อย่าพึ่งสัมภาษณ์งาน เจ้าพนักงานธุรการ หากคุณไม่รู้คำถามเหล่านี้
ใครที่กำลังมองหางานตำแหน่ง เจ้าพนักงานธุรการ ต้องแวะอ่านบทความนี้ก่อน เพราะวันนี้เราได้เตรียมสาระดีๆ เกี่ยวกับการสมัครงานและการสัมภาษณ์งานในสายอาชีพนี้มาเพิ่มทักษะในการสัมภาษณ์ให้ท่านมั่นใจมากยิ่งขึ้น เราได้รวมทุกคำถามและคำตอบมาให้ทุกคนได้เตรียมความพร้อมก่อนเข้าสัมภาษณ์งานจริงเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณได้งานนี้ได้อย่างง่ายดายสัมภาษณ์ยังไงให้ถูกใจ HR ตัวอย่างคำถามในการสัมภาษณ์งานตำแหน่งนี้ที่เราได้รวมมานั้นก็สามารถช่วยให้คนก้าวเข้าสู่การทำงานสายงาน พนักงาน ธุรการ เพื่อให้คุณเข้าใจมากยิ่งขึ้นและสามารถเช็กความเข้าใจและประสบการณ์ของคุณ สมัครงาน ในบทบาทพนักงานธุรการเพื่อนำมาปรับใช้ในการสัมภาษณ์งานซึ่งเหล่านี้จะเป็นตัวประเมินความสามารถว่าคุณเหมาะสมกับสายงานนี้หรือไม่
เจาะลึกบทสัมภาษณ์งานคำถามได้คำตอบในสายอาชีพเจ้าหน้าที่ธุรการ
ธุรการ คือ เป็นอีกหนึ่งสายงานยอดนิยมที่หลายคนอยากเข้าทำงานอีกทั้งยังเป็นตำแหน่งงานที่มีความต้องการในทุกๆ บริษัท เรียกได้ว่าเป็นสายงานที่จะทำงานเบื้องหลังเกี่ยวกับเอกสารต่างๆ ในบริษัท รับส่งเมล์ ติดต่อประสานงาน ซิ่งสายงานธุรการนั้นยังมีแยกย่อยในหลายๆ ฝ่ายเช่น ธุรการฝ่ายขาย ธุรการฝ่ายบุคคล ธุรการฝ่ายไอที ธุรการฝ่ายบัญชี และอื่นๆ ตามความต้องการของบริษัท พร้อมทั้งต้องเป็นฝ่ายสนับสนุนที่จะเข้าไปคอยประสานงานหรือช่วยเหลือแผนกต่างๆ นอกจากจะเป็นที่ต้องการของบริษัทต่างๆ แล้ว ในส่วนของภาครัฐตำแหน่ง พนักงานราชการ เงินเดือน ก็เรียกได้ว่ามั่นคงเลยทีเดียว สำหรับใครที่สนใจอยากทำงานตำแหน่ง เจ้าพนักงานธุรการ เราได้นำแนวทางการสัมภาษณ์งานของสายงานนี้มารวมไว้ให้ท่านเพื่อเตรียมความพร้อมดังนี้
- รูปแบบการสอบถามเกี่ยวกับงานในบริษัทเดิม
เป็นรูปแบบการถามทั่วไปที่จะสอบถามเกี่ยวกับประสบการณ์ที่ทำงานเดิมเกี่ยวกับงานธุรการ คำตอบควรเน้นไปในเรื่องของหน้าที่และความรับผิดชอบต่างๆ ที่สำคัญ แต่ถ้าหากใครที่ยังไม่เคยทำงานสายนี้มาก่อนเป็นมือใหม่เพิ่งจบจากมหาวิทยาลัย ถ้าหากเธอเจอคำถามเหล่านี้ เราก็มีตัวอย่างคำถามและคำตอบเพื่อให้ท่านเตรียมความพร้อมดังนี้
คำถาม : “ก่อนหน้านี้ในบริษัทเดิมหน้าที่ในการทำงาน 1 วันทำอะไรบ้าง ?”
คำตอบผู้ที่มีประสบการณ์แล้ว : “ ได้รับมอบหมายและตรวจสอบงานด้านบริหารช่วยตรวจสอบการทำงานของพนักงานและช่วยเหลือส่วนต่างๆ คอยประสานงานให้งานออกมาได้อย่างราบรื่น”
คำตอบสำหรับเด็กจบใหม่ : มาเคยฝึกงานและได้รับมอบหมายเกี่ยวกับเอกสารต่างๆ คอยช่วยเหลือรุ่นพี่ในที่ฝึกงานในส่วนต่างๆ และพร้อมที่จะเรียนรู้ทักษะการทำงานใหม่ๆ อยู่เสมอ”
- รูปแบบการสอบถามเกี่ยวกับความเข้าใจในตำแหน่งงานธุรการ
ซึ่งรูปแบบคำถามนี้จะเป็นการสอบถามความเข้าใจในการทำงาน เป็นการทดสอบความรู้เฉพาะด้าน ถ้าหากเจอคำถามนี้จะต้องอธิบายให้ตรงประเด็น ไม่อ้อมค้อม ฉะฉาน แสดงศักยภาพ ออกมาได้อย่างมั่นใจจะทำให้ HR ชอบอย่างแน่นอน แต่ในส่วนของนักศึกษาจบใหม่หรือคนที่ไม่มีประสบการณ์ในสายงานนี้จะต้องทำการศึกษาเกี่ยวกับตำแหน่งงานให้ชัดเจน ซึ่งเรามีตัวอย่างคำถามและคำตอบดังนี้
คำถาม : “คุณรู้จักบทบาทของเจ้าหน้าที่ธุรการมากน้อยแค่ไหน ?”
คำตอบผู้ที่มีประสบการณ์แล้ว : “โดยส่วนใหญ่แล้วบทบาทของเจ้าหน้าที่ธุรการคือการทำงานให้กับองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมไปถึงการวางแผนการจัดการระบบภาระงาน ทรัพยากร การจัดการสำนักงาน การตรวจสอบการทำงานของเจ้าหน้าที่การประสานงานเอกสารข้อมูลต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงตรงตามเป้าหมาย”
คำตอบสำหรับเด็กจบใหม่ : “จากการที่ศึกษาข้อมูล เกี่ยวกับบทบาทของเจ้าหน้าที่ธุรการมานั้น จะมีหน้าที่ที่สำคัญภายในองค์กร จะต้องทำงานเบื้องหลัง ให้องค์กร ต้องมีการวางแผนจัดการระเบียบภาระงาน สนับสนุนและคอยประสานงานแผนกต่างๆให้สามารถทำงานออกมาได้อย่างราบรื่นรวมไปถึงการดูแลด้านเอกสารต่างๆ แต่หวังว่าฉันจะสามารถพัฒนาตัวเองในสายงานนี้ได้จากองค์กรของคุณ”
- รูปแบบคำถามเกี่ยวกับความมั่นใจในการทำงานสายงานนี้
เป็นรูปแบบคำถามที่จะสามารถรู้ได้ถึงทักษะด้านการจัดการของคุณที่จะเหมาะกับตำแหน่งนี้ซึ่งคำตอบควรจะเน้นไปในเรื่องของทักษะการจัดการที่สำคัญ โดยมีตัวอย่างดังนี้
คำถาม : “คุณคิดว่าคุณสมบัติข้อใดของคุณที่เหมาะสมกับตำแหน่งนี้ ?”
คำตอบผู้ที่มีประสบการณ์แล้ว : “จากประสบการณ์ที่ผ่านมาในสายอาชีพนี้ ฉันสามารถนำประสบการณ์มาปรับใช้กับการทำงานในทุกขอบเขต ไม่ว่าจะเป็นทักษะการจัดการที่ดี ความละเอียดรอบคอบ ความคล่องแคล่วในการทำงาน การแก้ไขปัญหา ที่สามารถใช้ให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปได้อย่างราบรื่น”
คำตอบสำหรับเด็กจบใหม่ : “สามารถนำประสบการณ์จากการเรียนรู้ในมหาวิทยาลัยและการฝึกงานมาปรับใช้ในที่ทำงาน พร้อมเปิดรับสิ่งใหม่ๆ อยู่เสมอ มีความอดทน รับฟัง และปรับปรุงตัวเอง ในทุกๆ ด้าน พร้อมพัฒนาตัวเองให้มีศักยภาพ และทำงานออกมาได้อย่างมืออาชีพ”
- รูปแบบคำถามเกี่ยวกับการทำงานร่วมกับคนในทีม
เป็นคำถามที่จะวัดทักษะการจัดการทรัพยากรบุคคลและความสามารถในการปรับตัว ในที่ทำงานใหม่ โดยมีตัวอย่างคำถามและคำตอบดังนี้
คำถาม : “คุณจะมีวิธีการจัดการเกี่ยวกับการสร้างสิ่งแวดล้อมในทีมอย่างไรให้เหมาะสม”
คำตอบผู้ที่มีประสบการณ์แล้ว : ฉันจะใช้เทคนิคการจัดการ ที่สอดคล้องกับเงื่อนไขการทำงานและทักษะส่วนตัวของแต่ละบุคคล ถ้าหากเป็นพนักงานใหม่จะต้องได้รับคำแนะนำและดูแลอย่างใกล้ชิด จนกว่าจะมั่นใจว่าสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าหากคนในทีมมีจำนวนเยอะขึ้นจะใช้การมอบหมายตามความสามารถและประสบการณ์ เพื่อใช้ให้เหมาะสมกับรูปแบบงาน จะส่งผลให้งานสำเร็จตามเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ”
คำตอบสำหรับเด็กจบใหม่ : “ ในส่วนของทักษะด้านนี้อาจจะยังไม่ได้มีประสบการณ์มากพอที่จะสามารถควบคุมทีมให้ออกมาได้มีประสิทธิภาพ แต่จะใช้วิธีการสอบถามทักษะและความสามารถของพนักงาน ในทุกๆ แผนก นำมาวิเคราะห์และมอบหมายหน้าที่ตามความถนัด เพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย”
สำหรับท่านใดที่มีความสนใจมองหาประสบการณ์จากบริษัทชื่อดัง ที่กำลังเปิดรับสมัครตอนนี้ สามารถเช็คตำแหน่งว่างเพิ่มเติมได้ที่ งานธุรการ
