สกิลที่สำคัญที่ พนักงานธุรการ มือใหม่ควรมี

พนักงานธุรการ คือ  เป็นงานเบื้องหลังหลายๆ ส่วนในบริษัท เพราะจะต้องดูแลทุกอย่างตั้งแต่เรื่องเล็กน้อย ไปจนถึงเรื่องใหญ่ภายในบริษัท ซึ่งตำแหน่งนี้จะมีรายละเอียดการทำงานที่กว้างมากๆ หน้าที่ งานธุรการ ต้องดูแลทุกแผนกมอบหมายงานให้กับทุกฝ่ายทำเอกสารแจกจ่ายดูแลความเรียบร้อยต่างๆ เรียกได้ว่าเป็นตำแหน่งศูนย์กลางที่ทุกแผนกจะต้องมาคุยกับคนที่ทำงานตำแหน่งนี้ ใครที่อยากก้าวเข้าสู่การทำงาน เจ้าหน้าที่ ธุรการ คุณสมบัติ สำหรับมือใหม่ที่ควรจะต้องมีนั้น จะต้องอาศัยหลากหลายทักษะและสกิลที่รอบด้าน ภายในบทความนี้จะพาทุกคนไปเจาะลึกตำแหน่งธุรการว่าต้องมีคุณสมบัติอย่างไรบ้าง

 

เช็คสกิลก่อนสมัคร สายงานธุรการ สำหรับมือใหม่

 ธุรการคือ สายงานที่จะต้องใช้ สกิลหลายๆ ด้าน พื้นฐานต่างๆ ที่จำเป็นจะต้องอาศัยความรอบรู้ ความคล่องแคล่วว่องไว กระฉับกระเฉง เข้าใจหน้าที่ของตนเองได้เป็นอย่างดี ด้วยสกิลที่เราจะมาแนะนำสำหรับงานธุรการนั้นจะมีอะไรบ้างตามมาดูกันได้เลย

1. Skill การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พื้นฐาน

ในการทำงาน สายงานธุรการนี้ส่วนใหญ่แล้วจะต้องใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์อยู่ตลอด ไม่ว่าจะเป็น Microsoft Word Microsoft Excel และ Microsoft Office PowerPoint เป็นต้น แต่โดยส่วนใหญ่แล้วมักจะใช้ Microsoft Excel 

2. Skill การรับส่งอีเมลพื้นฐาน

การรับส่งอีเมลนั้นถือเป็นเรื่องพื้นฐานมากๆ ในการทำงาน จะต้องใช้ภาษาไทยรวมถึงภาษาอังกฤษให้ถูกต้องในการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กรเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจน

3. Skill การใช้ภาษาอังกฤษขั้นพื้นฐาน

ในบางครั้งการติดต่อประสานงานอาจจะต้องพบเจอกับบริษัทต่างชาติ หรือจำเป็นจะต้องใช้ภาษาอังกฤษในการติดต่อสื่อสารเพราะฉะนั้นการมีทักษะภาษาอังกฤษจึงสำคัญอย่างมาก

4. Skill การทำงานที่คล่องแคล่วว่องไวละเอียดรอบคอบ

หน้าที่ งานธุรการ  มักจะต้องอาศัยความรวดเร็วและความคล่องแคล่วในการทำงานเป็นอย่างมาก เพราะจะต้องประสานงานแต่ละแผนกอยู่ตลอดเวลา เพื่อไม่ให้งานเกิดการสะดุด จึงจะต้องใช้สติในการทำงานเป็นอย่างมาก รวมไปถึงความละเอียดและรอบคอบในการทำงานอีกด้วย

 

5. Skill การประสานงาน

สกิล นี้ถือได้ว่าเป็นสกิลที่จำเป็นอย่างมาก เพราะโดยส่วนใหญ่แล้วงานธุรการนั้นจะต้องประสานงานกับทุกฝ่ายถ้าหากขาดสกิลด้านนี้อาจจะทำให้การสื่อสารการทำงานผิดพลาดไปได้ และสิ่งที่สำคัญนั่นก็คือจะต้องประสานงาน ให้ชัดเจนเพื่อให้งานออกมาสมบูรณ์มากที่สุด 

 

เป็นอย่างไรกันบ้างกับ Skill ของตำแหน่งงานธุรการเรียกได้ว่าเป็นตำแหน่งที่สำคัญอีกตำแหน่งหนึ่งเลยทีเดียวซึ่งการทำงานส่วนใหญ่แล้วจะไม่เพียงแค่ประสานงานอย่างเดียวที่ยังทำงานเบื้องหลังของแต่ละแผนกเพื่อให้งานออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพซึ่งจะทำให้เห็นภาพรวมไปถึงกระบวนการการทำงานของแต่ละฝ่าย เรียกได้ว่าสกิลต่างๆ ที่เราแนะนำมานั้นจะสามารถทำให้เด็กจบใหม่หรือมือใหม่ที่อยากเข้าสู่วงการสายงานธุรการสามารถทำงานออกมาได้ดียิ่งขึ้น

 

บทบาทที่สำคัญและเทคนิคการทำงานสายงานธุรการอย่างมืออาชีพ

เมื่อมีสกิลต่างๆ แล้วสิ่งสำคัญต่อจากนี้นั่นก็คือการศึกษาหน้าที่หลักในการทำงานให้ชัดเจนเพื่อที่จะพัฒนาตัวเองให้ทำงานธุรการได้อย่างมืออาชีพ วันนี้เราจะพาทุกคนมาเจาะลึกบทบาทหน้าที่ที่สำคัญ และเข้าใจเนื้องานได้ มากยิ่งขึ้น รวมไปถึงเทคนิคการจัดการงานของผู้รับผิดชอบในส่วนงานธุรการจะมีอะไรบ้าง

1. หน้าที่ส่วนใหญ่จะต้องคอยติดต่อประสานงานและเดินเอกสารให้แก่พนักงานภายในองค์กรและนอกองค์กร เป็นเบื้องหลังที่จะต้องอาศัยความละเอียดและรอบคอบ
2. ดูแลสถานที่ที่จะจัดกิจกรรมต่างๆ ภายในองค์กร ติดต่อประสานงานกับฝ่ายอาคารคอยดูแลด้านเอกสารหรือจดหมายต่างๆ ในแต่ละแผนก
3. ตรวจสอบคำสั่งซื้อและอุปกรณ์ต่างๆ ที่จะต้องใช้ภายในองค์กร
4. ดูแลระบบระเบียบงาน ต้องมอบหมายหน้าที่อย่างชัดเจน
5. จัดเก็บเอกสารทางด้านธุรการ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรที่เข้ามาติดต่อประสานงานกับทางองค์กร
6. ดำเนินเอกสารทางด้านการเงินและการเบิกจ่ายภายในองค์กร
7. คอยดูแลพนักงานรับส่งเอกสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร

 

ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นหน้าที่หลักที่พนักงานธุรการจะต้องมีหรือจะมีหน้าที่อื่นๆเพิ่มเติมตามที่องค์กรมอบหมาย ซึ่ง สายงานธุรการนั้นถือได้ว่าเป็นอีกงานที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากและเป็นตำแหน่งที่หลายๆ คนให้ความสนใจ ด้วยรูปแบบงานที่มีความท้าทายไม่จำเจและไม่น่าเบื่อ อีกทั้งเรื่องสามารถเดินทางไปติดต่อประสานงานนอกพื้นที่ แถมยังจะต้องใช้ทักษะด้านการสื่อสาร ที่มีวาทศิลป์สามารถมีการต่อรองกับบุคคลภายนอกได้เป็นอย่างดีรวมถึงการสื่อสารภายในองค์กรภายในทีมได้เป็นอย่างดี ใช้เหตุและผลในการทำงาน มีทัศนคติที่ดีไม่โอนเอน ไปทางใดทางหนึ่ง เป็นอีกหนึ่งตำแหน่งที่มีความสำคัญอย่างมากเพราะจะต้องสามารถทำให้องค์กรดำเนินงานได้ อย่างราบรื่น โดยรวมแล้วถ้าอยากเป็นพนักงานธุรการมืออาชีพจะต้องทำการฝึกฝนตัวเองอยู่เสมอ หัดควบคุมอารมณ์ มีใจรักในการทำงานร่วมกับผู้อื่น เพราะสิ่งต่างๆ เหล่านี้จะผลักดันธุรกิจให้ก้าวหน้า
หากใครที่สนใจหางานสายงานธุรการ สามารถติดตามประกาศข่าวสาร รับสมัครพนักงานธุรการได้ที่เว็บไซต์ https://www.jobfinfin.com  เราได้รวมรวบและอัปเดต ข่าวสาร การประกาศรับสมัครงานตำแหน่งพนักงานธุรการ สามารถเข้ามาดูรายละเอียดกันได้ คลิกเพื่ออ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่ และสมัครโปรไฟล์บน Jobfinfin ได้ฟรี ไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม