HR Payroll คืออะไร? สิ่งที่ HR ต้องรู้เกี่ยวกับเงินเดือนและการจ่ายค่าตอบแทน

​

ในทุกๆ เดือน “เงินเดือน” เป็นเรื่องที่พนักงานให้ความสำคัญ และเป็นหนึ่งในงานที่ HR ต้องดูแลให้ถูกต้อง เพราะหากคำนวณผิด จ่ายไม่ครบ หรือจ่ายล่าช้า ก็อาจกระทบต่อความเชื่อมั่นของพนักงานและการทำงานขององค์กรได้

แต่จริงๆ แล้ว Payroll ไม่ได้มีแค่การคำนวณเงินเดือน เพราะยังเกี่ยวข้องกับเวลาทำงาน OT วันลา ภาษี ประกันสังคม รายการหัก และค่าตอบแทนอื่นๆ อีกหลายส่วน

แล้ว HR Payroll คืออะไร? มีหน้าที่อะไร? ขั้นตอนการทำ Payroll เป็นอย่างไร? เงินเดือนคำนวณจากอะไร และ HR ต้องรู้อะไรเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนบ้าง?

บทความนี้จะพาไปรู้จักงาน Payroll ตั้งแต่พื้นฐานไปจนถึงขั้นตอนการทำงาน พร้อมสรุปเรื่องสำคัญที่ HR ควรรู้ไว้ในที่เดียว

HR Payroll คืออะไร?

Payroll คือ กระบวนการจัดการเงินเดือนและค่าตอบแทนของพนักงาน ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลเวลาทำงาน การคำนวณรายได้และรายการหัก ไปจนถึงการจ่ายเงินเดือนและจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ในแต่ละองค์กร ผู้รับผิดชอบงาน Payroll อาจเป็น HR, ฝ่าย Payroll, ฝ่ายบัญชี หรือทีมที่ดูแลงานด้านค่าตอบแทนโดยเฉพาะ ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของบริษัท

พูดให้เข้าใจง่าย Payroll คือกระบวนการที่ช่วยให้พนักงานได้รับเงินเดือนและค่าตอบแทนอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และตรงเวลา

HR Payroll มีหน้าที่อะไรบ้าง?

งาน Payroll มีรายละเอียดหลายขั้นตอน เพราะก่อนที่พนักงานจะได้รับเงินเดือน HR หรือผู้รับผิดชอบต้องตรวจสอบข้อมูลหลายส่วนให้ถูกต้อง ตั้งแต่เวลาทำงานไปจนถึงรายการหักต่างๆ

⏰ ตรวจสอบเวลาทำงาน

HR ต้องตรวจสอบข้อมูลการทำงานของพนักงาน เช่น เวลาทำงาน การมาสาย การขาดงาน วันลา วันหยุด และการทำงานล่วงเวลา หรือ OT เพราะข้อมูลเหล่านี้มีผลต่อการคำนวณเงินเดือนและค่าตอบแทนโดยตรง

💰 คำนวณเงินเดือนและค่าตอบแทน

นอกจากเงินเดือนประจำแล้ว อาจต้องคำนวณรายได้อื่น ๆ เช่น OT โบนัส ค่าคอมมิชชั่น เบี้ยขยัน ค่าเดินทาง หรือค่าตอบแทนอื่น ๆ ตามนโยบายของบริษัท

🧮 คำนวณรายการหัก

เมื่อคำนวณรายได้แล้ว ต้องตรวจสอบรายการที่ต้องหักจากเงินเดือน เช่น ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย เงินสมทบประกันสังคม และรายการหักอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้น เงินเดือนที่ระบุในสัญญาจ้างกับเงินเดือนที่พนักงานได้รับจริงอาจไม่เท่ากัน เพราะต้องผ่านการคำนวณรายได้และรายการหักก่อน

🧾 ดูแลภาษีและประกันสังคม

Payroll ต้องจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษีเงินได้และประกันสังคม รวมถึงเอกสารและการนำส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามหลักเกณฑ์และกำหนดเวลาที่กำหนด

เรื่องนี้เป็นสิ่งที่ HR ต้องให้ความสำคัญ เพราะหากดำเนินการไม่ถูกต้องหรือไม่ตรงเวลา อาจส่งผลต่อทั้งพนักงานและองค์กร

📄 จัดทำสลิปเงินเดือนและเอกสาร

HR Payroll ต้องจัดทำ สลิปเงินเดือน (Payslip) และเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้พนักงานสามารถตรวจสอบได้ว่าในแต่ละเดือนมีรายได้และรายการหักอะไรบ้าง

🔍 ตรวจสอบข้อมูลก่อนจ่ายเงินเดือน

ก่อนถึงวันจ่ายเงิน HR ควรตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอีกครั้ง ทั้งจำนวนเงิน รายได้ รายการหัก บัญชีธนาคาร และข้อมูลเวลาทำงาน เพื่อช่วยลดความผิดพลาดก่อนจ่ายเงินจริง

ขั้นตอนการทำ Payroll มีอะไรบ้าง?

การทำ Payroll ไม่ได้เริ่มต้นที่การคำนวณเงินเดือน แต่ต้องรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลของพนักงานหลายส่วนก่อน เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนได้รับค่าตอบแทนถูกต้อง

โดยทั่วไป ขั้นตอนการทำ Payroll สามารถแบ่งออกเป็น 7 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

1. รวบรวมและตรวจสอบข้อมูลพนักงาน

รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน เช่น เงินเดือน ตำแหน่ง สถานะการทำงาน การเริ่มงาน การปรับเงินเดือน โบนัส และค่าตอบแทนต่างๆ

หากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลพนักงานในเดือนนั้น ควรตรวจสอบและอัปเดตให้เรียบร้อยก่อนเริ่มคำนวณ

2. ตรวจสอบเวลาทำงาน วันลา และ OT

ตรวจสอบข้อมูลการทำงาน เช่น เวลาทำงาน การขาดงาน การมาสาย วันลา วันหยุด และ OT เพื่อให้ข้อมูลที่นำไปคำนวณเงินเดือนถูกต้อง

3. คำนวณเงินเดือนและรายได้อื่นๆ

นำข้อมูลเงินเดือนประจำ รวมถึง OT โบนัส ค่าคอมมิชชั่น เบี้ยขยัน และค่าตอบแทนอื่นๆ มาคำนวณตามเงื่อนไขของบริษัท

4. คำนวณรายการหัก

ตรวจสอบรายการที่ต้องหักออกจากเงินเดือน เช่น ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม และรายการหักอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

5. ตรวจสอบความถูกต้องของ Payroll

ก่อนจ่ายเงินเดือนควรตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอีกครั้ง เพื่อป้องกันปัญหา เช่น เงินเดือนผิด OT ไม่ครบ หรือรายการหักไม่ถูกต้อง

6. จ่ายเงินเดือนและจัดทำสลิปเงินเดือน

เมื่อข้อมูลผ่านการตรวจสอบแล้ว จึงดำเนินการจ่ายเงินเดือนตามกำหนด พร้อมจัดทำ สลิปเงินเดือน (Payslip) ให้พนักงานตรวจสอบรายละเอียดรายได้และรายการหัก

7. จัดเก็บข้อมูลและดำเนินการหลังจ่ายเงินเดือน

หลังจ่ายเงินเดือนแล้ว ต้องจัดเก็บเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง รวมถึงดำเนินการเรื่องภาษี ประกันสังคม และเอกสารอื่นๆ ตามหลักเกณฑ์และกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง

เงินเดือนของพนักงานมีอะไรบ้าง?

พนักงานแต่ละคนอาจมีรายได้หลายส่วน ขึ้นอยู่กับตำแหน่ง ลักษณะงาน และนโยบายของบริษัท โดยรายได้ที่ HR Payroll ต้องนำมาพิจารณาในการคำนวณเงินเดือนอาจประกอบด้วย 

💰 เงินเดือน (Salary)​
ค่าจ้างประจำที่พนักงานได้รับตามตำแหน่งและข้อตกลงในการจ้างงาน

⏰ ค่าล่วงเวลา (OT)​
ค่าตอบแทนจากการทำงานนอกเหนือจากเวลาทำงานปกติ ตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง

🎁 โบนัส (Bonus)​
เงินที่บริษัทจ่ายเพิ่มเติม โดยอาจขึ้นอยู่กับผลการทำงาน ผลประกอบการ หรือนโยบายของบริษัท

📈 ค่าคอมมิชชั่น (Commission)​
ค่าตอบแทนที่มักพบในงานขาย โดยคำนวณตามยอดขายหรือเงื่อนไขที่บริษัทกำหนด

⭐ เบี้ยขยัน​
ค่าตอบแทนที่บริษัทจ่ายให้ตามเงื่อนไขเกี่ยวกับการมาทำงาน

🎫 ค่าตอบแทนอื่นๆ​
เช่น ค่าเดินทาง ค่าอาหาร หรือเงินช่วยเหลือต่าง ๆ ตามนโยบายขององค์กร

ดังนั้น HR Payroll ต้องรู้ว่า รายได้แต่ละประเภทมีเงื่อนไขและวิธีคำนวณอย่างไร เพื่อให้การจ่ายเงินถูกต้อง

เงินเดือนสุทธิคืออะไร?

เงินเดือนสุทธิ (Net Salary) คือจำนวนเงินที่พนักงานได้รับจริงหลังจากนำรายได้และรายการหักต่างๆ มาคำนวณแล้ว

สามารถเข้าใจง่ายๆ ได้ว่า

รายได้ทั้งหมด − รายการหัก = เงินเดือนสุทธิ

ตัวอย่างเช่น : พนักงานมีเงินเดือนประจำ รวมกับ OT และรายได้อื่น ๆ จากนั้นนำรายการที่ต้องหัก เช่น ภาษีและประกันสังคม มาคำนวณ จึงได้จำนวนเงินที่พนักงานได้รับจริง

ดังนั้น เงินเดือน (Salary) และ เงินเดือนสุทธิ (Net Salary) จึงอาจเป็นคนละจำนวนกัน

HR ต้องรู้อะไรเกี่ยวกับ Payroll?

สำหรับ HR ที่ต้องดูแลงาน Payroll มีเรื่องสำคัญที่ควรเข้าใจหลายด้าน ไม่ใช่แค่การคำนวณตัวเลข

1. กฎหมายแรงงาน

• HR ควรรู้หลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้าง เวลาทำงาน วันหยุด วันลา และ OT เพราะข้อมูลเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือนโดยตรง

2. ภาษีเงินเดือน

• ต้องเข้าใจหลักการคำนวณและหัก ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย รวมถึงเอกสารและการนำส่งภาษีที่เกี่ยวข้อง

3. ประกันสังคม

• HR ต้องรู้เรื่องเงินสมทบประกันสังคมของพนักงานและนายจ้าง รวมถึงหลักเกณฑ์และกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง

4. การคำนวณ OT

• OT เป็นอีกเรื่องที่ HR ต้องระวัง เพราะต้องตรวจสอบทั้งเวลาทำงานและหลักเกณฑ์การคำนวณให้ถูกต้อง

5. การจัดการข้อมูลพนักงาน

• ข้อมูลเงินเดือนถือเป็นข้อมูลสำคัญ HR จึงควรจัดเก็บและดูแลอย่างเหมาะสม รวมถึงกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง

6. การตรวจสอบความถูกต้อง

• ก่อนจ่ายเงินเดือนควรมีขั้นตอนตรวจสอบข้อมูลทุกครั้ง เพื่อป้องกันปัญหา เช่น เงินเดือนผิด OT ไม่ครบ หรือรายการหักไม่ถูกต้อง

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการทำ Payroll ผิดพลาด❌

แม้ Payroll จะเป็นงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกเดือน แต่ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยก็อาจส่งผลกระทบได้ เช่น

• พนักงานได้รับเงินเดือนผิดจำนวน

• คำนวณ OT ไม่ถูกต้อง

• รายการหักไม่ตรงกับข้อมูล

• จ่ายเงินเดือนล่าช้า

• ข้อมูลภาษีหรือประกันสังคมผิดพลาด

• HR ต้องเสียเวลาแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง

• กระทบต่อความเชื่อมั่นของพนักงาน

ดังนั้น การมีขั้นตอนตรวจสอบข้อมูลอย่างเป็นระบบจึงเป็นสิ่งสำคัญในการลดข้อผิดพลาดของงาน Payroll

​

FAQ : คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ HR Payroll

Q1 : Payroll คืออะไร?

A : Payroll คือ กระบวนการจัดการเงินเดือนและค่าตอบแทนของพนักงาน ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูล คำนวณเงินเดือน รายการหัก ไปจนถึงการจ่ายเงินเดือนและจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง

Q2 : HR ต้องทำ Payroll เองหรือไม่?

A : ไม่จำเป็น ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของแต่ละบริษัท บางองค์กรให้ HR ดูแลงาน Payroll โดยตรง ขณะที่บางบริษัทมีทีม Payroll หรือฝ่ายบัญชีรับผิดชอบโดยเฉพาะ

Q3 : Payroll ต้องดูแลเรื่องอะไรบ้าง?

A : โดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับเงินเดือน OT โบนัส ค่าคอมมิชชัน รายการหัก ภาษี ประกันสังคม และสลิปเงินเดือน รวมถึงการตรวจสอบข้อมูลก่อนจ่ายเงินเดือน

Q4 : HR กับ Payroll ต่างกันอย่างไร?

A : HR ดูแลเรื่องบุคลากรในภาพรวม เช่น การสรรหา พัฒนาพนักงาน และดูแลความสัมพันธ์ในองค์กร ส่วน Payroll เน้นเรื่องเงินเดือน ค่าจ้าง และค่าตอบแทนของพนักงาน

​

สรุป Payroll ไม่ใช่แค่เรื่องเงินเดือน 

Payroll ไม่ได้มีเพียงการคำนวณและจ่ายเงินเดือนเพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมไปถึงค่าล่วงเวลา โบนัส ประกันสังคม ภาษี และค่าตอบแทนอื่นๆ ที่ HR ต้องดูแลให้ถูกต้องและตรงเวลา การจัดการ Payroll อย่างเป็นระบบจึงเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้การบริหารค่าตอบแทนขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น และสร้างความเชื่อมั่นให้กับพนักงาน

หากสนใจประกาศงานกับ JobFinFin สำหรับบริษัท สามารถเริ่มต้นใช้งานได้ที่ https://company.jobfinfin.com/register

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ LINE @JobFinFin

​