7 วิธีเขียนวาระการประชุม แจกแบบฟอร์มใช้งานจริง Word / Docs

JobFinFin สรุปให้

• วาระการประชุม คือเอกสารแสดงรายละเอียดประเด็นสำคัญสำหรับการประชุม ช่วยให้ผู้เข้าร่วมเตรียมตัวล่วงหน้าได้
• การประชุมที่ขาดวาระชัดเจนมักทำให้สูญเสียเวลา ขาดประสิทธิภาพ แต่ไม่บรรลุข้อสรุปตามต้องการ
• องค์ประกอบพื้นฐานของวาระการประชุมประกอบด้วย หัวเรื่อง รายละเอียดการประชุม แบ่งเป็นระเบียบวาระต่าง ๆ
• มีโครงสร้างการประชุมแตกต่างกันสำหรับองค์กรทั่วไป หน่วยงานราชการ การสัมมนา การประชุมครั้งแรกของโครงการ
• เรามีแบบฟอร์มระเบียบวาระการประชุมพร้อมใช้งานในรูปแบบ Word กับ Google Docs ให้ดาวน์โหลดฟรี

วาระการประชุม มีบทบาทสำคัญในการกำหนดทิศทางสำหรับการประชุม คือเครื่องมือหลักในการบริหารงานกับสร้างความร่วมมือภายในองค์กรนั้น การจะให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพสูงสุด จำเป็นต้องมีการวางแผนและเตรียมการอย่างรอบคอบ บทความนี้ JobFinFin จะแนะนำเทคนิคการเขียนระเบียบวาระการประชุมให้เกิดผลดี พร้อมตัวอย่างแบบฟอร์มที่ท่านสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ทันทีค่ะ

วาระการประชุม คืออะไร?

วาระการประชุม หรือระเบียบวาระการประชุม คือเอกสารแสดงรายละเอียดประเด็นสำคัญต่าง ๆ ที่จะนำมาอภิปรายในการประชุม โดยจัดเรียงลำดับอย่างเป็นระบบ ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบประเด็นล่วงหน้า สามารถเตรียมข้อมูล คำถาม คำตอบ กับเอกสารที่เกี่ยวข้องมาประกอบการประชุมได้ค่ะ นอกจากนี้ยังช่วยให้ ประธานหรือผู้นำที่ดีประธานหรือผู้นำที่ดี สามารถควบคุมการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพกับจัดสรรเวลาในแต่ละวาระได้เหมาะสม

วาระการประชุมที่ดีเปรียบเสมือนแผนที่นำทางในการประชุม ช่วยให้ทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์กับทิศทางของการประชุม นำไปสู่การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพและการบรรลุเป้าหมายขององค์กรในที่สุด

ผลกระทบของการประชุมที่ไม่มีวาระการประชุม

การที่ไม่มีวาระการประชุมที่ชัดเจนอาจก่อให้เกิดปัญหาและผลกระทบหลายประการ ดังนี้

1. สูญเสียเวลา การประชุมใช้เวลานานเกินความจำเป็น เพราะไม่กำหนดหัวข้อและเวลาที่ชัดเจน
2. ขาดทิศทาง ผู้เข้าร่วมประชุมอาจพูดนอกประเด็น หรือหลงประเด็นไปจากวัตถุประสงค์หลักของการประชุม ต่างจากหลักการ 5W1H ที่เน้นความชัดเจน
3. ขาดการเตรียมตัว ผู้เข้าร่วมไม่ทราบล่วงหน้าว่าจะพูดคุยเรื่องอะไร จึงไม่ได้เตรียมข้อมูลมาให้พร้อม
4. ไม่มีผลลัพธ์ชัดเจน การประชุมอาจจบลงโดยไม่มีข้อสรุปหรือการตัดสินใจที่ชัดเจน
5. เกิดความสับสน ผู้เข้าร่วมอาจเข้าใจไม่ตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ตกลงกันในที่ประชุม
6. ขาดการติดตามงาน ไม่มีการระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาแล้วเสร็จสำหรับงานที่ได้รับมอบหมาย ทำให้การเคลียร์งานเป็นไปได้ยาก
7. เกิดความไม่พึงพอใจ ผู้เข้าร่วมประชุมอาจรู้สึกว่าเสียเวลาและไม่ได้ประโยชน์จากการประชุมค่ะ

องค์ประกอบพื้นฐานในเอกสารวาระการประชุมที่ควรมี

เอกสารวาระการประชุมที่สมบูรณ์ ควรประกอบด้วยองค์ประกอบพื้นฐานต่อไปนี้

1. ส่วนหัวเรื่อง

• ชื่อหน่วยงานหรือองค์กร
• ชื่อการประชุม (เช่น การประชุมคณะกรรมการบริหาร)
• ครั้งที่ของการประชุม (เช่น ครั้งที่ 1/2567)

2. รายละเอียดการประชุม

• วัน เดือน ปี ที่จัดประชุม
• เวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุด (โดยประมาณ)
• สถานที่จัดประชุม (หรือลิงก์เข้าร่วมประชุมออนไลน์)
• รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)

3. เนื้อหาวาระการประชุม แบ่งเป็นระเบียบวาระต่าง ๆ

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

• เรื่องแจ้งเพื่อทราบจากประธานหรือผู้มีอำนาจ

ระเบียบวาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุม (Meeting Minutes) ครั้งที่ผ่านมา

• พิจารณารับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน

ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง (หรือเรื่องเพื่อทราบ)

• ติดตามความคืบหน้าของงานจากการประชุมครั้งก่อน

เรื่องที่ต้องการแจ้งให้ที่ประชุมรับทราบ

ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเพื่อพิจารณา

• ประเด็นที่ต้องการให้ที่ประชุมร่วมกันพิจารณาและตัดสินใจ

ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

• ประเด็นเพิ่มเติมที่ไม่ได้อยู่ในวาระอื่น
• เรื่องเร่งด่วนที่เพิ่งเกิดขึ้นหลังจากกำหนดวาระการประชุมแล้ว

กระบวนการและเทคนิคการเขียนวาระการประชุมอย่างมีระบบ

การเขียนวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพควรทำตามขั้นตอนและเทคนิคดังต่อไปนี้ค่ะ

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมให้ชัดเจน ระบุเป้าหมายหลักของการประชุมว่าต้องการให้เกิดผลลัพธ์อะไร คล้ายกับการทำการวิเคราะห์ SWOT เพื่อหาเป้าหมาย และแยกระหว่างเรื่องที่เป็นการแจ้งเพื่อทราบ กับเรื่องที่ต้องการการตัดสินใจ
2. รวบรวมประเด็นและจัดลำดับความสำคัญ สอบถามจากผู้เกี่ยวข้องว่ามีเรื่องใดที่ต้องการนำเข้าที่ประชุม และจัดลำดับความสำคัญของแต่ละประเด็น โดยพิจารณาจากความเร่งด่วนและผลกระทบ
3. กำหนดเวลาสำหรับแต่ละวาระ ประเมินเวลาที่ควรใช้ในการพูดคุยแต่ละวาระให้เหมาะสม พร้อมกับระบุเวลาโดยประมาณไว้ในวาระการประชุม เพื่อควบคุมเวลาให้เป็นไปตามแผน
4. เขียนรายละเอียดที่กระชับ ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่กำกวม และระบุประเด็นย่อยของแต่ละวาระเพื่อให้การพูดคุยเป็นไปอย่างมีโครงสร้าง
5. ระบุผู้รับผิดชอบในแต่ละวาระ กำหนดว่าใครจะเป็นผู้นำเสนอหรือรับผิดชอบในแต่ละวาระ แล้วแจ้งให้ผู้รับผิดชอบซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานเป็นทีมทราบล่วงหน้าเพื่อให้มีเวลาเตรียมตัว
6. แนบเอกสารประกอบที่จำเป็น ระบุว่ามีเอกสารประกอบใดบ้างสำหรับแต่ละวาระ รวมถึงจัดส่งเอกสารไปพร้อมกับวาระการประชุม
7. ส่งวาระการประชุมล่วงหน้า ส่งระเบียบการประชุมให้ผู้เข้าร่วมล่วงหน้าอย่างน้อย 3-7 วัน เพื่อให้เวลาผู้เข้าร่วมในการเตรียมข้อมูลและความคิดเห็น

ตัวอย่างโครงสร้าง ระเบียบวาระการประชุม สำหรับสถานการณ์ต่าง ๆ

โครงสร้างวาระการประชุมสำหรับหัวข้อที่แตกต่างกันนั้นตามแต่ละวาระ เช่น

โครงสร้างระเบียบวาระการประชุมสำหรับองค์กรทั่วไป

ระเบียบวาระการประชุม [ชื่อคณะกรรมการ/ฝ่าย/แผนก]
ครั้งที่ [ระบุครั้งที่]/[ปี พ.ศ.]
วัน[วัน] ที่ [วันที่] [เดือน] [ปี พ.ศ.] เวลา [เวลาเริ่ม] - [เวลาสิ้นสุด] น.
ณ [สถานที่ประชุม/ช่องทางออนไลน์]

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ระเบียบวาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ [ครั้งที่ผ่านมา]
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง
    3.1 [หัวข้อเรื่องสืบเนื่องที่ 1]
    3.2 [หัวข้อเรื่องสืบเนื่องที่ 2]
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
    4.1 [หัวข้อเรื่องเพื่อพิจารณาที่ 1]
    4.2 [หัวข้อเรื่องเพื่อพิจารณาที่ 2]
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องเสนอเพื่อทราบ
    5.1 [หัวข้อเรื่องเพื่อทราบที่ 1]
    5.2 [หัวข้อเรื่องเพื่อทราบที่ 2]
ระเบียบวาระที่ 6 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

โครงสร้างระเบียบวาระการประชุมราชการ

ระเบียบวาระการประชุม [ชื่อคณะกรรมการ/หน่วยงาน]
ครั้งที่ [ครั้งที่]/[ปี พ.ศ.]
วัน[วัน] ที่ [วันที่] [เดือน] [ปี พ.ศ.] เวลา [เวลาเริ่ม] น.
ณ [สถานที่ประชุม]

ระเบียบวาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ระเบียบวาระที่ ๒ เรื่องรับรองรายงานการประชุม
ระเบียบวาระที่ ๓ เรื่องเพื่อทราบ
    ๓.๑ [หัวข้อเรื่องเพื่อทราบที่ ๑]
    ๓.๒ [หัวข้อเรื่องเพื่อทราบที่ ๒]
ระเบียบวาระที่ ๔ เรื่องเพื่อพิจารณา
    ๔.๑ [หัวข้อเรื่องเพื่อพิจารณาที่ ๑]
    ๔.๒ [หัวข้อเรื่องเพื่อพิจารณาที่ ๒]
ระเบียบวาระที่ ๕ เรื่องค้างพิจารณา (ถ้ามี)
ระเบียบวาระที่ ๖ เรื่องเสนอใหม่
ระเบียบวาระที่ ๗ เรื่องอื่น ๆ

โครงสร้างวาระการประชุมสำหรับการสัมมนาหรืออบรม

วาระการประชุม [ชื่องานสัมมนา/อบรม]
วัน[วัน] ที่ [วันที่] [เดือน] [ปี พ.ศ.]
เวลา [เวลาเริ่ม] - [เวลาสิ้นสุด] น.
ณ [สถานที่จัดงาน]

เวลา [เวลาช่วงที่ 1] ลงทะเบียน
เวลา [เวลาช่วงที่ 2] พิธีเปิดและกล่าวต้อนรับ
    โดย [ชื่อ-สกุล] [ตำแหน่ง]
เวลา [เวลาช่วงที่ 3] การบรรยายพิเศษ เรื่อง "[หัวข้อการบรรยาย]"
    โดย [ชื่อ-สกุลวิทยากร] [ตำแหน่ง]
เวลา [เวลาช่วงที่ 4] พักรับประทานอาหารว่าง
เวลา [เวลาช่วงที่ 5] แบ่งกลุ่มอภิปราย/ฝึกปฏิบัติ
เวลา [เวลาช่วงที่ 6] นำเสนอผลการอภิปรายกลุ่ม
เวลา [เวลาช่วงที่ 7] พักรับประทานอาหารกลางวัน
เวลา [เวลาช่วงที่ 8] การบรรยาย เรื่อง "[หัวข้อการบรรยาย]"
    โดย [ชื่อ-สกุลวิทยากร] [ตำแหน่ง]
เวลา [เวลาช่วงที่ 9] พิธีปิดและมอบวุฒิบัตร

โครงสร้างวาระการประชุมครั้งที่ 1 ของคณะทำงานหรือโครงการ

วาระการประชุมคณะทำงาน [ชื่อโครงการ/คณะทำงาน]
ครั้งที่ 1/[ปี พ.ศ.]
วัน[วัน] ที่ [วันที่] [เดือน] [ปี พ.ศ.] เวลา [เวลาเริ่ม] - [เวลาสิ้นสุด] น.
ณ [สถานที่ประชุม/ช่องทางออนไลน์]

วาระที่ 1 แนะนำคณะทำงาน
วาระที่ 2 ชี้แจงวัตถุประสงค์และเป้าหมายของ [โครงการ/คณะทำงาน]
วาระที่ 3 แต่งตั้งบทบาทและหน้าที่ของคณะทำงาน
วาระที่ 4 ร่างแผนการดำเนินงาน
    4.1 กำหนดกิจกรรมหลัก
    4.2 กำหนดระยะเวลาดำเนินการ
    4.3 กำหนดผู้รับผิดชอบ
วาระที่ 5 พิจารณางบประมาณ
วาระที่ 6 กำหนดการประชุมครั้งต่อไป
วาระที่ 7 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

แบบฟอร์มวาระการประชุมเพื่อการนำไปใช้

เพื่อความสะดวกในการนำไปใช้งาน เรามีแบบฟอร์มวาระการประชุมที่สามารถดาวน์โหลดและปรับแต่งได้ตามความต้องการของคุณค่ะ

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มวาระการประชุม .doc

คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มวาระการประชุมในรูปแบบไฟล์ Word (.doc) ซึ่งง่ายต่อการแก้ไขและปรับแต่ง แบบฟอร์มนี้ประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่สามารถนำไปใช้ได้ทันทีหรือปรับแต่งตามความเหมาะสม

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มระเบียบวาระการประชุม .word

สำหรับผู้ที่ต้องการแบบฟอร์มที่มีรายละเอียดมากขึ้น คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มระเบียบวาระการประชุมในรูปแบบ Word ที่มีตัวอย่างและคำอธิบายประกอบ แบบฟอร์มนี้เหมาะสำหรับการประชุมที่เป็นทางการมากขึ้นค่ะ

แบบฟอร์มนี้ยังประยุกต์ใช้กับการเขียนรายงานการประชุมได้อีกด้วย : Google Docs - แบบฟอร์มบันทึกการประชุม

ข้อแนะนำในการปรับแก้แบบฟอร์มให้เหมาะสมกับองค์กร

เมื่อได้แบบฟอร์มมาแล้ว ควรปรับแต่งให้เหมาะสมกับลักษณะและความต้องการขององค์กร ดังนี้

• เพิ่มโลโก้และชื่อองค์กร ใส่อัตลักษณ์ขององค์กรเพื่อความเป็นทางการ
• ปรับหัวข้อวาระให้สอดคล้อง แต่ละองค์กรอาจมีรูปแบบการจัดวาระที่แตกต่างกัน
• กำหนดรูปแบบตัวอักษรให้เป็นมาตรฐาน ใช้ฟอนต์และขนาดที่เป็นมาตรฐานขององค์กร
• เพิ่มข้อมูลผู้ติดต่อประสานงาน ใส่ชื่อและช่องทางติดต่อของผู้รับผิดชอบการประชุม
• ปรับแต่งความยาวของแต่ละส่วน ขยายหรือลดส่วนต่าง ๆ ตามความจำเป็น
• เพิ่มเติมรายละเอียดเฉพาะองค์กร เช่น นโยบายการประชุม หรือกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

แนวปฏิบัติเพื่อให้ได้ระเบียบวาระการประชุมที่เกิดประสิทธิผลสูงสุด

นอกจากการมีแบบฟอร์มที่ดีแล้ว การเขียนวาระการประชุมให้เกิดประสิทธิผลสูงสุดควรปฏิบัติตามคำแนะนำดังต่อไปนี้ค่ะ

1. วางแผนล่วงหน้า เริ่มจัดทำวาระการประชุมแต่เนิ่น ๆ ไม่ใช่วันสุดท้ายก่อนการประชุม
2. ขอความคิดเห็นจากผู้เกี่ยวข้อง สอบถามผู้ที่จะเข้าร่วมประชุมว่ามีประเด็นใดที่ต้องการให้บรรจุในวาระ
3. จัดลำดับวาระอย่างมีกลยุทธ์ วางวาระที่สำคัญและต้องการการตัดสินใจในช่วงที่ผู้เข้าร่วมยังมีความสดชื่น
4. ระบุประเภทของแต่ละวาระให้ชัดเจน แยกว่าวาระใดเป็นเรื่องแจ้งเพื่อทราบ เรื่องเพื่อพิจารณา หรือเรื่องเพื่อตัดสินใจ ซึ่งต้องมีการให้ feedback ที่ชัดเจน
5. กำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวังของแต่ละวาระ ระบุว่าต้องการให้เกิดอะไรจากการพูดคุยในแต่ละวาระ
6. ตรวจสอบความถูกต้อง ตรวจทานเอกสารให้ไม่มีข้อผิดพลาดทั้งเรื่องเนื้อหาและรูปแบบ
7. เตรียมเอกสารประกอบที่จำเป็น แนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแต่ละวาระ
8. ส่งล่วงหน้าให้เร็วที่สุด ให้เวลาผู้เข้าร่วมประชุมได้เตรียมตัวอย่างเพียงพอ
9. ติดตามการยืนยันการรับวาระ ตรวจสอบว่าผู้เข้าร่วมทุกคนได้รับวาระการประชุมแล้ว
10. พร้อมปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ หากมีประเด็นเร่งด่วนเกิดขึ้น ต้องสามารถปรับวาระได้อย่างเหมาะสม โดยอาศัย Growth Mindset ในการทำงาน
    

สรุป

วาระการประชุม คือเครื่องมือสำคัญช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ค่ะ การเขียนที่ดีควรมีความชัดเจน กระชับ ครอบคลุมประเด็นสำคัญ มีการเรียงลำดับอย่างเป็นระบบ ระบุผู้รับผิดชอบ พร้อมกำหนดเวลาแต่ละวาระอย่างเหมาะสม

บทความนี้ JobFinFin ได้รวบรวมข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับระเบียบวาระการประชุม ทั้งองค์ประกอบพื้นฐาน กระบวนการเขียน ตัวอย่างโครงสร้างสำหรับสถานการณ์ต่าง ๆ พร้อมแบบฟอร์มสำเร็จรูปให้สามารถนำไปใช้งานได้ทันที การนำความรู้เหล่านี้ไปประยุกต์ใช้จะช่วยยกระดับการประชุมในองค์กรของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ส่งผลให้การบริหารงานและการตัดสินใจดำเนินไปอย่างมีทิศทางและบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ค่ะ