุณภาพและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ชื่อ PDCA มาจากอักษรย่อของกระบวนการทั้ง 4 ขั้นตอน ได้แก่ Plan (วางแผน), Do (ปฏิบัติ), Check (ตรวจสอบ) และ Act (ปรับปรุง)

วงจร PDCA พัฒนาโดย ดร. วอลเตอร์ ชิวฮาร์ท (Walter Shewhart) นักสถิติชาวอเมริกัน ในช่วงทศวรรษ 1920 เดิมเรียกว่า "Shewhart Cycle" ต่อมาได้รับการเผยแพร่และพัฒนาโดย ดร. วิลเลียม เอ็ดเวิร์ด เดมมิ่ง (W. Edwards Deming) ในช่วงหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 จนกลายเป็นที่รู้จักในชื่อ "Deming Cycle"

ดร.เดมมิ่งนำแนวคิดนี้ไปเผยแพร่ในประเทศญี่ปุ่นช่วงปี ค.ศ. 1950 ขณะที่ญี่ปุ่นกำลังฟื้นฟูประเทศหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 แนวคิด PDCA ได้รับการตอบรับอย่างล้นหลาม กลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบการบริหารคุณภาพในอุตสาหกรรมญี่ปุ่น ส่งผลให้สินค้าญี่ปุ่นมีคุณภาพสูงและแพร่หลายไปทั่วโลก

องค์ประกอบและขั้นตอนของวงจร PDCA

วงจร PDCA ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนหลักที่เชื่อมโยงกันเป็นวงจร เมื่อจบวงจรหนึ่งจะเริ่มต้นวงจรใหม่ ทำให้เกิดการพัฒนาแบบไม่มีจุดจบ แต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดดังนี้

1. P - Plan การวางแผน

การวางแผน ขั้นตอนแรกของวงจร PDCA เนื่องจากกำหนดทิศทางและเป้าหมายในการดำเนินงาน

ขั้นตอนนี้ต้องกำหนดเป้าหมายอย่างชัดเจน ควรเป็นเป้าหมายแบบ SMART ได้แก่ Specific (เฉพาะเจาะจง), Measurable (วัดผลได้), Achievable (เป็นไปได้), Relevant (สอดคล้องกับวัตถุประสงค์) และ Time-bound (มีกรอบเวลา) รวมถึงวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน ระบุปัญหาหรือโอกาสพัฒนา และวางแผนกระบวนการทำงาน

กิจกรรมในขั้นตอนการวางแผน

• กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย
• วิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันด้วย SWOT​
• กำหนดวิธีการแก้ไขปัญหา
• จัดทำแผนปฏิบัติการ ระบุผู้รับผิดชอบ ระยะเวลา และทรัพยากร
• กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ (KPI)​

2. D - Do การลงมือปฏิบัติ

หลังวางแผนเสร็จ ในขั้นตอนนี้ ผู้เกี่ยวข้องทุกคนดำเนินการตามแผนที่กำหนดไว้ ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมควรสนับสนุนให้ทีมงานปฏิบัติงานได้ราบรื่น สิ่งจำเป็นในขั้นตอนนี้คือการสื่อสารแผนงานให้ทุกคนเข้าใจการจัดทำโปรแกรมฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้ทีมงานมีความรู้ ทักษะ และการจัดเก็บข้อมูลระหว่างปฏิบัติงาน

กิจกรรมในขั้นตอนการลงมือปฏิบัติ

• สื่อสารแผนงานให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจ
• จัดเตรียมทรัพยากรสำหรับการดำเนินงาน
• ฝึกอบรมและพัฒนาทักษะทีมงาน
• ดำเนินการตามแผนอย่างเป็นขั้นตอน
• บันทึกข้อมูลและปัญหาระหว่างการดำเนินงาน

3. C - Check การตรวจสอบ

หลังลงมือปฏิบัติตามแผน ต่อไปคือการตรวจสอบผลการดำเนินงานว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่ ขั้นตอนนี้จะรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อประเมินผลการดำเนินงานเทียบกับเป้าหมายและตัวชี้วัด การตรวจสอบควรทำสม่ำเสมอระหว่างดำเนินงาน ไม่ใช่รอจนจบโครงการ

การตรวจสอบทำได้หลายวิธี เช่น ตรวจสอบจากรายงาน สังเกตการณ์ สัมภาษณ์ หรือประชุมติดตามความคืบหน้าและบันทึก minute of meeting เพื่อวิเคราะห์ความสำเร็จ ปัญหา และอุปสรรค

กิจกรรมในขั้นตอนการตรวจสอบ

• รวบรวมข้อมูลผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัด
• เปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมาย
• วิเคราะห์สาเหตุของความแตกต่างระหว่างผลงานกับเป้าหมาย
• จัดทำรายงานสรุปผลการดำเนินงาน
• ระบุปัญหาและอุปสรรคที่พบ

4. A - Act การปรับปรุงแก้ไข

ขั้นตอนสุดท้ายของวงจร PDCA คือการนำผลการตรวจสอบมาปรับปรุงการทำงาน

ขั้นตอนนี้ หากผลการดำเนินงานเป็นไปตามเป้าหมาย จะมีการจัดทำมาตรฐานเพื่อรักษาคุณภาพงาน แต่หากผลงานไม่เป็นไปตามเป้าหมาย จะวิเคราะห์สาเหตุและกำหนดแนวทางแก้ไข

การปรับปรุงไม่ได้หมายถึงการแก้ไขปัญหาเท่านั้น แต่รวมถึงการค้นหาโอกาสพัฒนาให้ดีขึ้น การตั้งเป้าหมายท้าทายมากขึ้น หรือการขยายผลไปยังส่วนอื่น ๆ

กิจกรรมในขั้นตอนการปรับปรุงแก้ไข

• กำหนดแนวทางแก้ไขปัญหาที่พบ
• ปรับปรุงแผนงานให้มีประสิทธิภาพ
• จัดทำมาตรฐานการทำงานเพื่อป้องกันปัญหาซ้ำ
• เผยแพร่แนวทางการปฏิบัติที่ดี (Best Practice)
• นำบทเรียนไปประยุกต์ใช้ในการวางแผนรอบต่อไป

เมื่อปรับปรุงแก้ไขเสร็จ จะเริ่มต้นวงจร PDCA ใหม่ โดยนำความรู้และประสบการณ์จากวงจรก่อนหน้ามาวางแผนให้ดีขึ้น

ประโยชน์ของการนำหลักการ PDCA ไปใช้งาน

​

การนำ PDCA ไปใช้ในการบริหารจัดการทั้งระดับองค์กรและบุคคล ช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพและคุณภาพการทำงาน

ประโยชน์ของการนำหลักการ PDCA ไปใช้งาน มีดังนี้

1. ช่วยให้การแก้ไขปัญหาเป็นระบบ PDCA ทำให้แก้ไขปัญหาเป็นขั้นตอนและมีระบบ แก้ปัญหาได้ตรงประเด็น
2. ส่งเสริมการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง วงจร PDCA ไม่มีจุดจบ ทำให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
3. ทำให้งานมีมาตรฐาน การใช้ PDCA ช่วยสร้างมาตรฐานการทำงาน ทำให้ผลงานมีคุณภาพสม่ำเสมอ
4. ส่งเสริมการมีส่วนร่วม PDCA กระตุ้นให้เกิดการทำงานเป็นทีม และการมีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหาและพัฒนางาน สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและผูกพันกับองค์กร
5. ลดการสูญเสีย วงจร PDCA ช่วยค้นพบและแก้ไขปัญหาได้รวดเร็ว ลดการสูญเสียที่อาจเกิดขึ้น
6. ก่อให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนาบุคลากร PDCA ช่วยให้บุคลากรเรียนรู้จากประสบการณ์และข้อผิดพลาด พัฒนาความรู้และทักษะ soft skill​
7. เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน การปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง ช่วยเพิ่มความสามารถแข่งขันขององค์กร ทำให้องค์กรอยู่รอดและเติบโตได้ในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ PDCA Model

วงจร PDCA ประยุกต์ใช้ได้หลากหลายบริบท ทั้งในองค์กรและชีวิตประจำวัน ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างการประยุกต์ใช้ PDCA ในสถานการณ์ต่าง ๆ ค่ะ

1. การใช้ PDCA ในการทำงานและในองค์กร

   องค์กรหลายแห่งนำหลักการ PDCA ไปประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการทั้งระดับองค์กร แผนก และโครงการ เช่น

   • การปรับปรุงกระบวนการผลิต ใช้ PDCA วิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการผลิตเพื่อลดของเสียและเพิ่มประสิทธิภาพ
   • การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ใช้ PDCA ในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ตั้งแต่วางแผนออกแบบ ทดลองผลิต ทดสอบตลาด และปรับปรุง
   • การปรับปรุงการให้บริการลูกค้า ใช้ PDCA วิเคราะห์ปัญหาและปรับปรุงคุณภาพการให้บริการ เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าด้วยการพูดให้ลูกค้าประทับใจ​
   • การจัดการโครงการ ใช้ PDCA ในการบริหารโครงการตั้งแต่วางแผน ดำเนินการ ติดตามประเมินผล และปรับปรุง

2. การใช้ PDCA ในชีวิตประจำวัน

   PDCA สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวันได้ เช่น

   • การจัดการการเงินส่วนบุคคล ใช้ PDCA วางแผนการเงิน ใช้จ่ายตามแผน ตรวจสอบรายรับรายจ่าย และปรับปรุงแผน
   • การเรียนรู้และพัฒนาตนเอง ใช้ PDCA วางแผนการเรียนรู้ ลงมือเรียน ประเมินความก้าวหน้า และปรับปรุงวิธีการ
   • การดูแลสุขภาพ ใช้ PDCA วางแผนการออกกำลังกายและอาหาร ปฏิบัติตามแผน ติดตามผลลัพธ์ และปรับปรุงแผนการดูแลสุขภาพ
   • การจัดการเวลา ใช้ PDCA วางแผนการใช้เวลา ปฏิบัติตามแผน ตรวจสอบการใช้เวลา และปรับปรุงการจัดสรรเวลา

3. การทำ PDCA ในสถานการณ์จริง

   ตัวอย่างการนำ PDCA ไปใช้ในสถานการณ์จริง

   ตัวอย่างที่ 1 การปรับปรุงยอดขายของร้านค้าออนไลน์

   Plan (วางแผน)

   • วิเคราะห์ยอดขายปัจจุบันและตั้งเป้าหมายเพิ่มยอดขาย 20% ภายใน 3 เดือน
   • วิเคราะห์สาเหตุที่ยอดขายไม่เป็นไปตามเป้า เช่น การโฆษณาไม่ตรงกลุ่มเป้าหมาย
   • วางแผนปรับปรุงการโฆษณาและเว็บไซต์

   Do (ปฏิบัติ)

   • ปรับปรุงการออกแบบเว็บไซต์ให้ใช้งานง่าย
   • ปรับเปลี่ยนกลยุทธ์การโฆษณาให้ตรงกลุ่มเป้าหมาย
   • เพิ่มช่องทางการขายผ่านโซเชียลมีเดีย

   Check (ตรวจสอบ)

   • ติดตามยอดขายและยอดเข้าชมเว็บไซต์ทุกสัปดาห์
   • วิเคราะห์ช่องทางการขายที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
   • สำรวจความพึงพอใจของลูกค้าต่อเว็บไซต์ใหม่

   Act (ปรับปรุง)

   • ขยายการโฆษณาในช่องทางที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
   • ปรับปรุงเว็บไซต์เพิ่มเติมตามข้อเสนอแนะของลูกค้า
   • จัดทำมาตรฐานการออกแบบโฆษณาและเว็บไซต์

   ตัวอย่างที่ 2 การลดน้ำหนักส่วนบุคคล

   Plan (วางแผน)

   • ตั้งเป้าหมายลดน้ำหนัก 5 กิโลกรัมภายใน 2 เดือน
   • วางแผนการออกกำลังกายสัปดาห์ละ 3 วัน และควบคุมอาหาร
   • กำหนดตารางการออกกำลังกายและเมนูอาหาร

   Do (ปฏิบัติ)

   • ออกกำลังกายตามแผน
   • ควบคุมอาหารตามเมนูที่กำหนด
   • จดบันทึกน้ำหนักและการออกกำลังกายทุกวัน

   Check (ตรวจสอบ)

   • ชั่งน้ำหนักทุกสัปดาห์เพื่อติดตามความก้าวหน้า
   • ตรวจสอบว่าปฏิบัติตามแผนได้หรือไม่
   • วิเคราะห์อุปสรรคที่ทำให้ไม่สามารถปฏิบัติตามแผน

   Act (ปรับปรุง)

   • ปรับเปลี่ยนแผนการออกกำลังกายให้เข้ากับตารางเวลาและ work life balance​
   • ปรับเปลี่ยนเมนูอาหารให้หลากหลายและรับประทานได้ง่าย
   • เพิ่มกิจกรรมการเคลื่อนไหวในชีวิตประจำวัน เช่น เดินหรือปั่นจักรยานแทนการใช้รถ

หลักการบริหาร PDCA เพื่อการพัฒนาที่ไม่สิ้นสุด

การนำ PDCA มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงการทำตามขั้นตอนเพียงครั้งเดียว แต่เป็นการทำซ้ำอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เกิดการพัฒนาที่ไม่มีจุดจบ

หลักการบริหาร PDCA เพื่อการพัฒนาที่ไม่สิ้นสุด มีดังนี้

1. การสร้างวัฒนธรรมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง สร้างวัฒนธรรมที่ส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ให้ทุกคนในองค์กรเห็นคุณค่าของวงจร PDCA
2. การใช้ PDCA ในทุกระดับ นำ PDCA มาใช้ในทุกระดับขององค์กร ตั้งแต่ระดับองค์กร แผนก ทีม และบุคคล
3. การบูรณาการ PDCA กับเครื่องมือคุณภาพอื่น นำ PDCA มาใช้ร่วมกับเครื่องมือคุณภาพอื่น เช่น Six Sigma, Lean, TQM เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปรับปรุง
4. การใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ การตัดสินใจในทุกขั้นตอนของ PDCA ควรอิงข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ ไม่ใช่ความรู้สึกหรือสัญชาตญาณ
5. การมุ่งเน้นที่การปรับปรุงเชิงระบบ การแก้ไขปัญหาควรมุ่งเน้นที่การปรับปรุงระบบหรือกระบวนการ ไม่ใช่การแก้ไขที่ปลายเหตุ
6. การตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย การตั้งเป้าหมายท้าทายจะกระตุ้นให้เกิดการคิดค้นนวัตกรรมและวิธีการใหม่ ๆ ด้วย Growth Mindset​
7. การติดตามและวัดผลอย่างต่อเนื่อง การติดตามและวัดผลอย่างต่อเนื่องช่วยให้ทราบความคืบหน้าและรับ feedback ได้ทันเวลา

การนำ PDCA ไปปรับใช้ในบริบทต่าง ๆ ทำได้หลากหลายรูปแบบ ตัวอย่างเช่น

• องค์กรการศึกษา ใช้ PDCA พัฒนาหลักสูตร การเรียนการสอน และการประกันคุณภาพการศึกษา
• องค์กรสุขภาพ ใช้ PDCA ปรับปรุงคุณภาพการรักษา ลดความเสี่ยง และเพิ่มความพึงพอใจของผู้ป่วย
• องค์กรธุรกิจ ใช้ PDCA พัฒนาผลิตภัณฑ์ ปรับปรุงกระบวนการผลิต และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
• องค์กรภาครัฐ ใช้ PDCA ปรับปรุงการให้บริการประชาชน ลดขั้นตอนการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งบฯ

ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดไหนหรือประเภทใด การนำ PDCA มาใช้อย่างเป็นระบบและต่อเนื่องจะช่วยพัฒนาองค์กรได้อย่างไม่มีจุดจบ และปรับตัวให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมค่ะ

สรุป

PDCA หรือวงจรเดมมิ่ง คือ เครื่องมือบริหารจัดการและปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนหลักคือ Plan (วางแผน), Do (ปฏิบัติ), Check (ตรวจสอบ) และ Act (ปรับปรุง) เมื่อทำครบวงจรแล้วจะเริ่มต้นวงจรใหม่ ทำให้เกิดการพัฒนาอย่างไม่มีจุดจบ

วงจร PDCA ช่วยให้แก้ไขปัญหาเป็นระบบ ส่งเสริมการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ทำให้งานมีมาตรฐาน ส่งเสริมการมีส่วนร่วม บทบาทหนึ่งของฝ่าย HR ลดการสูญเสีย ก่อให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนาบุคลากร และเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน

PDCA สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ทั้งในการทำงานและในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงกระบวนการผลิต การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ การปรับปรุงการให้บริการลูกค้า การจัดการโครงการ การจัดการการเงินส่วนบุคคล การเรียนรู้และพัฒนาตนเอง การดูแลสุขภาพ หรือการจัดการเวลา