เทคนิคเคลียร์งานด่วนให้ได้งานดี และช่วยให้ไม่มีงานค้าง

เชื่อว่าหลายๆ คนไม่ว่าจะทำงานที่ออฟฟิศหรือเป็นฟรีแลนซ์ คงมักจะพบเจอกับปัญหางานด่วน งานค้าง ทำงานไม่ทัน จนไม่รู้จะเริ่มต้นจากจุดไหน จะเคลียร์อย่างไรให้ทันเวลา JOBFINFIN จนเกิดเป็นงานค้างสะสมจนแทบไม่มีเวลาทำอย่างอื่นเลยทีเดียว วันนี้เราได้นำเทคนิคดีๆ ที่จะช่วยให้ทุกคนเคลียร์งานได้เร็วขึ้น ดังนี้

1. สร้างรายการงาน (To-Do List) : ใช้สมุดบันทึกหรือ Application ในการจัดการงานลงบันทึกงานในแต่ละวันที่จะต้องทำทั้งหมดเพื่อช่วยให้เห็นภาพรวมของงานที่จะต้องทำและไม่ลืมงาน

2. กำหนดความสำคัญ (Prioritize) : การจัดลำดับความสำคัญของงาน  ด้วยการใช้วิธีเปรียบเทียบเลือกงานที่มีความสำคัญก่อน เริ่มจากงานด่วนที่สุดเสมอ ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้แก้ไขงานสำคัญก่อนและลดโอกาสในการค้างานได้ 

3. เลือกเทคนิคการจัดเวลา (Time Management Technique) : Pomodoro Technique ซึ่งเป็นการทำงานอย่างต่อเนื่องเป็นช่วงเวลาสั้นๆ เช่น ทำงาน 25 นาที พักเบรก 5 นาที จะช่วยให้คุณสามารถรักษาความสม่ำเสมอในการทำงานได้

4. แยกงานย่อย (Break Down Tasks) : รวบรวมงานที่คล้ายกัน จัดเป็นงานชุดเล็กหรืองานชุดใหญ่ตามความคล้ายกัน เช่น การตอบรับอีเมลหรือการโทรติดต่อลูกค้า 

5. การสื่อสารที่ดี (Effective Communication) : การสื่อสารถือเป็นสิ่งสำคัญในการป้องกันงานค้าที่จะเกิดขึ้น แต่ถ้าหากมีงานด่วนเข้ามาที่จำเป็นจะต้องทำ ควรสื่อสารอย่างรอบคอบแจ้งให้คนอื่นทราบว่า สถานะงานของคุณในช่วงนี้เป็นอย่างไร เพื่อที่จะรับมือกับสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้น 

   
   

 วิธีจัดระเบียบความคิด เคลียร์งานให้เสร็จเร็วขึ้น

นอกจากจะนำเทคนิคที่เรากล่าวมาข้างต้นนั้นไปปรับใช้แล้วการจัดระบบความคิดของตัวเองก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันที่จะทำให้งานเสร็จเร็วยิ่งขึ้นจะมีอะไรบ้างตามมาดูกันได้เลย

• ปลุกพลังตัวเองทุกเช้า สร้างแรงจูงใจ

• แบ่งเวลาทำงานและพัก

• กำหนด Deadline ให้ชัด

• จดจ่อกับงานทีละอย่าง

• ลองทำงานที่ไม่ชอบก่อน

• เคลียร์งานค้างให้ได้ทุกวัน

• อย่ากำหนดสิ่งที่จะทำเยอะเกินไป

• ให้รางวัลตัวเอง

  
  

เทคนิคทำ To Do List ในการทำงาน ให้มีประสิทธิภาพ

การทำ To Do List เป็นเสมือนกับการจัดการตารางชีวิตในแต่ละวันของเรา แล้วจะช่วยให้เห็นภาพใหญ่ทั้งหมด รวมถึงรายละเอียดต่างๆ ที่ควรจัดการแบ่งออกเป็นความสำคัญก่อนหรือหลัง และจะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งมีเทคนิคดีๆดังนี้

1. การเขียนหัวข้อที่จะต้องทำทั้งหมดในแต่ละวัน โดยแบ่งว่า ว่างงานไหนที่มีกิจกรรมย่อยๆ ออกมาภายใต้หัวข้อใหญ่ สามารถนำกระดาษแผ่นเล็กๆ หรือโพสต์อิต ในการจดเขียนเฉพาะหัวข้อที่จำเป็น

2. ทยอยทำงานทีละงาน เมื่อจัดการความสำคัญของงานแล้วก็เริ่มลงมือทำ ทีละอย่าง เพื่อให้มีสมาธิกับการทำงานอย่างเต็มที่ 

3. ไม่ลืมที่จะทบทวน เมื่อทำงานครบตามขั้นตอนด้านบนแล้ว และหัวข้อสุดท้ายคือการหมั่นติดตามผล คอยเช็คว่างานที่วางเป้าหมายไว้สำเร็จหรือไม่ หรือตกหล่นในส่วนใดบ้าง 

แนะนำแอปTo Do List ที่ใช้ได้ฟรีๆ

To Do List : แอปยอดนิยมที่มีฟังก์ชัน ใช้งานง่าย สามารถเพิ่มงานที่ต้องทำได้อย่างรวดเร็ว พร้อมกับการจัดวางแพลนคิวงานในแต่ละวันได้ อีกทั้ง สามารถจัดโฟลเดอร์ เพื่อสร้างความเป็นระเบียบให้กับงานอีกด้วย 

TickTick : หนึ่งในแอปที่ใช้งานง่ายและสะดวกสุดๆ ที่สามารถเพิ่มลิสต์งานต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว มีฟีเจอร์ที่โดดเด่นอย่างการกำหนดแท็ก เพื่อแบ่งแยกประเภทของงานให้เป็นระเบียบ และสามารถเข้าดูได้ง่ายมากขึ้น บวกกับการตั้งเวลาแจ้งเตือนเพื่อให้งานเสร็จไปตามกำหนด

Microsoft To Do : เป็นแอป ที่หลายๆ คนคุ้นเคยเพราะเป็นของผู้ให้บริการอย่าง Microsoft  โดยที่โดดเด่นคือการใช้งานร่วมกับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Microsoft ได้ แถมยังช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการส่งอีเมลอีกด้วย

Habitica : แอปนี้โดดเด่นด้วยความ create เพราะมีการออกแบบหน้าตาของแอปให้เหมือนว่าเรากำลังเล่นเกมอยู่ เพื่อช่วยให้การใช้งานไม่น่าเบื่อ แถมยังสนุกและผ่อนคลายมากขึ้นอีกด้วย ซึ่งจะเป็นการเริ่มต้นสร้างตัวละครขึ้นมาจัดการกับชิ้นงานต่างๆ ให้เสร็จสมบูรณ์ เมื่อทำงานเสร็จสิ้น ก็สามารถปลดล็อกรางวัลต่างๆ ได้