Organization Chart คืออะไร ? ที่ใช้กันในองค์กรธุรกิจ มีอะไรบ้าง ?

JobFinFin สรุปให้

• Organization Chart หรือ แผนผังองค์กร คือเครื่องมือบริหารที่แสดงโครงสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งต่าง ๆ ในองค์กร
• แผนผังองค์กรมี 4 รูปแบบหลัก ได้แก่ แบบลำดับชั้น แบบเมทริกซ์ แบบแนวราบ และแบบแบ่งตามส่วนงาน
• organizational chart ช่วยให้พนักงานเข้าใจสายการบังคับบัญชา ขอบเขตงาน และช่องทางการสื่อสารภายในองค์กร
• การสร้างแผนผังองค์กรเริ่มจากกำหนดวัตถุประสงค์ ระบุตำแหน่งงาน จัดลำดับชั้น กำหนดความสัมพันธ์ และทบทวนปรับปรุงสม่ำเสมอ
• Organization Chart ที่ทำงานได้ดีควรง่ายต่อการเข้าใจ และสะท้อนโครงสร้างจริงขององค์กร

Organization Chart หรือแผนผังองค์กร คือเครื่องมือพื้นฐานสำหรับผู้บริหารในการวางโครงสร้างองค์กรให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แผนผังนี้แสดงภาพรวมของโครงสร้างการบริหาร สายการบังคับบัญชา และความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กร

บทความนี้ JobFinFin จะอธิบายถึงความหมาย ประโยชน์ รูปแบบ องค์ประกอบสำคัญ ตลอดจนวิธีสร้าง organizational chart ที่ใช้งานได้จริงค่ะ

Organization Chart คืออะไร?

Organization Chart หรือแผนผังองค์กร มีชื่อเรียกในภาษาไทยหลายแบบ เช่น แผนภูมิองค์กร โครงสร้างองค์กร และผังบริหารองค์กร แผนภาพนี้ใช้เป็นเครื่องมือทางการบริหาร เพื่อแสดงโครงสร้างความเชื่อมโยงของตำแหน่งต่าง ๆ ภายในองค์กร

ในมุมมองการจัดการ organizational chart เป็นพิมพ์เขียวที่ชี้ให้เห็นการจัดวางอำนาจหน้าที่ ความรับผิดชอบ สายการรายงานผล การแบ่งงาน และลำดับชั้นการบังคับบัญชาของบุคลากร ที่ทั้งหมดสะท้อนถึงแนวทางการจัดการกับวัฒนธรรมและ โครงสร้างองค์กร นั้น

หน้าที่และประโยชน์ของ Organization Chart ต่อองค์กร

แผนผังองค์กรที่ออกแบบได้ดี จะมีประโยชน์ต่อองค์กรในหลาย ๆ ด้าน เช่น

1. แสดงสายการบังคับบัญชา ช่วยให้พนักงานเข้าใจว่าตัวเองอยู่ภายใต้การบังคับบัญชาของใคร และมีอำนาจตัดสินใจมากน้อยแค่ไหน ทำให้การทำงานราบรื่น ลดความสับสนเรื่องผู้มีอำนาจสั่งการ
2. กำหนดขอบเขตความรับผิดชอบ ช่วยให้พนักงานเข้าใจบทบาทหน้าที่กับ รายละเอียด Job Description ของตนเองและผู้อื่น ทำให้ไม่เกิดการทำงานซ้ำซ้อน
3. ช่วยวางแผนทรัพยากรบุคคล ผู้บริหารสามารถใช้แผนผังองค์กรวางแผนอัตรากำลังคน การพัฒนาบุคลากร และวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพของพนักงานโดยฝ่าย HR​
4. แสดงช่องทางการสื่อสารแบบทางการภายในองค์กร ช่วยให้การส่งต่อข้อมูลและการตัดสินใจทำได้ดี
5. สนับสนุนการประสานงาน ช่วยให้พนักงานเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ทำให้การทำงานเป็นทีมร่วมกันได้ราบรื่น
6. เป็นเครื่องมือวิเคราะห์และปรับปรุงองค์กร ผู้บริหารสามารถใช้แผนผังองค์กรวิเคราะห์ว่าโครงสร้างปัจจุบันทำงานได้ดีแค่ไหน แล้ววางแผนปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับสภาพธุรกิจที่เปลี่ยนไป
7. ช่วยปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ทำให้พนักงาน fresh graduate เข้าใจภาพรวมขององค์กร ตำแหน่งงานตนเอง และความสัมพันธ์กับตำแหน่งอื่น ๆ ได้เร็วขึ้น

รูปแบบของ Organizational Chart ที่ใช้ในบริษัททั่วไป

รูปแบบของ Organization Chart มีความหลากหลายขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจ ขนาดองค์กร และแนวทางการบริหาร สามารถแบ่งได้ 4 ประเภทหลัก ดังนี้

1. โครงสร้างองค์กรแบบลำดับชั้น (Hierarchical Structure)

โครงสร้างแบบลำดับชั้น คือรูปแบบพบบ่อยที่สุด มีลักษณะคล้ายพีระมิดที่มีผู้บริหารระดับสูงอยู่ที่ยอด และแตกแขนงลงมาเป็นระดับชั้นต่าง ๆ ตามลำดับ ลักษณะเด่นของโครงสร้างนี้มีดังนี้

• มีสายการบังคับบัญชาที่ชัดเจน (Clear Chain of Command)
• มีการแบ่งงานตามหน้าที่ (Functional Division)
• มีลำดับชั้นการบริหารหลายระดับ (Multiple Management Levels)
• การตัดสินใจส่วนใหญ่มาจากผู้บริหารระดับสูง (Top-Down Decision Making)

Hierarchical Structure เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อน หรือธุรกิจที่ต้องการการควบคุมดูแลอย่างเข้มงวด เช่น กลุ่มธนาคาร หน่วยงานภาครัฐ และกองทัพ รวมถึงองค์กรที่มีกระบวนการทำงานเป็นมาตรฐานไม่ค่อยเปลี่ยนแปลงค่ะ

2. โครงสร้างองค์กรแบบเมทริกซ์ (Matrix Structure)

โครงสร้างแบบเมทริกซ์ คือการผสมผสานระหว่างโครงสร้างตามหน้าที่ (Functional Structure) และโครงสร้างตาม KPI ของโครงการ (Project Structure) โดยพนักงานจะรายงานต่อผู้บังคับบัญชาสองคน คือ ผู้จัดการตามสายงานหลัก และผู้จัดการโครงการ ลักษณะเด่นของ organization chart มีดังนี้ 

• พนักงานมีผู้บังคับบัญชาสองคน (Dual Reporting)
• ผสมผสานระหว่างการแบ่งตามหน้าที่และตามโครงการ
• มีความยืดหยุ่นในการจัดสรรทรัพยากร
• เน้นการทำงานเป็นทีมและการสื่อสารแนวราบ

Matrix Structure เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการความคล่องตัวและตอบสนองลูกค้าได้รวดเร็ว หรือองค์กรที่มีผลิตภัณฑ์หรือบริการหลากหลาย รวมถึงองค์กรที่ทำงานเป็นโครงการ เช่น บริษัทที่ปรึกษา บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์

3. โครงสร้างองค์กรแบบแนวราบ (Flat/Horizontal Structure)

โครงสร้างแบบแนวราบมีลำดับชั้นการบริหารน้อย โดยอาจมีเพียง 1-2 ระดับระหว่างผู้บริหารระดับสูงและพนักงานระดับปฏิบัติการ ทำให้เกิดความใกล้ชิดระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน ลักษณะเด่นของโครงสร้างนี้มีดังนี้

• มีลำดับชั้นการบริหารน้อย (Few Management Layers)
• เน้นการกระจายอำนาจการตัดสินใจ (Decentralized Decision Making)
• การสื่อสารเป็นไปรวดเร็วและตรงไปตรงมา
• พนักงานมีอิสระและความรับผิดชอบในการทำงานสูง

Horizontal Structure เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลาง หรือธุรกิจสตาร์ทอัพหรือบริษัทเทคโนโลยีที่ต้องการความคล่องตัวสูง รวมถึงองค์กรที่เน้นนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์ค่ะ

4. โครงสร้างองค์กรแบบ divisional (Divisional Structure)

โครงสร้างแบบแบ่งตามส่วนงาน คือการจัดองค์กรโดยแบ่งเป็นหน่วยธุรกิจย่อย (Business Units) ตามประเภทผลิตภัณฑ์ กลุ่มลูกค้า หรือพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ โดยแต่ละหน่วยธุรกิจจะมีทรัพยากรและการบริหารจัดการที่เป็นอิสระ ลักษณะเด่นของโครงสร้าง ได้แก่

• แบ่งตามผลิตภัณฑ์ ตลาด หรือพื้นที่ทางภูมิศาสตร์
• แต่ละหน่วยธุรกิจมีความเป็นอิสระในการดำเนินงาน
• มีการกระจายอำนาจการตัดสินใจไปยังผู้บริหารของแต่ละหน่วยธุรกิจ
• แต่ละหน่วยธุรกิจมีหน้าที่งานหลักของตนเอง

Divisional Structure เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีผลิตภัณฑ์หรือบริการหลากหลาย บริษัทข้ามชาติที่ดำเนินธุรกิจในหลายประเทศ และองค์กรที่ต้องการตอบสนองความต้องการของตลาดที่แตกต่างกันค่ะ

องค์ประกอบพื้นฐานที่ต้องมีใน Organization Chart

การสร้าง Organization Chart ที่ให้ภาพรวมโครงสร้างขององค์กรได้ชัดเจน ต้องมีส่วนประกอบพื้นฐานเพื่อแสดงข้อมูลที่จำเป็น ได้แก่

1. ชื่อองค์กรกับชื่อแผนก แสดงชื่อองค์กรให้ชัดเจนที่ส่วนบนของแผนผัง และระบุชื่อแผนกหรือหน่วยงานต่าง ๆ ให้ครบ

2. ตำแหน่งงาน ระบุชื่อตำแหน่งงานให้ชัดเจน เช่น ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (CEO) ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด (Marketing Director) หัวหน้าทีมขาย (Sales Team Leader) เป็นต้น

3. ชื่อผู้ดำรงตำแหน่ง ในบางกรณี อาจระบุชื่อของบุคคลที่ดำรงตำแหน่งนั้น ๆ เพื่อให้ทราบว่าใครรับผิดชอบในตำแหน่งใด

4. เส้นความสัมพันธ์ แสดงความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งต่าง ๆ ด้วยเส้น โดยทั่วไปมี 3 ประเภท

• เส้นสายการบังคับบัญชา (Line Authority) แสดงความสัมพันธ์ระหว่าง ผู้นำที่ดี และผู้ใต้บังคับบัญชา
• เส้นความสัมพันธ์เชิงที่ปรึกษา (Staff Authority) แสดงความสัมพันธ์ระหว่างที่ปรึกษาและผู้รับคำปรึกษา
• เส้นความสัมพันธ์เชิงหน้าที่ (Functional Authority) แสดงความสัมพันธ์ที่หน่วยงานหนึ่งมีอำนาจหน้าที่เหนืออีกหน่วยงานหนึ่งในเรื่องเฉพาะ

5. ระดับชั้นการบริหาร แสดงลำดับชั้นของตำแหน่งงานตั้งแต่ระดับสูงสุดจนถึงระดับปฏิบัติการ โดยระดับเดียวกันควรอยู่ในแนวเดียวกัน

6. จำนวนตำแหน่งและอัตรากำลัง ในบางกรณี อาจระบุจำนวนตำแหน่งหรืออัตรากำลังในแต่ละหน่วยงาน

7. วันที่จัดทำหรือปรับปรุง ระบุวันที่จัดทำหรือปรับปรุงแผนผังองค์กรล่าสุด เพื่อให้ทราบว่าเป็นข้อมูลที่ทันสมัย

8. สัญลักษณ์และคำอธิบาย ในกรณีที่ใช้สัญลักษณ์พิเศษหรือรูปแบบเส้นที่แตกต่างกัน ควรมีคำอธิบายสัญลักษณ์เหล่านั้นให้ชัดเจน

ขั้นตอนการสร้างแผนผังองค์กรสำหรับบริษัท

การสร้าง Organization Chart ให้สามารถสะท้อนโครงสร้างองค์กรได้ถูกต้องและเกิดประโยชน์ในการใช้งาน มีลำดับขั้นตอนการจัดทำดังนี้

1. ระบุวัตถุประสงค์ในการสร้างแผนผังองค์กรให้ชัดเจน เช่น เพื่อแสดงโครงสร้างปัจจุบัน เพื่อวางแผนการปรับโครงสร้าง หรือเพื่อการสื่อสารกับพนักงานใหม่
2. รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงาน หน้าที่ความรับผิดชอบ หรือที่เรียกว่าการวิเคราะห์งาน สายการบังคับบัญชา และความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ให้ครบ
3. พิจารณาว่ารูปแบบโครงสร้างแบบใดเหมาะกับองค์กรมากที่สุด ได้แก่ แบบลำดับชั้น แบบเมทริกซ์ แบบแนวราบ หรือแบบแบ่งตามส่วนงาน
4. เริ่มจากการร่างโครงสร้างหลักของแผนผังองค์กร โดยกำหนดตำแหน่งผู้บริหารระดับสูงและหน่วยงานหลัก
5. ระบุตำแหน่งงานทั้งหมดในองค์กร พร้อมทั้งชื่อผู้ดำรงตำแหน่ง (ถ้าต้องการ)
6. แสดงความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งและหน่วยงานต่าง ๆ ด้วยเส้นความสัมพันธ์ที่เหมาะสม
7. ตรวจสอบความถูกต้องและรับ feedback จากผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้บริหารระดับสูง หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล
8. ออกแบบแผนผังองค์กรให้สวยงาม เป็นระเบียบ อ่านง่าย โดยใช้สี รูปทรง และขนาดที่เหมาะสม
9. เผยแพร่ Organization Chart ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบ และวางแผนการอัปเดตเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
10. ทบทวนแผนผังองค์กรเป็นระยะ และปรับปรุงให้ทันสมัยเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร

ตัวอย่าง Organization Chart ของบริษัทขนาดเล็กและขนาดใหญ่

การออกแบบ Organization Chart จะแตกต่างกันตามขนาดและลักษณะของธุรกิจขนาดต่าง ๆ เช่น

ตัวอย่างแผนผังองค์กรสำหรับบริษัทขนาดเล็ก (ธุรกิจบริการ)

สำหรับบริษัทขนาดเล็กที่ดำเนินธุรกิจด้านบริการ เช่น บริษัทที่ปรึกษา หรือสำนักงานบัญชี มักใช้โครงสร้างแบบแนวราบ (Flat Structure) ที่มีลำดับชั้นการบริหารไม่มาก เช่น

organization chart แบบนี้มีความยืดหยุ่นสูง พนักงานสามารถทำงานได้หลายหน้าที่ และการสื่อสารระหว่างผู้บริหารกับพนักงานได้รวดเร็วค่ะ

ตัวอย่างแผนผังองค์กรสำหรับบริษัทเทคโนโลยีขนาดกลาง

สำหรับบริษัทเทคโนโลยีขนาดกลาง เช่น บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ หรือสตาร์ทอัพที่เติบโตแล้ว มักใช้โครงสร้างแบบเมทริกซ์ (Matrix Structure) ที่ผสมผสานระหว่างการแบ่งตามหน้าที่และตามโครงการ เช่น

organization chart แบบนี้ช่วยให้บริษัทสามารถทำงานเป็นโครงการได้ดี โดยยังคงรักษาความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านของแต่ละทีม

ตัวอย่างแผนผังองค์กรสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่มีหลายสาขา

สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่มีหลายสาขาหรือดำเนินธุรกิจในหลายประเทศ มักใช้โครงสร้างแบบแบ่งตามส่วนงาน (Divisional Structure) ที่แบ่งตามผลิตภัณฑ์หรือพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ เช่น

โครงสร้างแบบนี้ช่วยให้แต่ละหน่วยธุรกิจสามารถตอบสนองต่อความต้องการของตลาดในแต่ละภูมิภาคได้ดี ในขณะที่ยังคงได้รับการสนับสนุนกับการกำหนดทิศทางจากสำนักงานใหญ่ค่ะ

​​สรุป

Organization Chart หรือแผนผังองค์กร คือเครื่องมือสำคัญในการบริหาร ที่ช่วยให้ทุกคนเข้าใจโครงสร้าง บทบาทหน้าที่ และความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ การเลือกรูปแบบแผนผังที่เหมาะกับลักษณะธุรกิจกับวัฒนธรรมองค์กรจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อประสิทธิภาพการทำงาน

แผนผังองค์กรที่ดีต้องเข้าใจง่าย สะท้อนโครงสร้างตามความจริง และควรได้รับการทบทวนปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ ไม่ว่าองค์กรจะมีขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ การมี Organizational chart ที่ออกแบบอย่างเหมาะสมจะช่วยสร้างความชัดเจนในการทำงาน ส่งเสริมการสื่อสาร และสนับสนุนการเติบโตขององค์กรในระยะยาวค่ะ