KPI งานสรรหาบุคลากร วัดอะไรได้บ้าง? รวมตัวชี้วัดที่ HR ควรรู้

การสรรหาพนักงานไม่ได้จบลงแค่การหาคนเข้ามาทำงานได้ครบตามจำนวนที่บริษัทต้องการ เพราะในมุมของ HR การรับพนักงานได้ 10 คนไม่ได้หมายความว่าการสรรหานั้นประสบความสำเร็จเสมอไป หากต้องใช้เวลาหลายเดือนกว่าจะได้คน ใช้งบประมาณที่สูง หรือพนักงานที่รับเข้ามาไม่เหมาะกับตำแหน่งงานและลาออกในระยะเวลาที่ไม่นาน

นี่จึงเป็นเหตุผลที่หลายองค์กรเริ่มให้ความสำคัญกับ KPI งานสรรหาบุคลากร (Recruitment KPI) เพื่อดูว่ากระบวนการสรรหาที่ทำอยู่มีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน ทั้งในเรื่องของความเร็ว ค่าใช้จ่าย คุณภาพของผู้สมัคร และผลลัพธ์หลังการจ้างงาน

สำหรับ HR การมีตัวชี้วัดที่เหมาะสมไม่ได้มีไว้เพื่อดูว่า “สามารถทำงานได้ตามเป้าหรือไม่” เพียงอย่างเดียว แต่ยังช่วยให้เห็นว่าขั้นตอนไหนของการสรรหาที่ทำได้ดี และขั้นตอนไหนที่ควรปรับปรุง

ทำไม HR ต้องวัด KPI งานสรรหาบุคลากร?

ในแต่ละวัน HR อาจต้องดูทั้งจำนวนผู้สมัคร จำนวนคนที่เข้าสัมภาษณ์ จำนวนคนที่รับเข้าทำงาน รวมถึงตำแหน่งที่ยังหาคนไม่ได้ แต่ตัวเลขเหล่านี้เพียงอย่างเดียวอาจยังไม่บอกว่าการสรรหามีประสิทธิภาพจริงหรือไม่

ตัวอย่างเช่น : บริษัทหนึ่งต้องการพนักงาน 10 คน และ HR สามารถรับคนได้ครบตามเป้าหมาย แต่ใช้เวลานานกว่าที่กำหนดมาก ขณะที่อีกบริษัทรับคนได้ 8 คน แต่ใช้เวลาและค่าใช้จ่ายในการสรรหาน้อยกว่า และคนที่รับเข้ามาสามารถทำงานได้ดี 

ดังนั้น การวัด Recruitment KPI จึงช่วยให้ HR มองเห็นภาพการสรรหาได้ละเอียดขึ้น เช่น​

• ใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะปิดตำแหน่ง

• ใช้เงินเท่าไรในการรับพนักงานหนึ่งคน

• ช่องทางไหนได้ผู้สมัครที่ตรงกับตำแหน่ง

• ผู้สมัครตอบรับข้อเสนองานมากน้อยแค่ไหน

• คนที่รับเข้ามามีคุณภาพและเหมาะกับงานหรือไม่​

เมื่อมีข้อมูลเหล่านี้ HR ก็จะสามารถนำไปใช้วางแผนการสรรหาในครั้งต่อไปได้ดีขึ้น แทนที่จะตัดสินใจจากความรู้สึกหรือจำนวนผู้สมัครเพียงอย่างเดียว

KPI งานสรรหาบุคลากรมีอะไรบ้าง?

ไม่มี KPI เพียงตัวเดียวที่ใช้วัดความสำเร็จของงาน Recruitment ได้ทั้งหมด เพราะการสรรหาที่ดีต้องดูทั้ง ความเร็ว ต้นทุน และคุณภาพของการจ้างงาน

แต่วิธีที่ง่ายกว่าคือ เริ่มจากปัญหาที่ HR กำลังเจอ แล้วเลือก KPI ที่ช่วยตอบคำถามนั้น 

วิธีนี้จะช่วยให้การวัด KPI มีประโยชน์มากกว่าการเก็บตัวเลขไว้เฉย ๆ เพราะ HR สามารถนำข้อมูลไปใช้หาสาเหตุและปรับกระบวนการสรรหาได้จริง

KPI งานสรรหาที่ดี ไม่ควรวัดแค่ “หาคนได้เร็ว”

สิ่งหนึ่งที่ HR ควรระวังคือ อย่าตั้งเป้าว่าต้องปิดตำแหน่งให้เร็วที่สุดเพียงอย่างเดียว

เพราะถ้า HR ปิดตำแหน่งได้เร็ว แต่พนักงานที่รับเข้ามาไม่เหมาะกับตำแหน่งงาน ก็อาจจะต้องกลับมาสรรหาใหม่อีกครั้ง

ในทางกลับกัน หากใช้เวลาสรรหานานขึ้นเล็กน้อย แต่ได้คนที่เหมาะกับตำแหน่งและสามารถทำงานกับองค์กรได้ดี ผลลัพธ์ในระยะยาวอาจดีกว่า

ดังนั้น การวัดผล Recruitment ควรดูหลายด้านประกอบกัน ทั้ง

ความเร็ว → ต้นทุน → คุณภาพ → ผลลัพธ์หลังการจ้าง

ซึ่งไม่มี KPI ตัวไหนที่สามารถบอกความสำเร็จของการสรรหาได้ทั้งหมดเพียงตัวเดียว

HR จะใช้ข้อมูล KPI งานสรรหาให้เกิดประโยชน์ได้อย่างไร?

การเก็บ KPI จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อ HR นำข้อมูลไปใช้ต่อ ไม่ใช่เพียงทำรายงานส่งผู้บริหาร

ตัวอย่างเช่น : หากพบว่า Time to Fill สูงขึ้น HR อาจย้อนกลับไปดูว่าตำแหน่งไหนใช้เวลานานที่สุด และติดปัญหาที่ขั้นตอนไหน

หากพบว่า ผู้สมัครจำนวนมากมาจากช่องทางหนึ่ง แต่ไม่มีใครผ่านการคัดเลือก ก็อาจต้องพิจารณาว่าช่องทางนั้นเหมาะกับกลุ่มผู้สมัครของตำแหน่งหรือไม่

หรือหากพบว่า Offer Acceptance Rate ต่ำ อาจต้องกลับมาดูข้อเสนอที่บริษัทให้ รวมถึงกระบวนการสื่อสารกับผู้สมัคร

เมื่อทำแบบนี้ KPI จะไม่ได้เป็นเพียงตัวเลขในรายงาน แต่กลายเป็นข้อมูลที่ช่วยให้ HR ตัดสินใจและปรับวิธีสรรหาได้ดีขึ้น

FAQ : คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ KPI งานสรรหา

Q1 : KPI งานสรรหามีอะไรบ้าง?

A : KPI ที่ใช้วัดผลการสรรหามีหลายตัว เช่น Time to Fill, Time to Hire, Cost per Hire, Offer Acceptance Rate, Source of Hire, Quality of Hire และ Interview-to-Hire Ratio โดย HR ควรเลือกใช้ให้เหมาะกับเป้าหมายขององค์กร

Q2 : Time to Fill กับ Time to Hire ต่างกันอย่างไร?

A : Time to Fill โดยทั่วไปวัดตั้งแต่บริษัทเปิดตำแหน่งจนได้คน ส่วน Time to Hire วัดตั้งแต่ผู้สมัครเข้าสู่กระบวนการสรรหาจนถึงการจ้างงาน อย่างไรก็ตามแต่ละบริษัทอาจกำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดแตกต่างกัน

Q3 : Cost per Hire คำนวณอย่างไร?

A : นำค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาในช่วงเวลาที่กำหนด หารด้วยจำนวนพนักงานที่รับเข้าทำงานในช่วงเวลาเดียวกัน

Q4 : HR ต้องวัด KPI งานสรรหาทุกตัวหรือไม่?

A : ไม่จำเป็น ควรเลือกตัวชี้วัดที่ตอบโจทย์ปัญหาและเป้าหมายขององค์กร เช่น หากต้องการลดระยะเวลาการหาคน อาจเน้น Time to Fill และ Time to Hire

Q5 : KPI งานสรรหาตัวไหนสำคัญที่สุด?

A : ไม่มีตัวไหนสำคัญที่สุดสำหรับทุกองค์กร เพราะแต่ละบริษัทมีเป้าหมายต่างกัน หากต้องการดูความเร็วอาจดู Time to Fill หากต้องการดูต้นทุนอาจดู Cost per Hire และหากต้องการดูคุณภาพของคนที่รับเข้ามาอาจดู Quality of Hire

Q6 : ทำไมรับคนได้ครบตามจำนวน แต่ Recruitment ยังไม่มีประสิทธิภาพ?

A : เพราะจำนวนคนที่รับเข้าเป็นเพียงหนึ่งตัวชี้วัดเท่านั้น หากใช้เวลานาน ค่าใช้จ่ายสูง ผู้สมัครปฏิเสธข้อเสนอจำนวนมาก หรือพนักงานที่รับเข้ามาไม่เหมาะกับงาน ก็อาจสะท้อนว่ากระบวนการสรรหายังมีจุดที่ต้องปรับปรุงค่ะ

​

สรุป หาคนให้ตรง ต้องวัดให้เป็น

KPI งานสรรหาไม่ได้มีไว้เพื่อดูแค่ว่า HR รับคนได้ครบตามเป้าหรือไม่ แต่ยังช่วยให้เห็นภาพรวมของกระบวนการสรรหามากขึ้น ทั้งระยะเวลาที่ใช้ ต้นทุนในการหาคน คุณภาพของผู้สมัคร รวมถึงขั้นตอนไหนที่ยังมีโอกาสปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพกว่าเดิม

ดังนั้น HR ควรเลือกใช้ KPI ให้เหมาะกับปัญหาและเป้าหมายขององค์กร เช่น Time to Fill, Cost per Hire, Offer Acceptance Rate และ Quality of Hire แล้วนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์ต่อว่า ควรปรับกระบวนการสรรหาตรงจุดไหน หรือควรเพิ่มประสิทธิภาพในช่องทางใด เพื่อให้ได้ผู้สมัครที่ตรงกับตำแหน่งมากขึ้น

โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องสรรหาพนักงานจำนวนมาก การเลือกช่องทางลงประกาศงานที่เข้าถึงผู้สมัครได้ตรงกลุ่ม ก็เป็นอีกปัจจัยที่ช่วยลดเวลาในการค้นหาคนและเพิ่มโอกาสในการได้ผู้สมัครที่เหมาะสมกับตำแหน่ง

หากสนใจประกาศงาน JobFinFin สำหรับบริษัท สามารถเริ่มต้นใช้งานได้ที่ https://company.jobfinfin.com/register

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ LINE ​@JobFinFin

​