หน้าที่งานจัดซื้อ ทำอะไร ทักษะที่จำเป็นมีอะไรบ้าง?

สิ่งของต่างๆ ภายในบริษัทนั้นทั้งของชิ้นเล็กและชิ้นใหญ่ที่พนักงานใช้งานอยู่รวมไปถึงวัตถุดิบในการดำเนินงานต่างๆ จะต้องอาศัยฝ่ายจัดซื้อ จัดหา และจัดจ้าง มาเป็นผู้ดูแล เพราะนักจัดซื้อคือคนที่จะจัดหาแหล่งทรัพยากรภายนอก เพื่อมาสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กร รวมไปถึงการสำรวจความต้องการภายในองค์กรนำมาจัดเป็นหมวดหมู่ และจำแนกการจัดซื้อ ซึ่งจะอาศัยกำหนดเกณฑ์ประเมินผู้ขายเพื่อคัดกรองสินค้า และบริการที่มีคุณภาพเข้าสู่กระบวนการคัดเลือก ให้ตรงตามความต้องการและมีคุณภาพ

จะเห็นได้ว่าหน้าที่ของงานจัดซื้อเป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างมากของทุกๆ องค์กร เพราะเป็นส่วนที่มีการใช้จ่ายเงินในการจัดซื้อสินค้าและบริการเพื่อมาดำเนินงานในบริษัทให้ตรงตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ ถ้าหากมีการบริหารจัดการกระบวนการเหล่านี้ได้เป็นอย่างดีและสามารถช่วยให้องค์กรมีต้นทุนทางธุรกิจที่ต่ำลง แถมยังช่วยสร้างโอกาสการแข่งขัน และมูลค่าเพิ่มของสินค้าให้กับองค์กรได้

สายงานจัดซื้อ หน้าที่หลักคืออะไร? 

งานจัดซื้อจะถูกแบ่งออกเป็นได้หลายประเภทตามสถานการณ์ต่างๆ และความสามารถของแต่ละคนนั้นโดยมีตั้งแต่งานจัดซื้อทั่วไปที่จะมีหน้าที่จัดหาสินค้าประเภทวัตถุดิบอุปกรณ์ชิ้นส่วนทั่วไปภายในองค์กร ไปจนถึงเจ้าหน้าที่จัดซื้อต่างประเทศที่จะต้องมีประสบการณ์ในการทำงาน ค่อนข้างสูง ซึ่งโดยรวมแล้ว หน้าที่หลักๆ ของเจ้าหน้าที่จัดซื้อจะมีดังนี้

• วางแผนการจัดซื้อวัสดุหรือบริการที่องค์กรต้องการให้เหมาะสมกับความต้องการและงบประมาณขององค์กร รวมถึงการวิเคราะห์ตลาดเพื่อหาผู้ขายที่เหมาะสมและราคาที่เหมาะสมกับสินค้าหรือบริการที่จะจัดซื้อ

• การคัดเลือกผู้จัดจำหน่ายที่เหมาะสม โดยพิจารณาประสบการณ์ ความน่าเชื่อถือ ราคา และเงื่อนไขในการจัดซื้อ 

• สนับสนุนในกระบวนการการผลิตโดยการจัดหาวัสดุหรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในเวลาที่เหมาะสมและในปริมาณที่เพียงพอ

• มีหน้าที่ตรวจสอบ และควบคุมคุณภาพของวัสดุ หรือบริการที่จัดซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพตามที่กำหนด

• จัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ในกระบวนการการจัดซื้อ เช่น การส่งสินค้าล่าช้าหรือปัญหาทางกฎหมาย

• จัดการสัญญาและเงื่อนไขการสั่งซื้อ เพื่อให้ความชัดเจนและป้องกันปัญหาทางกฎหมาย

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงลักษณะงานโดยทั่วไปของตำแหน่งงานจัดซื้อ ซึ่งบางบริษัทอาจจะมีเนื้องานที่แตกต่างกันไป งานจัดซื้อจะต้องอาศัยทักษะและเทคนิคเฉพาะตัวบางอย่างเพื่อให้งานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น 

ทักษะที่สำคัญใน งานจัดซื้อ ที่ควรมี

หัวใจหลักของงานจัดซื้อคือการสรรหาสินค้าหรือบริการที่ดีในราคาที่เหมาะสม โดยสำรวจแหล่งขาย ผู้ขายสินค้า คุณสมบัติ และประวัติของผู้ขาย และทำการสำรวจราคากลางของสินค้าเพื่อสรุปรายชื่อแหล่งขายเพื่อนำมาคัดเลือกให้ตรงตามที่กำหนดไว้เพื่อขอใบเสนอราคา และเข้าสู่กระบวนการซื้อขาย

นอกจากความสามารถในการหาสินค้า และบริการแล้ว งานจัดซื้อจะต้องมีทักษะอื่นๆ ประกอบร่วมด้วยเพื่อให้กระบวนการการดำเนินงานจัดซื้อสำเร็จไปได้อย่างราบรื่น

1. ทักษะการสื่อสาร : งานจัดซื้อจะต้องติดต่อกับหน่วยงานทั้งภายในและภายนอก จะมีการเจรจา และต่อรองรายละเอียดการจัดซื้อ เพราะฉะนั้นการมีทักษะด้านการสื่อสารที่ดี จะทำให้การดำเนินงานเป็นไปได้อย่างราบรื่นและจะช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดี ต่อบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องอีกด้วย

2. ทักษะการจัดการ : สายงานนี้จะมีข้อมูลจำนวนมาก เราจะต้องอัปเดตข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอจะต้องมีการจัดเก็บข้อมูล ความต้องการการใช้สินค้าและบริการ รวมไปถึงข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง สายงานนี้จะต้องมีทักษะในการบริหารจัดการที่ดีเพื่อให้ง่ายต่อการทำงานในครั้งถัดไป

3. ทักษะการคิดวิเคราะห์ : ถึงแม้ว่าจะเป็นตัวกลางในการซื้อขายระหว่างองค์กรและผู้ขาย งานจัดซื้อจำเป็นจะต้องมีทักษะ ในการวิเคราะห์ เพราะองค์กรจะตั้งงบประมาณไว้จำกัดเรา จะต้องมีหน้าที่วิเคราะห์ ว่าความต้องการใด เร่งด่วน และเหมาะสมที่จะซื้อสินค้าก่อนหรือหลัง 

นอกจากทักษะเหล่านี้ ประสบการณ์ ก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญในสายงานนี้ ยิ่งประสบการณ์มาก ก็จะเป็นประโยชน์ ในการทำงาน เพราะเราจะสามารถคาดเดาเหตุการณ์ต่างๆ ได้  จากข้อมูลในอดีตเหตุการณ์ในปัจจุบัน และเหตุการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นรวมกับเทคนิคต่างๆ ที่จะอาศัยประสบการณ์เข้ามาช่วย สำหรับใครที่กำลังมองหางานจัดซื้อ สามารถเข้าไปดูได้ที่ JOBFINFIN เรารวมสายงานจัดซื้อ จากบริษัทชั้นนำทั่วประเทศ และเราหวังว่าบทความนี้จะทำให้ทุกท่านประสบความสำเร็จและก้าวเข้าสู่สายงานจัดได้ซื้ออย่างมืออาชีพ