ทำความรู้จักสายงาน ap มีหน้าที่อะไรบ้าง?

ในปัจจุบันนี้งานบัญชี มีหลายตำแหน่ง แล้วแต่ละสายงานนั้นมักจะมีโปรแกรมที่จะช่วยให้การทำงานง่ายมากยิ่งขึ้น สำหรับ ตำแหน่งสายงาน AP  ระบบเจ้าหนี้ ถ้าหากใครที่เคยผ่านกระบวนการทำงานแบบ Manual มาก่อน ก็มักจะได้เปรียบเพราะสามารถทราบถึงที่ไปที่มาตั้งแต่ต้นจนจบของหลักการทำงาน สามารถเรียงลำดับการทำงานก่อนหลังได้อย่างชัดเจนและเมื่อมีปัญหาก็สามารถแก้ไขได้อย่างตอนจบ และสำหรับใครที่ไม่เคยผ่านการทำงานสายงานนี้มาก่อน อาจจะยังไม่เข้าใจความหมายของตำแหน่งบัญชีเจ้าหนี้ บางคนคงคิดว่าเป็นการทวงหนี้ แต่จริงๆ แล้วฝ่ายทวงหนี้จะเป็นฝ่ายบัญชีลูกหนี้ 

สำหรับตำแหน่งงานบัญชีฝ่ายเจ้าหนี้ AP  หน้าที่หลักคือการจ่ายชำระหนี้ให้กับ supplier หรือผู้ผลิต ที่เราทำการสั่งซื้อสินค้ามาใช้ในบริษัท โดยมีเงื่อนไขในการชำระ Credit Term หรือระยะเวลาการชำระเงิน ที่เกิดขึ้นระหว่างบริษัทคู่ค้าและเรา เช่นมีการกำหนดชำระหนี้ 7 วัน 15 วันหรือ 1 เดือน เรียกง่ายๆ ก็คือการให้เครดิตนั่นเอง การให้เครดิตนั้นจะเป็นการทิ้งระยะเวลาในการชำระหนี้ออกไปก่อน เพื่อให้ บริษัทมีเวลาในการหารายได้เข้าบริษัท ยิ่งเครดิตนานก็ยิ่งดีกับบริษัท โดยการทำงานของตำแหน่ง บัญชีเจ้าหนี้ บริษัทจะให้สิทธิ์ในการเป็นผู้กำหนด Credit Term ด้วยการทำข้อตกลงกับคู่ค้าให้ชัดเจน 

หลักการทำงานของตำแหน่ง AP บัญชีเจ้าหนี้

ตำแหน่ง AP (Accounts Payable) หรือบัญชีเจ้าหนี้เป็นบทบาทที่สำคัญในภาคการเงินและบัญชีของบริษัท หน้าที่หลักของตำแหน่ง AP คือการจัดการและควบคุมรายละเอียดทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินให้กับผู้ขายหรือเจ้าหนี้ของบริษัท ดังนี้คือหลักการทำงานของตำแหน่ง AP

• การบันทึกรายการเจ้าหนี้ : คำนึงถึงรายการสินค้าหรือบริการที่บริษัท สั่งซื้อจากผู้ขายหรือผู้จัดจำหน่ายอื่นๆ โดยบัญชีเจ้าหนี้จะทำการบันทึกข้อมูลเหล่านี้ในระบบบัญชีของบริษัท

• การตรวจสอบความถูกต้อง : ระหว่างการรับสินค้าหรือบริการและการชำระเงิน บัญชีเจ้าหนี้จะตรวจสอบความถูกต้องของใบส่งสินค้าหรือใบกำกับภาษีและจะตรวจสอบว่ารายการเจ้าหนี้เหล่านี้ ตรงกับสัญญาหรือรายการสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องหรือไม่

• การจัดเตรียมการชำระเงิน : การจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงิน เช่น การสร้างเช็ค การโอนเงิน หรือการชำระผ่านระบบอื่นๆ เพื่อจ่ายเงินให้กับผู้ขาย

• การจัดเก็บบันทึก : บัญชีเจ้าหนี้จะต้องเก็บบันทึกการทำรายการทางการเงินทั้งหมดอย่างเรียบร้อย เพื่อให้สามารถตรวจสอบ และตรวจสอบการทำรายการได้ในอนาคต

• การติดต่อกับผู้ขาย : บัญชีเจ้าหนี้บางครั้งอาจต้องติดต่อกับผู้ขาย หรือผู้จัดจำหน่าย เพื่อแก้ไขปัญหาหรือคำขอเพิ่มเติมเกี่ยวกับการชำระเงิน

• รายงานและวิเคราะห์ : บัญชีเจ้าหนี้อาจต้องรายงานผลการทำงาน และวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน เพื่อให้ความรู้สำคัญในการตัดสินใจทางการเงินของบริษัท

• การควบคุมการชำระเงิน : ระบบควบคุมการชำระเงินสำคัญที่ใช้ในตำแหน่ง AP เพื่อให้แน่ใจว่าเงินจ่ายถูกต้อง และปฏิบัติตามข้อกำหนดของบริษัท

  
  

อยากเป็นเจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้ต้องทำอย่างไร

ตำแหน่ง AP เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการการเงินและบัญชีของบริษัท เพราะความถูกต้อง และประสิทธิภาพในการจัดการเจ้าหนี้ส่งผลต่อความเสถียรภาพของการเงินของบริษัทและความสามารถในการดำเนินกิจการอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้จะต้องมีความรู้เรื่องการคำนวณการหัก ภาษี ณที่จ่าย และข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงจะต้องมีทักษะด้านการคำนวณและมีความรู้ในเรื่องของบัญชีพื้นฐาน 

1. ต้องจบการศึกษาด้านการบัญชี การเงิน หรือสาขาที่เกี่ยวข้องในระดับปริญญาตรี 

2. มีความรู้และความเข้าใจในด้านการคำนวณภาษีเป็นอย่างดี

3. สามารถเสริมสร้างประสบการณ์ด้วยการเรียนด้านกฎหมายและภาษีอากร

4. สามารถต่อยอดความรู้ด้วยทักษะด้านที่เกี่ยวข้อง เช่นกันเรียนรู้ด้านการจัดเก็บข้อมูลและการบริหารข้อมูล 

เมื่อรู้จักตำแหน่งงาน AP หรือเจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้ เบื้องต้นแล้วสำหรับใครที่จบสายงานด้านบัญชีมาอยากเข้าสู่การทำงานในตำแหน่งนี้ สามารถเข้ามาฝากประวัติ ในตำแหน่งงานที่สนใจ และเข้าใช้บริการบนเว็บไซต์ jobfinfin ของเราได้ เราหวังว่าบทความนี้ จะเป็นประโยชน์ต่อทุกท่าน นำไปปรับใช้ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ