5 เทคนิคเขียนเรซูเม่ให้ ATS-Friendly เพิ่มโอกาสการได้งาน
เคยไหม ส่งเรซูเม่สมัครงานไปหลายบริษัท คุณสมบัติก็ดูตรง แต่กลับเงียบเหมือนไม่เคยส่งอะไรไปเลย ปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่ประสบการณ์ของเราเสมอไป แต่อาจเป็นเพราะเรซูเม่ถูกระบบคัดกรองก่อนที่จะถึงมือ ฝ่ายบุคคล
หลายองค์กรใช้ระบบ ATS หรือ Applicant Tracking System เพื่อช่วยจัดการใบสมัคร แยกข้อมูลจากเรซูเม่ และช่วยให้ผู้สรรหาบุคลากรค้นหาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเกี่ยวข้องกับตำแหน่งได้ง่ายขึ้น ดังนั้น นอกจากเรซูเม่จะต้องดูดีในสายตาคนแล้ว ก็ควรจัดข้อมูลให้ระบบอ่านได้ง่ายด้วยเช่นกัน
แล้วจะเขียนอย่างไรให้ผ่านด่านนี้ง่ายขึ้น ลองเริ่มจาก 5 เทคนิคต่อไปนี้
ATS คืออะไร ทำไมคนหางานควรรู้
พูดแบบง่าย ๆ ATS คือระบบที่ช่วยบริษัทจัดการข้อมูลของผู้สมัคร เช่น ประสบการณ์ทำงาน ทักษะ ตำแหน่งงานเดิม หรือวุฒิการศึกษา ก่อนที่เจ้าหน้าที่สรรหาจะนำข้อมูลเหล่านั้นไปพิจารณาต่อ
ไม่ได้หมายความว่าระบบทุกตัวจะทำงานเหมือนกัน หรือมีสูตรลับที่ทำให้เรซูเม่ผ่านได้แน่นอน แต่หลักสำคัญคือ ถ้าไฟล์ของเราอ่านยาก ใช้โครงสร้างซับซ้อน หรือไม่สื่อให้เห็นว่ามีคุณสมบัติตรงกับประกาศงาน ก็อาจทำให้ข้อมูลสำคัญถูกอ่านได้ไม่ครบ
เพราะฉะนั้น เป้าหมายของการทำเรซูเม่แบบ ATS-Friendly ไม่ใช่การเขียนเพื่อเอาใจระบบ แต่คือการจัดข้อมูลให้ชัดเจนจนทั้งระบบและคนอ่านเข้าใจได้ง่าย
1. อ่านประกาศงานก่อน แล้วเลือกคีย์เวิร์ดให้ตรง
ก่อนแก้เรซูเม่ทุกครั้ง ให้กลับไปอ่านรายละเอียดงานที่กำลังจะสมัครอีกหนึ่งรอบ แล้วดูว่าบริษัทพูดถึงทักษะ หน้าที่ หรือคุณสมบัติอะไรบ่อยเป็นพิเศษ
เช่น หากทางบริษัทระบุว่า ตำแหน่งนักบัญชีต้องมีประสบการณ์ด้านการจัดทำบัญชี บันทึกรายรับรายจ่าย กระทบยอดบัญชี และใช้โปรแกรมบัญชี หากเรามีทักษะเหล่านี้จริง ก็ควรเขียนลงในเรซูเม่ด้วยคำที่ชัดเจนและสอดคล้องกับประกาศงาน ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเป็นคำสวยหรูจนต่างจากภาษาที่บริษัทใช้
ข้อสำคัญคืออย่าเอาคำจากประกาศงานมายัดรวมกันเป็นรายการยาว ๆ เพราะ ATS-Friendly ไม่ได้แปลว่ายิ่งใส่คีย์เวิร์ดเยอะยิ่งดี ควรใช้เฉพาะคำที่ตรงกับประสบการณ์จริง และมีเนื้อหาสนับสนุนว่าทำสิ่งนั้นได้จริง
2. เลือกโครงสร้างเรซูเม่ที่เรียบง่ายและอ่านเป็นลำดับ
เรซูเม่ที่มีสีสันหลายสี แบ่งข้อมูลสองหรือสามคอลัมน์ หรือมีกราฟแสดงระดับทักษะ อาจดูสะดุดตา แต่รูปแบบที่ซับซ้อนก็มีโอกาสทำให้ระบบบางประเภทอ่านลำดับข้อมูลผิดได้ โดยเฉพาะตาราง กล่องข้อความ และองค์ประกอบกราฟิกที่วางข้อมูลแยกออกจากเนื้อหาหลัก
ถ้าสมัครงานผ่านระบบออนไลน์ การใช้รูปแบบเรียบง่ายหนึ่งคอลัมน์จึงเป็นทางเลือกที่ปลอดภัยกว่า เน้นชื่อ นามสกุล ช่องทางติดต่อ ประวัติการทำงาน การศึกษา และทักษะให้อยู่ในลำดับที่มองแล้วเข้าใจทันที
สำหรับคนที่กำลังเริ่มทำเรซูเม่ใหม่ หากคิดไม่ออกว่าจะใช้เทมเพลตไหนดี ก็สามารถเลือกดูตัวอย่างเรซูเม่ใน Canva ได้ แล้วเลือกแบบที่โครงสร้างไม่ซับซ้อน ก่อนปรับรายละเอียดให้เหมาะกับตำแหน่งที่ต้องการสมัคร ปัจจุบันมีตัวอย่างหลายรูปแบบและหลายสายงานให้ใช้เป็นแนวทางได้
จำไว้ว่าความสวยเป็นเรื่องรอง ความชัดเจนต้องมาก่อน โดยเฉพาะเรซูเม่ที่ใช้สมัครผ่านระบบของบริษัท
3. ใช้ชื่อหัวข้อมาตรฐาน อย่าคิดคำใหม่จนระบบอ่านไม่ออก
เวลาเขียนหัวข้อในเรซูเม่ ไม่จำเป็นต้องสร้างสรรค์คำใหม่ทุกส่วน ตัวอย่างเช่น ถ้าเป็นเรซูเม่ภาษาอังกฤษ ใช้หัวข้อที่เข้าใจตรงกันอย่าง Work Experience, Education, Skills หรือ Professional Summary จะชัดเจนกว่าการตั้งชื่อหัวข้อแบบเฉพาะตัวที่คนอ่านต้องตีความอีกชั้นหนึ่ง
เหตุผลคือระบบ ATS ใช้โครงสร้างและข้อความในเอกสารเพื่อแยกประเภทข้อมูล การใช้ชื่อหัวข้อทั่วไปจึงช่วยให้ระบบระบุได้ง่ายขึ้นว่าส่วนไหนคือประสบการณ์ ส่วนไหนคือทักษะ และส่วนไหนคือการศึกษา
ส่วนเรซูเม่ภาษาไทยก็ใช้หลักเดียวกัน เช่น ประสบการณ์ทำงาน การศึกษา ทักษะ และข้อมูลติดต่อ เขียนตรง ๆ เข้าใจง่ายดีที่สุด
4. เขียนประสบการณ์ให้เห็นผลงาน ไม่ใช่แค่หน้าที่
เรซูเม่หลายฉบับเสียพื้นที่ไปกับการบอกว่าเคยรับผิดชอบอะไร แต่ไม่ได้บอกว่าทำแล้วเกิดผลอย่างไร
แทนที่จะเขียนว่า ดูแลช่องทางสื่อสังคมออนไลน์ของบริษัท
ลองเพิ่มรายละเอียดเป็น วางแผนและดูแลเนื้อหาบนช่องทางสื่อสังคมออนไลน์ พร้อมติดตามผลเพื่อปรับหัวข้อและรูปแบบเนื้อหาให้สอดคล้องกับกลุ่มเป้าหมาย
ถ้ามีตัวเลขที่ตรวจสอบได้ก็สามารถใส่เพิ่ม เช่น จำนวนโครงการที่ดูแล ยอดขายที่รับผิดชอบ จำนวนลูกค้า หรือระยะเวลาที่ลดลงจากการปรับกระบวนการ แต่ต้องเป็นตัวเลขจริง ไม่ควรแต่งขึ้นมาเพื่อให้เรซูเม่ดูน่าสนใจ
วิธีนี้ช่วยทั้งสองทาง เพราะระบบมองเห็นทักษะที่เกี่ยวข้อง ขณะที่ฝ่ายบุคคลก็เห็นภาพว่าผู้สมัครเคยนำทักษะนั้นไปใช้กับงานจริงอย่างไร
5. เช็กไฟล์และข้อความอีกครั้งก่อนกดสมัคร
ทำเรซูเม่เสร็จแล้วอย่าเพิ่งรีบส่ง ควรตรวจอีกครั้งว่าเนื้อหาสามารถอ่านต่อเนื่องจากบนลงล่างได้หรือไม่ ข้อมูลติดต่ออยู่ในเนื้อหาหลักหรือเปล่า และมีส่วนใดซ่อนอยู่ในภาพ กล่องข้อความ หัวกระดาษ หรือท้ายกระดาษมากเกินไปหรือไม่
เรื่องรูปแบบไฟล์ก็ควรดูจากประกาศรับสมัครเป็นอันดับแรก หากบริษัทกำหนดให้ส่งไฟล์ชนิดใด ควรทำตามนั้น เพราะระบบแต่ละแห่งรองรับไฟล์แตกต่างกันได้ แหล่งข้อมูลด้านการสมัครงานแนะนำว่าไฟล์ Word และ PDF แบบที่ยังเลือกข้อความได้เป็นรูปแบบที่พบได้ทั่วไป แต่ไม่ควรเหมารวมว่าไฟล์ชนิดเดียวใช้ได้กับทุกระบบ
อีกวิธีง่าย ๆ คือทดลองคัดลอกข้อความทั้งหมดจากเรซูเม่ไปวางในโปรแกรมข้อความธรรมดา ถ้าข้อมูลยังเรียงตามลำดับ อ่านรู้เรื่อง และไม่มีข้อความสำคัญหายไป ก็ถือเป็นสัญญาณเบื้องต้นที่ดีว่าโครงสร้างไม่ได้ซับซ้อนจนเกินไป
เรซูเม่ที่ ATS อ่านง่าย ต้องอ่านง่ายสำหรับคนด้วย
สุดท้ายแล้ว คนที่ตัดสินใจเรียกสัมภาษณ์ยังเป็นฝ่ายบุคคลหรือผู้จัดการที่กำลังมองหาคนมาร่วมทีม การทำเรซูเม่ให้ ATS-Friendly จึงไม่ควรกลายเป็นการเขียนเอกสารที่เต็มไปด้วยคีย์เวิร์ด แต่ไม่มีเรื่องราวหรือข้อมูลที่ช่วยให้คนอ่านเข้าใจความสามารถของเรา
ลองเริ่มจากอ่านรายละเอียดงานให้ละเอียด เลือกเฉพาะทักษะที่มีจริง ใช้โครงสร้างเรียบง่าย ตั้งชื่อหัวข้อให้ชัด และเขียนประสบการณ์ให้เห็นผลงาน จากนั้นตรวจไฟล์ก่อนส่งทุกครั้ง
เรซูเม่ที่ดีไม่จำเป็นต้องหวือหวาที่สุด แค่ช่วยให้ข้อมูลสำคัญไปถึงคนที่ควรเห็นครบถ้วน และทำให้เขามองออกได้เร็วว่าเรามีอะไรตรงกับตำแหน่งที่กำลังเปิดรับ เท่านี้ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการเพิ่มโอกาสเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปของการสมัครงานแล้ว
