การสรรหาพนักงานคืออะไร? รวมขั้นตอนและเทคนิคหาคนให้ตรงตำแหน่ง

เมื่อบริษัทมีตำแหน่งงานว่าง สิ่งที่ตามมาคือการค้นหาคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้ามาร่วมงาน แต่ การสรรหาพนักงาน ไม่ได้หมายถึงเพียงการลงประกาศรับสมัครงานแล้วรอให้ผู้สมัครส่ง Resume เข้ามาเท่านั้น เพราะกว่าจะได้คนที่เหมาะกับตำแหน่งจริง ๆ HR หรือ Recruiter ต้องผ่านหลายขั้นตอน ตั้งแต่การวิเคราะห์ความต้องการขององค์กร กำหนดคุณสมบัติของผู้สมัคร เลือกช่องทางในการเข้าถึงคนที่ใช่ ไปจนถึงการคัดกรอง สัมภาษณ์ และคัดเลือกผู้สมัคร

โดยเฉพาะในตลาดแรงงานที่ผู้สมัครมีทางเลือกมากขึ้น องค์กรจึงไม่ได้วัดผลการสรรหาเพียงว่า “หาคนได้หรือไม่” แต่ยังต้องพิจารณาด้วยว่าได้คนตรงกับตำแหน่งหรือไม่ ใช้เวลานานแค่ไหน มีต้นทุนในการสรรหาเท่าไร และผู้สมัครได้รับประสบการณ์ที่ดีตลอดกระบวนการหรือไม่

ดังนั้น การสรรหาพนักงาน จึงเป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้องค์กรเข้าถึงบุคลากรที่เหมาะสมกับตำแหน่ง และช่วยให้ธุรกิจสามารถเดินหน้าต่อได้ตามเป้าหมาย

การสรรหาพนักงานคืออะไร?

การสรรหาพนักงาน (Recruitment) คือ กระบวนการค้นหา ดึงดูด คัดกรอง และคัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งที่องค์กรต้องการ ไม่ว่าจะเป็นการหาคนมาแทนตำแหน่งที่ว่าง การเพิ่มจำนวนพนักงาน หรือการขยายทีม

กระบวนการสรรหาพนักงานเริ่มตั้งแต่การทำความเข้าใจความต้องการของตำแหน่ง กำหนดหน้าที่และคุณสมบัติของผู้สมัคร เลือกช่องทางในการประกาศงานหรือค้นหาผู้สมัคร ไปจนถึงการสัมภาษณ์ คัดเลือก และเสนอเงื่อนไขการจ้างงาน

การสรรหาสามารถทำได้ทั้งการเปิดรับสมัครให้ผู้สมัครเข้ามาสมัครด้วยตัวเอง และการที่ HR หรือ Recruiter เป็นฝ่ายค้นหาและติดต่อผู้สมัครโดยตรง หรือที่เรียกว่า Active Sourcing โดยวิธีที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับประเภทของตำแหน่ง จำนวนพนักงานที่ต้องการ และความยากง่ายในการหาผู้สมัคร

พูดให้เข้าใจง่าย Recruitment คือ กระบวนการตั้งแต่ “รู้ว่าต้องการคน” ไปจนถึง “ได้คนที่เหมาะสมเข้ามาทำงาน” ซึ่งแต่ละขั้นตอนล้วนมีผลต่อทั้งคุณภาพของผู้สมัครและระยะเวลาในการปิดตำแหน่ง

การสรรหาพนักงานมีวิธีอะไรบ้าง?

วิธีการสรรหาพนักงานสามารถเลือกใช้ได้หลายรูปแบบ โดยองค์กรอาจใช้เพียงช่องทางเดียวหรือผสมผสานหลายช่องทางเข้าด้วยกัน ขึ้นอยู่กับประเภทของตำแหน่งและกลุ่มผู้สมัครที่ต้องการ

1. การสรรหาจากภายในองค์กร (Internal Recruitment)

- เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานปัจจุบันเข้ามารับตำแหน่งใหม่ เช่น การเลื่อนตำแหน่ง การโยกย้ายทีม หรือการเปลี่ยนบทบาทภายในองค์กร

ข้อดีคือองค์กรได้คนที่รู้จักวัฒนธรรม ระบบ และรูปแบบการทำงานอยู่แล้ว อีกทั้งยังช่วยสร้างโอกาสในการเติบโตให้กับพนักงาน

2. การสรรหาจากภายนอกองค์กร (External Recruitment)

- เป็นการเปิดรับผู้สมัครจากภายนอกผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น เว็บไซต์หางาน เว็บไซต์บริษัท Social Media, LinkedIn, กลุ่มหางาน หรือ Job Fair

วิธีนี้ช่วยให้องค์กรเข้าถึงผู้สมัครกลุ่มใหม่ ๆ และเพิ่มโอกาสในการค้นหาคนที่มีทักษะและประสบการณ์ตรงกับตำแหน่ง

3. การค้นหาผู้สมัครเชิงรุก (Active Sourcing)

- เป็นวิธีที่ HR หรือ Recruiter เป็นฝ่ายค้นหาและติดต่อผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงกับตำแหน่งโดยตรง โดยไม่ต้องรอให้ผู้สมัครเข้ามาสมัครเอง

เหมาะกับตำแหน่งที่หาคนยาก ตำแหน่งที่มีการแข่งขันสูง หรือกรณีที่องค์กรต้องการคนอย่างรวดเร็ว

4. การแนะนำผู้สมัครจากพนักงาน (Employee Referral)

- เป็นการให้พนักงานในองค์กรช่วยแนะนำคนรู้จักที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่ง ซึ่งช่วยเพิ่มโอกาสในการเข้าถึงผู้สมัครที่อาจไม่ได้อยู่ในช่องทางสมัครงานทั่วไป

ช่องทางการสรรหาพนักงานมีอะไรบ้าง?

การเลือก ช่องทางการสรรหาพนักงาน มีผลโดยตรงต่อจำนวนและคุณภาพของผู้สมัคร เพราะแต่ละช่องทางเข้าถึงกลุ่มคนแตกต่างกัน

ช่องทางที่องค์กรสามารถใช้ได้ เช่น

🌟 เว็บไซต์หางาน (Job Board) สำหรับประกาศตำแหน่งงานและเข้าถึงผู้สมัครที่กำลังมองหางาน

🌟 เว็บไซต์บริษัท เหมาะกับองค์กรที่ต้องการสร้าง Employer Brand และเปิดรับสมัครผ่านช่องทางของตัวเอง

🌟 Social Media เช่น Facebook หรือแพลตฟอร์มอื่น ๆ เพื่อเข้าถึงผู้สมัครในวงกว้าง

🌟 LinkedIn เหมาะกับตำแหน่งที่ต้องการทักษะหรือประสบการณ์เฉพาะทาง

🌟 กลุ่มหางานออนไลน์ ช่วยเข้าถึงผู้สมัครตามพื้นที่ ประเภทงาน หรือสายอาชีพ

🌟 Employee Referral ใช้เครือข่ายของพนักงานภายในองค์กร

🌟 Job Fair เหมาะกับองค์กรที่ต้องการพบและพูดคุยกับผู้สมัครจำนวนมาก

🌟 ​Recruitment Agency สำหรับตำแหน่งที่ต้องการผู้เชี่ยวชาญช่วยค้นหาและคัดเลือกผู้สมัคร

ดังนั้นจึงไม่มีช่องทางเดียวที่ดีที่สุดสำหรับทุกตำแหน่ง สิ่งสำคัญคือการเลือกช่องทางให้เหมาะกับ ประเภทงาน กลุ่มผู้สมัคร พื้นที่ และความเร่งด่วนในการจ้าง

ทำไมการสรรหาพนักงานจึงสำคัญ?

การได้พนักงานที่เหมาะกับตำแหน่งมีผลต่อการทำงานขององค์กรโดยตรง เพราะเมื่อบริษัทได้คนที่มีทักษะและคุณสมบัติตรงกับงาน พนักงานจะสามารถเรียนรู้งานและเริ่มสร้างผลงานได้เร็วขึ้น

ในทางกลับกัน หากรับคนที่ไม่เหมาะสมกับตำแหน่ง อาจทำให้การทำงานเกิดความล่าช้า ทีมต้องใช้เวลาในการสอนงานเพิ่มขึ้น หรือพนักงานอาจไม่สามารถทำงานได้ตามที่คาดหวัง และสุดท้ายองค์กรอาจต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการสรรหาคนใหม่อีกครั้ง

การสรรหาที่มีประสิทธิภาพจึงช่วยให้องค์กรสามารถ

• ได้ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงกับตำแหน่งมากขึ้น

• ลดระยะเวลาในการเปิดรับสมัครและปิดตำแหน่ง

• ลดต้นทุนในการสรรหาและการรับคนที่ไม่เหมาะสม

• ลดโอกาสการลาออกในช่วงเริ่มต้นของการทำงาน

• สร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้สมัคร

• วางแผนกำลังคนให้สอดคล้องกับเป้าหมายของธุรกิจ

  ​

ขั้นตอนการสรรหาพนักงานมีอะไรบ้าง?

แม้แต่ละบริษัทจะมีกระบวนการสรรหาพนักงานแตกต่างกัน แต่โดยทั่วไปสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนสำคัญตั้งแต่การวางแผนอัตรากำลังไปจนถึงการรับพนักงานเข้าทำงาน ดังนี้

1. วิเคราะห์ความต้องการและรายละเอียดของตำแหน่ง

- เริ่มจากการทำความเข้าใจว่าบริษัทต้องการคนเพิ่มเพราะอะไร ตำแหน่งนี้มีหน้าที่รับผิดชอบอะไร และต้องการให้พนักงานเข้ามาช่วยแก้ปัญหาหรือสนับสนุนเป้าหมายด้านใด

2. กำหนดคุณสมบัติของผู้สมัคร

- ระบุทักษะ ประสบการณ์ ความรู้ และคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่ง โดยควรแยกให้ชัดเจนว่าอะไรคือคุณสมบัติที่ “ต้องมี” และอะไรคือคุณสมบัติที่ “มีก็ดี”

การกำหนดคุณสมบัติที่ชัดเจนจะช่วยให้ HR สามารถคัดกรองผู้สมัครได้แม่นยำมากขึ้น

3. เลือกช่องทางสรรหาพนักงาน

- พิจารณาว่ากลุ่มผู้สมัครที่ต้องการอยู่ที่ไหน และควรใช้ช่องทางใดในการเข้าถึง เช่น Job Board, Social Media, LinkedIn, กลุ่มหางาน หรือ Active Sourcing

หากตำแหน่งมีการแข่งขันสูง การใช้หลายช่องทางร่วมกันอาจช่วยเพิ่มโอกาสในการเข้าถึงผู้สมัครที่เหมาะสม

4. จัดทำ Job Description และประกาศงาน

- เขียนรายละเอียดงานให้ชัดเจน โดยควรระบุหน้าที่ความรับผิดชอบ คุณสมบัติ เงินเดือน สวัสดิการ สถานที่ทำงาน และวิธีสมัคร เพื่อให้ผู้สมัครสามารถประเมินตัวเองได้ว่าตรงกับตำแหน่งหรือไม่

5. ค้นหาและคัดกรองผู้สมัคร

- เมื่อมีผู้สมัครเข้ามา HR หรือ Recruiter จะตรวจสอบข้อมูล เช่น Resume ประสบการณ์ ทักษะ และคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่ง เพื่อคัดเลือกผู้สมัครที่มีแนวโน้มเหมาะสมเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป

6. ติดต่อและสัมภาษณ์ผู้สมัคร

- พูดคุยเพื่อประเมินทั้งประสบการณ์ ทักษะ ทัศนคติ ความต้องการของผู้สมัคร และความเหมาะสมกับตำแหน่ง รวมถึงเปิดโอกาสให้ผู้สมัครสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับงานและองค์กร

7. คัดเลือกและเสนอเงื่อนไขการจ้างงาน

- เมื่อได้ผู้สมัครที่เหมาะสม องค์กรจะดำเนินการเสนอเงื่อนไขการจ้าง เช่น เงินเดือน สวัสดิการ ตำแหน่ง และวันเริ่มงาน

8. รับพนักงานเข้าทำงานและ Onboarding

- หลังผู้สมัครตอบรับข้อเสนอ บริษัทจะเตรียมเอกสาร อุปกรณ์ สถานที่ทำงาน และข้อมูลที่จำเป็น เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถเริ่มต้นทำงานได้อย่างราบรื่น

เทคนิคการสรรหาพนักงานให้มีประสิทธิภาพ

การมีกระบวนการสรรหาที่ชัดเจนเป็นพื้นฐานสำคัญ แต่การจะ สรรหาพนักงานให้ได้คนตรงตำแหน่ง ยังต้องให้ความสำคัญกับความรวดเร็วและประสบการณ์ของผู้สมัครด้วย

1. กำหนดคุณสมบัติที่จำเป็นให้ชัดเจน

- ไม่ควรกำหนดคุณสมบัติมากเกินความจำเป็น เพราะอาจทำให้จำนวนผู้สมัครที่มีโอกาสผ่านเกณฑ์ลดลง ควรแยกคุณสมบัติที่จำเป็นต่อการทำงานออกจากคุณสมบัติเสริม

2. เลือกช่องทางให้ตรงกับกลุ่มผู้สมัคร

- แต่ละตำแหน่งอาจเหมาะกับช่องทางที่แตกต่างกัน เช่น ตำแหน่งเฉพาะทางอาจเหมาะกับ LinkedIn ขณะที่ตำแหน่งที่ต้องการผู้สมัครจำนวนมากอาจใช้ Job Board หรือ Social Media ร่วมด้วย

3. ทำ Job Description ให้อ่านง่ายและข้อมูลครบ

- ผู้สมัครต้องเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่างานคืออะไร ต้องการคุณสมบัติแบบไหน ทำงานที่ไหน และได้รับอะไรจากบริษัท การให้ข้อมูลที่ชัดเจนช่วยลดผู้สมัครที่ไม่ตรงกับตำแหน่งได้

4. ลดระยะเวลาในการคัดกรองและติดต่อ

- ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงกับตำแหน่งอาจกำลังพูดคุยกับหลายบริษัทพร้อมกัน หากกระบวนการสรรหาช้าเกินไป องค์กรอาจเสียโอกาสให้กับบริษัทอื่น

5. สื่อสารกับผู้สมัครอย่างต่อเนื่อง

- การแจ้งสถานะการสมัคร นัดหมาย และให้ข้อมูลที่จำเป็นอย่างชัดเจน ช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดีและลดโอกาสที่ผู้สมัครจะหายระหว่างกระบวนการ

6. วัดผลการสรรหาด้วย Recruitment KPI

- HR ควรติดตามตัวชี้วัด เช่น จำนวนผู้สมัครที่ตรงคุณสมบัติ ระยะเวลาในการปิดตำแหน่ง (Time to Hire) ต้นทุนต่อการจ้าง (Cost per Hire) และอัตราการตอบรับข้อเสนอ เพื่อดูว่ากระบวนการสรรหามีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน

ปัญหาที่มักพบในการสรรหาพนักงาน

แม้บริษัทจะมีกระบวนการสรรหาที่ชัดเจน แต่ HR และ Recruiter ยังอาจพบปัญหาได้หลายรูปแบบ เช่น

   ⁉️ มีผู้สมัครเข้ามาจำนวนน้อย

   ⁉️ ผู้สมัครไม่ตรงกับคุณสมบัติที่ต้องการ

   ⁉️ ตำแหน่งงานหาคนยากหรือมีการแข่งขันสูง

   ⁉️ ผู้สมัครไม่ตอบกลับ

   ⁉️ นัดสัมภาษณ์แล้วผู้สมัครไม่มา

   ⁉️ ใช้เวลาคัดกรอง Resume นาน

   ⁉️ กระบวนการสัมภาษณ์มีหลายขั้นตอน

   ⁉️ ผู้สมัครได้รับข้อเสนอจากบริษัทอื่นก่อน

   ⁉️ ผู้สมัครตอบรับงานแล้วแต่ไม่มาเริ่มงาน

ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้เกิดจากช่องทางประกาศงานเพียงอย่างเดียว แต่อาจเกี่ยวข้องกับคุณสมบัติของตำแหน่ง เงินเดือน สวัสดิการ ความชัดเจนของ Job Description กระบวนการสมัคร หรือความรวดเร็วในการติดต่อผู้สมัครด้วย

ดังนั้น หากต้องการแก้ปัญหาการสรรหาอย่างตรงจุด HR ควรดูทั้งกระบวนการตั้งแต่ต้นทางจนถึงวันที่ผู้สมัครเริ่มงาน ไม่ใช่โฟกัสเพียงจำนวนใบสมัครที่ได้รับ

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการสรรหาพนักงาน

1. การสรรหาพนักงานคืออะไร?

• การสรรหาพนักงาน หรือ Recruitment คือกระบวนการค้นหา ดึงดูด คัดกรอง และคัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่องค์กรต้องการ ตั้งแต่การวิเคราะห์ความต้องการของตำแหน่งไปจนถึงการรับพนักงานเข้าทำงาน

2. Recruitment กับการสรรหาพนักงานเหมือนกันไหม?

• โดยทั่วไป Recruitment คือคำภาษาอังกฤษที่ใช้เรียกกระบวนการสรรหาบุคลากรหรือพนักงาน โดยมีความหมายใกล้เคียงกับคำว่า “การสรรหาพนักงาน” ในภาษาไทย

3. ขั้นตอนการสรรหาพนักงานมีอะไรบ้าง?

• โดยทั่วไปเริ่มตั้งแต่การวิเคราะห์ความต้องการของตำแหน่ง กำหนดคุณสมบัติ เลือกช่องทางสรรหา จัดทำ Job Description ประกาศงาน ค้นหาและคัดกรองผู้สมัคร ติดต่อและสัมภาษณ์ คัดเลือกผู้สมัคร เสนอเงื่อนไขการจ้างงาน และ Onboarding

4. HR กับ Recruiter ใครเป็นคนสรรหาพนักงาน?

• ทั้ง HR และ Recruiter สามารถมีส่วนร่วมในกระบวนการสรรหาได้ ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของแต่ละบริษัท โดย Recruiter มักเน้นงานด้านการสรรหาโดยตรง ขณะที่ HR อาจดูแลงานด้านบุคลากรในภาพรวม

5. ช่องทางสรรหาพนักงานมีอะไรบ้าง?

• ช่องทางที่ใช้ได้ เช่น เว็บไซต์หางาน เว็บไซต์บริษัท LinkedIn Social Media กลุ่มหางาน ฐานข้อมูลผู้สมัคร Employee Referral, Job Fair และการค้นหาผู้สมัครเชิงรุก หรือ Active Sourcing

6. ทำอย่างไรให้ได้ผู้สมัครตรงตำแหน่ง?

• ควรเริ่มจากการกำหนดรายละเอียดและคุณสมบัติของตำแหน่งให้ชัดเจน เลือกช่องทางที่ตรงกับกลุ่มผู้สมัคร เขียน Job Description ให้เข้าใจง่าย และปรับกระบวนการสรรหาให้รวดเร็ว เพื่อเพิ่มโอกาสในการเข้าถึงและรักษาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

7. การสรรหาพนักงานมีวิธีอะไรบ้าง?

• สามารถทำได้หลายวิธี เช่น การสรรหาจากภายในองค์กร การเปิดรับสมัครจากภายนอก การใช้เว็บไซต์หางาน Social Media, Employee Referral และการค้นหาผู้สมัครเชิงรุก หรือ Active Sourcing โดยควรเลือกวิธีให้เหมาะกับประเภทของตำแหน่งและกลุ่มผู้สมัคร

8. ช่องทางไหนเหมาะกับการสรรหาพนักงานมากที่สุด?

• ไม่มีช่องทางเดียวที่เหมาะกับทุกตำแหน่ง องค์กรควรเลือกจากประเภทงาน กลุ่มผู้สมัคร พื้นที่ทำงาน จำนวนคนที่ต้องการ และความเร่งด่วนในการจ้าง โดยบางตำแหน่งอาจต้องใช้หลายช่องทางร่วมกันเพื่อเพิ่มโอกาสในการเข้าถึงผู้สมัคร

​

สรุป การสรรหาพนักงานไม่ใช่แค่หาคนให้ได้ แต่ต้องหาคนให้ตรงตำแหน่ง

การสรรหาพนักงานไม่ได้จบที่การมีผู้สมัครเข้ามาจำนวนมาก แต่คือการสร้างกระบวนการที่ช่วยให้องค์กร เข้าถึงผู้สมัครที่เหมาะสมกับตำแหน่งงาน ตั้งแต่การกำหนดคุณสมบัติให้ชัดเจน การเลือกช่องทางสรรหาพนักงานที่ตรงกับกลุ่มเป้าหมาย ไปจนถึงการคัดกรองและพูดคุยกับผู้สมัครอย่างรวดเร็ว

เพราะในตลาดแรงงานที่ผู้สมัครมีทางเลือกมากขึ้น ช่องทางสรรหาและความรวดเร็วในการสรรหาพนักงาน จึงเป็นอีกปัจจัยที่ HR และ Recruiter ควรให้ความสำคัญไม่แพ้การคัดเลือกคน เพราะต่อให้มีตำแหน่งงานที่น่าสนใจ แต่หากไม่สามารถเข้าถึงผู้สมัครที่ตรงกับความต้องการได้ โอกาสในการได้คนที่ใช่ก็ลดลงเช่นกัน

ดังนั้น การเลือกช่องทางลงประกาศงานที่ช่วยกระจายตำแหน่งงานไปยังกลุ่มผู้สมัครที่หลากหลาย และทำให้ HR เข้าถึงผู้สมัครได้รวดเร็วขึ้น จึงเป็นอีกส่วนสำคัญของกระบวนการสรรหา โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องรับสมัครพนักงานหลายตำแหน่งหรือมีความต้องการคนอย่างต่อเนื่อง

หากองค์กรกำลังมองหาตัวช่วยในการลงประกาศงานและเข้าถึงผู้สมัคร สามารถเริ่มต้นใช้งาน JobFinFin ได้ที่ https://company.jobfinfin.com/register หรือหากต้องการสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลงประกาศงาน สามารถติดต่อ JobFinFin ได้ที่ LINE @JobFinFin