Exit Interview คืออะไร ? สิ่งที่ควรพูดและไม่ควรพูด เพื่อให้จบสวย

JobFinFin สรุปให้

• Exit Interview โอกาสสุดท้ายที่องค์กรจะได้รับข้อมูลตรงไปตรงมาจากพนักงานที่ยื่นใบลาออก​
• มี 2 รูปแบบหลักคือ การกรอกแบบสอบถาม และการสัมภาษณ์แบบพูดคุยตัวต่อตัว
• ข้อมูลที่ได้สามารถนำไปใช้ปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร และลดอัตราการลาออก
• พนักงานควรให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ แต่ต้องระมัดระวังวิธีการสื่อสาร ไม่ควรระบายความโกรธหรือต่อว่าองค์กรหรือบุคคล
• องค์กรควรใช้ข้อมูลจาก Exit Interview เพื่อวิเคราะห์แนวโน้ม แก้ไขปัญหา และพัฒนาองค์กรต่อเนื่อง
• การสัมภาษณ์ควรทำในบรรยากาศที่เป็นกันเอง และมีการรักษาความลับของข้อมูล

Exit Interview การสัมภาษณ์พนักงานที่กำลังลาออกจากองค์กร เพื่อรับฟังความคิดเห็น ประสบการณ์ทำงาน และเหตุผลในการตัดสินใจ การสัมภาษณ์มักจัดขึ้นในช่วงวันทำงานสุดท้ายหรือใกล้ลาออก เพื่อให้พนักงานรู้สึกสบายใจที่จะให้ข้อมูลอย่างตรงไปตรงมา การพูดคุยนี้เป็นโอกาสที่องค์กรกับพนักงานได้แลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีคุณค่าต่อกัน

บทความนี้จาก JobFinFin อธิบายเกี่ยวกับ Exit Interview ให้เข้าใจมากขึ้น ตั้งแต่เหตุผลที่บริษัทต้องทำ ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ และแนวทางการเตรียมตัวตอบคำถามสำหรับพนักงานค่ะ

บริษัททำ Exit Interview ไปเพื่ออะไร ?

บริษัททำ Exit Interview เพื่อรวบรวมข้อมูลและความคิดเห็นตรงไปตรงมาจากพนักงานที่กำลังลาออก พนักงานกลุ่มนี้ให้ข้อมูลที่จริงใจได้มากกว่าตอนที่ยังทำงานอยู่ เพราะไม่ต้องกังวลเรื่องผลกระทบต่อหน้าที่การงาน จุดประสงค์ของการสัมภาษณ์คือการทำความเข้าใจประสบการณ์ทำงาน ปัญหาที่พบ หรือเหตุผลที่ทำให้พนักงานเลือกลาออก ไม่ใช่การพยายามเปลี่ยนใจให้ทำงานต่อ

เมื่อพนักงานลาออก บริษัทไม่ได้สูญเสียแค่บุคลากร แต่ยังต้องใช้เวลากับเงินทุนในการหาคนใหม่เข้ามาทดแทนและฝึกอบรมการทำ Exit Interview ช่วยให้องค์กรนำข้อมูลที่ได้ไปใช้รับมือกับปัญหาการลาออกของพนักงานได้ตรงจุดมากขึ้นค่ะ

    ข้อมูลที่องค์กรอยากได้จากการสัมภาษณ์

ข้อมูลที่องค์กรอยากได้จากการทำ Exit Interview คือความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานและเหตุผลที่แท้จริงในการลาออก ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้องค์กรเข้าใจปัญหาและนำไปปรับปรุงการทำงานให้ตรงจุด

เป้าหมายหลักของการค้นหาสาเหตุที่ทำให้พนักงานตัดสินใจลาออก เพื่อนำข้อมูลที่ได้ไปใช้หาแนวทางแก้ไขและพัฒนาองค์กรต่อไป โดยข้อมูลที่องค์กรอยากรู้จากการทำ Exit Interview ครอบคลุมหลายแง่มุม ได้แก่

1. เหตุผลที่แท้จริงของการลาออก เช่น เรื่องเงินเดือน โอกาสเติบโต สภาพแวดล้อมในการทำงาน หรือความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและหัวหน้า | 15 เหตุผลในการลาออก​
2. ประสบการณ์การทำงานโดยรวม ทั้งความพอใจและความท้าทายที่พบเจอระหว่างการทำงาน
3. ข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง สิ่งที่สามารถนำไปพัฒนาสภาพแวดล้อม วัฒนธรรมองค์กร และกระบวนการทำงาน
4. ความคิดเห็นต่อหัวหน้าและเพื่อนร่วมงาน ข้อมูลเกี่ยวกับสไตล์การบริหารงานและความสัมพันธ์ภายในทีม
5. ปัจจัยดึงดูด เหตุผลหรือปัจจัยที่ทำให้เลือกไปทำงานที่ใหม่ เช่น ข้อเสนอด้านเงินเดือนที่สูงขึ้น ตำแหน่งงานที่ดีขึ้นหรือโอกาสในการเติบโตที่มากขึ้น

การทำ Exit Interview ส่งผลดีต่อองค์กรอย่างไร ?

การทำ Exit Interview ช่วยให้องค์กรเข้าใจปัญหาที่แท้จริงและสามารถปรับปรุงองค์กรได้ตรงจุด นอกจากนี้ ยังช่วยให้องค์กรมีโอกาสลดอัตราการลาออก และการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้น

การนำข้อมูลจาก Exit Interview ไปใช้ก่อให้เกิดผลดีหลายด้านต่อการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลและการดำเนินงานโดยรวม ดังนี้

1. เปิดเผยปัญหาที่ซ่อนอยู่ พนักงานที่กำลังลาออกมักพูดตรง ๆ เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ส่งผลต่อพวกเขา เช่น การบริหารงาน ระบบการทำงาน หรือปัญหากับเพื่อนร่วมงาน
2. นำข้อมูลไปปรับปรุงองค์กร ถ้าองค์กรมีการใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์ พนักงานที่ลาออกไป สามารถเข้าใจสาเหตุจริงของการลาออก และนำไปแก้ไขปัญหาได้ตรงจุด
3. ลดต้นทุนการจ้างงาน การรับพนักงานใหม่ต้องใช้เวลาและทรัพยากรจำนวนมาก การลดอัตราการลาออกจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการสรรหาและฝึกอบรมบุคลากรใหม่
4. พัฒนาวัฒนธรรมองค์กร การรับฟังความคิดเห็นของพนักงานแสดงให้เห็นว่าองค์กรใส่ใจและต้องการปรับปรุงแบบจริงจัง ส่งผลดีต่อขวัญกำลังใจของพนักงานที่ยังอยู่
5. ปรับปรุงการบริหารทรัพยากรบุคคล ข้อมูลจาก Exit Interview สามารถนำไปใช้ปรับปรุงกระบวนการสรรหา การฝึกอบรม และการพัฒนาบุคลากรโดยฝ่าย HR​

เตรียมตัวตอบคำถาม Exit Interview แบบไหนดี ?

การเตรียมตัวตอบคำถาม Exit Interview ควรเน้นการให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร โดยสื่อสารแบบสร้างสรรค์และมืออาชีพ ไม่ใช้อารมณ์หรือต่อว่าบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ

การสัมภาษณ์ควรผสมผสานระหว่างคำถามปลายเปิดและคำถามเฉพาะเจาะจง เพื่อให้พนักงานมีโอกาสอธิบายรายละเอียดต่าง ๆ พนักงานควรเตรียมความพร้อมสำหรับคำถามทั้งสองรูปแบบ

ควรตอบคำถามด้วยทัศนคติเชิงบวกและเน้นการให้ feedback หรือข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ ถ้ากังวลว่าข้อมูลส่งผลกระทบต่อคนอื่น องค์กรควรชี้แจงว่าบทสัมภาษณ์นี้เป็นความลับและจัดขึ้นในบรรยากาศที่เป็นกันเองค่ะ

    คำถามเกี่ยวกับงานที่เคยทำและหน้าที่

คำถาม Exit Interview ในกลุ่มนี้เกี่ยวข้องกับความพอใจในหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ความท้าทายในการทำงาน และปัจจัยต่าง ๆ ที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานควรเตรียมตอบคำถามเหล่านี้แบบจริงใจและสร้างสรรค์

    ตัวอย่างคำถามที่พบบ่อย

• คุณรู้สึกอย่างไรกับหน้าที่และความรับผิดชอบตาม job description ที่ได้รับในองค์กร ?
• งานที่ทำมีความท้าทายหรือไม่ เป็นไปในรูปแบบใด ?
• ได้รับการสนับสนุนที่เพียงพอในการปฏิบัติงานหรือไม่ ?
• มีส่วนไหนที่คิดว่าควรปรับปรุงเกี่ยวกับกระบวนการทำงานบ้าง ?

เมื่อตอบคำถามเหล่านี้ ควรเน้นประเด็นที่เกี่ยวกับงานเป็นหลัก หลีกเลี่ยงการวิจารณ์ตัวบุคคล และให้ข้อเสนอแนะที่เป็นรูปธรรมเพื่อการปรับปรุงค่ะ

    คำถามเกี่ยวกับหัวหน้าและทีมของคุณ

Exit Interview หัวข้อเรื่องหัวหน้าและทีมงานเป็นประเด็นที่ละเอียดอ่อน การตอบคำถามจึงต้องใช้ความระมัดระวัง และเน้นการให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แต่ไม่สร้างความขัดแย้ง

พนักงานมักไม่กล้าพูดตามตรงกับหัวหน้างานในระหว่างที่ยังทำงานอยู่ แต่การถามด้วยคำถามสัมภาษณ์ก่อนลาออก ช่วยให้เจอสิ่งที่ไม่ได้พูดออกมาเกี่ยวกับหัวหน้างานและทีมค่ะ

    ตัวอย่างคำถามในหมวดนี้

• รูปแบบการบริหารของหัวหน้าเป็นอย่างไร ?
• ได้รับการสนับสนุนและคำแนะนำจากหัวหน้าอย่างเพียงพอหรือไม่ ?
• การสื่อสารและการทำงานเป็นทีมเป็นอย่างไร มีอุปสรรคหรือไม่ ?
• ความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีมเป็นอย่างไร ?

เมื่อตอบคำถามเกี่ยวกับหัวหน้าและทีม ควรเน้นที่พฤติกรรมกับผลกระทบ ไม่ใช่บุคลิกภาพหรือลักษณะส่วนตัว ควรใช้ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมเพื่อสนับสนุนความคิดเห็น และเสนอแนวทางการปรับปรุงแบบสร้างสรรค์

    คำถามเกี่ยวกับสังคมและสภาพแวดล้อมที่ทำงาน

คำถามกลุ่มนี้เน้นไปที่เรื่องวัฒนธรรมองค์กร บรรยากาศในการทำงาน และความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน ปัจจัยเหล่านี้ล้วนส่งผลต่อความพอใจและประสิทธิภาพการทำงานค่ะ

จากข้อมูลพบว่าเหตุผลในการลาออกมีหลากหลาย เช่น ต้องการรายได้ที่สูงขึ้น (37.1%) ต้องการทำงานจากที่อื่นแบบ work from home (18.6%) หรือมองหาความก้าวหน้าในสายอาชีพ (13.4%) และอีกส่วนหนึ่งตัดสินใจลาออกเพราะหัวหน้างานหรือวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่เอื้ออำนวย (5.2%)

    ตัวอย่างคำถามในหมวดนี้

• คุณรู้สึกอย่างไรกับวัฒนธรรมองค์กรของเรา ?
• สภาพแวดล้อมการทำงานสนับสนุนการทำงานของคุณหรือไม่ อย่างไร ?
• การสื่อสารภายในองค์กรเป็นอย่างไร มีประสิทธิภาพหรือไม่ ?
• คุณรู้สึกว่าได้รับการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมและเป็นธรรมหรือไม่ ?

การตอบคำถามเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการทำงานควรเน้นประเด็นที่เป็นระบบมากกว่าเรื่องส่วนตัว และให้ข้อเสนอแนะที่สามารถช่วยปรับปรุงวัฒนธรรมองค์กรโดยรวมได้ค่ะ

    คำถามเกี่ยวกับเงินเดือนและผลประโยชน์

คำถามในหัวข้อนี้เกี่ยวข้องกับความพอใจในค่าตอบแทน สวัสดิการ และผลประโยชน์ต่าง ๆ ที่ได้รับ ปัจจัยเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งในการตัดสินใจลาออกของพนักงานค่ะ

ข้อมูลจาก Exit Interview สามารถชี้ให้เห็นประเด็นเรื่องค่าตอบแทนได้ เช่น ถ้าพบว่าพนักงานที่ลาออกได้รับข้อเสนอเงินเดือนสูงกว่าเดิม 25-30% ก็เป็นสัญญาณว่าโครงสร้างเงินเดือนขององค์กรอาจต้องมีการทบทวน และองค์กรสามารถนำข้อมูลส่วนนี้ไปใช้พิจารณาปรับฐานเงินเดือนต่อไปค่ะ

    ตัวอย่างคำถามในหมวดนี้

• คุณรู้สึกอย่างไรกับค่าตอบแทนที่คุณได้รับ ?
• สวัสดิการและผลประโยชน์ที่บริษัทมอบให้เพียงพอหรือไม่ ?
• คุณพอใจกับระบบการประเมินผลงานและการปรับเงินเดือนหรือไม่ ?
• มีสวัสดิการหรือผลประโยชน์อื่นที่คุณคิดว่าองค์กรควรเพิ่มเติม ?

การตอบคำถามเกี่ยวกับเงินเดือนและผลประโยชน์ควรให้ข้อมูลที่ตรงไปตรงมาแต่เป็นกลาง ไม่แสดงความไม่พอใจมากเกินไป และเปรียบเทียบกับมาตรฐานของอุตสาหกรรมถ้าเป็นไปได้ค่ะ

พนักงานควรเตรียมตัวอย่างไร ? ก่อนถึงวันทำ Exit Interview

การเตรียมตัวให้พร้อมก่อนถึงวันทำ Exit Interview ช่วยให้การสื่อสารราบรื่นและเป็นประโยชน์ต่อองค์กร พนักงานควรใช้เวลาทบทวนประสบการณ์การทำงานทั้งหมด จดบันทึกประเด็นที่ต้องการจะสื่อสาร และเตรียมข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง เพราะการเตรียมตัวมาล่วงหน้า ช่วยให้พนักงานสามารถให้ข้อมูลได้เป็นระบบ แล้วยังเป็นการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับองค์กรเดิมไว้ค่ะ

    ควรเตรียมข้อมูลอะไรไปพูดคุยบ้าง

การทำ Exit Interview คำถามส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับประสบการณ์ตลอดการทำงานที่นี่ เพื่อให้การพูดคุยเป็นประโยชน์ ข้อมูลที่ควรเตรียม มีดังนี้

• เหตุผลในการลาออก อธิบายเหตุผลที่แท้จริงแบบตรงไปตรงมา แต่ใช้มุมมองที่สร้างสรรค์
• ประสบการณ์การทำงาน รวบรวมเรื่องราวทั้งในแง่บวกและแง่ลบที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน
• ข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง เตรียมข้อเสนอแนะที่จับต้องได้สำหรับนำไปพัฒนาองค์กร
• สิ่งที่ชอบเกี่ยวกับองค์กร บอกเล่าถึงจุดแข็งหรือสิ่งที่น่าประทับใจขององค์กรที่อยากให้รักษาไว้
• ความท้าทายและอุปสรรค เล่าถึงปัญหาที่เคยเจอระหว่างการทำงานในองค์กร

    วิธีให้ฟีดแบคตรงไปตรงมาแต่สร้างสรรค์

การให้ฟีดแบคที่ตรง ๆ และสร้างสรรค์ทำให้การทำ Exit Interview เกิดประโยชน์สูงสุด พนักงานหลายคนอาจกังวลว่าสิ่งที่พูดไปจะกระทบกับคนอื่น แต่ปกติแล้วข้อมูลส่วนนี้ถูกเก็บเป็นความลับและมีเป้าหมายเพื่อการพัฒนา ไม่ใช่เพื่อตำหนิใครค่ะ

• ใช้รูปแบบ "สถานการณ์-พฤติกรรม-ผลกระทบ" อธิบายสถานการณ์ที่เกิด พฤติกรรมที่เห็น และผลที่ตามมา
• เน้นที่ระบบและกระบวนการ พูดถึงปัญหาในภาพรวมของระบบหรือกระบวนการทำงาน แทนการกล่าวโทษไปที่ตัวบุคคล
• ยกตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง ให้ตัวอย่างที่เห็นภาพเพื่อสนับสนุนความคิดเห็น
• เสนอทางออก หลังจากชี้ให้เห็นปัญหาแล้ว ลองเสนอแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงที่เป็นไปได้
• รักษาสมดุล พูดถึงทั้งจุดแข็งและจุดที่ควรปรับปรุง ไม่เอนเอียงไปทางด้านลบแค่อย่างเดียว

    เรื่องไหนควรเล่า เรื่องไหนควรเก็บไว้

การเลือกประเด็นที่พูดในการทำ Exit Interview เป็นสิ่งที่ช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างสร้างสรรค์และรักษาความสัมพันธ์อันดีไว้ได้ค่ะ การให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์และตรงไปตรงมาเป็นเรื่องที่ดี แต่ก็มีบางเรื่องที่ควรหลีกเลี่ยงเพื่อความเป็นมืออาชีพ

องค์กรนำข้อมูลจาก Exit Interview ไปใช้อย่างไร ?

ข้อมูลที่ได้จาก Exit Interview ถูกนำไปวิเคราะห์เพื่อค้นหาแนวโน้ม ปัญหา และโอกาสในการปรับปรุงองค์กร การทำแบบนี้ช่วยลดอัตราการลาออกของพนักงาน และพัฒนาสภาพแวดล้อมการทำงานให้เหมาะสมขึ้น

ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกิดประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อผู้บริหารพร้อมรับฟังและตัดสินใจลงมือแก้ไข ฝ่ายบุคคลควรสรุปข้อมูลให้เป็นระบบ และนำเสนอให้เห็นว่าการแก้ไขปัญหานั้นส่งผลเชิงบวกต่อองค์กรในภาพรวมค่ะ

    กระบวนการนำข้อมูลจาก Exit Interview ไปปรับใช้

1. รวบรวมและจัดหมวดหมู่ข้อมูล รวบรวมข้อมูลจากการสัมภาษณ์ทั้งหมด แล้วจัดกลุ่มตามหัวข้อ เช่น เงินเดือน สภาพแวดล้อมการทำงาน และการบริหารจัดการ
2. วิเคราะห์แนวโน้มและรูปแบบ เมื่อมีข้อมูลมากพอ สามารถวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงและมองเห็นแนวโน้มของปัญหาได้ ทำให้แก้ไขได้ตรงจุดมากขึ้น ถ้าเทียบกับการดูข้อมูลอัตราการลาออกย้อนหลังแค่อย่างเดียว
3. กำหนดแผนการปรับปรุง นำข้อมูลที่วิเคราะห์ได้มากำหนดเป็นแผนการปรับปรุงที่จับต้องได้ แบ่งเป็นแผนระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว
4. ดำเนินการตามแผน การสัมภาษณ์เป็นแค่จุดเริ่มต้น สิ่งที่ต้องทำต่อคือการลงมือปรับปรุงและติดตามผล เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นได้ผลจริง
5. วัดผลและปรับปรุงต่อเนื่อง ติดตามผลลัพธ์ของการปรับปรุง และปรับเปลี่ยนแผนตามความจำเป็น เพื่อให้เกิดการพัฒนาที่ต่อเนื่อง

ข้อมูลจาก Exit Interview จะมีน้ำหนักมากขึ้นเมื่อพนักงานหลายคนสะท้อนปัญหาในทิศทางเดียวกัน สิ่งนี้เป็นสัญญาณที่ชี้ว่าปัญหานั้นส่งผลกระทบในระดับองค์กรและควรได้รับการแก้ไขค่ะ

สรุป

Exit Interview เครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรเข้าใจเหตุผลที่แท้จริงในการลาออกของพนักงาน และนำข้อมูลที่ได้ไปใช้พัฒนาองค์กร การสัมภาษณ์ที่มีประสิทธิผลต้องอาศัยความร่วมมือจากทั้งสองฝ่าย องค์กรต้องสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างและเป็นกันเอง เพื่อให้พนักงานให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้องค์กรมีโอกาสลดอัตราการลาออกและพัฒนาให้เป็นสถานที่ทำงานที่น่าสนใจในระยะยาวค่ะ

การเตรียมตัวที่ดีช่วยให้พนักงานสามารถสื่อสารได้ตรงจุดและรักษาความสัมพันธ์อันดีกับองค์กรไว้ได้ สำหรับแนวทางการให้ข้อมูลในการทำ Exit Interview มีข้อแนะนำดังนี้

• สิ่งที่ควรพูด บอกเล่าเหตุผลการลาออกที่เกี่ยวกับงาน ประสบการณ์การทำงานทั้งด้านบวกและด้านลบ รวมถึงข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงที่เป็นรูปธรรม
• สิ่งที่ควรเลี่ยง การวิจารณ์บุคคลอื่นเป็นการเฉพาะเจาะจง การพูดถึงความขัดแย้งส่วนตัว และการระบายความรู้สึกโกรธหรือไม่พอใจ

การทำ Exit Interview ให้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ทั้งองค์กรกับพนักงานได้รับประโยชน์ทั้งคู่ เพราะข้อมูลที่ได้สามารถนำไปใช้ปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร และลดอัตราการลาออกได้ค่ะ