หน้าที่ งานจัดซื้อ ตำแหน่งงานที่ทำมากกว่าจัดซื้อ

สำหรับใครที่กำลังมองหางาน ฝ่ายจัดซื้อ จะต้องทำความรู้จักตำแหน่งนี้ให้มากขึ้น โดยหน้าที่ของงานฝ่ายจัดซื้อเป็นจุดเชื่อมโยงที่สำคัญระหว่างองค์กร ที่จะต้องทำการจัดหาสินค้าและวัตถุดิบที่มีคุณภาพตรงตามความต้องการ ในการดำเนินงานและมีราคาที่เหมาะสม นำมาใช้ได้อย่างคุ้มค่า ตลอดจนสรรหาผู้ขายที่ดีมีประสิทธิภาพ และความสามารถในการจัดส่งสินค้าให้ได้ตรงตามกำหนด และมีบริการที่ดี JOBFINFIN จะต้องมีการพูดคุยและปรึกษากับ Supplier เพื่อที่จะหาวิธีในการแก้ไขปัญหาร่วมกัน 

ข้อสำคัญที่ควรรู้ กับ หัวใจงาน ฝ่ายจัดซื้อ

สำหรับคนที่จะเข้าสู่สายงานฝ่ายจัดซื้อ ต้องเป็นคนที่มีความสามารถในการติดต่อประสานงานระหว่างองค์กรได้เป็นอย่างดี มีความคล่องตัว เจ้าหน้าที่จัดซื้อจะต้องมีความตอบสนองความต้องการได้อย่างรวดเร็ว รวมไปถึงการจัดการเอกสารต่างๆ  ได้อย่างมืออาชีพ สำหรับน้องๆ ที่กำลังเป็นนักศึกษาหรือใครที่อยากเปลี่ยนสายงานมาเป็นฝ่ายจัดซื้อนั้นคงกำลังสงสัยอยู่ว่าหัวใจหลักของงานฝ่ายจัดซื้อนั้นหลักๆ แล้วจะทำอะไรบ้าง 

• ซื้อให้ได้ตามคุณภาพที่ต้องการ  (Right Quality)

โดยคุณสมบัติที่กำหนดขึ้นขององค์กรในคุณภาพของสินค้าหรือวัตถุดิบที่จะใช้ ฝ่ายจัดซื้อก็มีส่วนที่จะช่วยในการกำหนดคุณสมบัติของสินค้าร่วมด้วย หรือจะเป็นวัตถุดิบที่ต้องการ เพื่อให้สามารถจะหาของที่ดีและได้ตรงตามวัตถุประสงค์เพื่อนำไปใช้งานและการคำนึงถึง สินค้าที่มีคุณภาพเป็นหลัก

• ซื้อให้ได้ปริมาณตามที่ต้องการ (Right Quantity)

จำนวนของสิ่งของหรือวัตถุดิบที่องค์กรต้องการใช้ ฝ่ายจัดซื้อจะต้องมีการวางแผนการสั่งซื้อไว้ล่วงหน้า และทำการคาดการณ์ไว้ว่าความต้องการในการใช้ทั้งหมดจากข้อมูลในอดีต และประวัติการสั่งซื้อปัจจุบันนำมาเป็นตัวช่วยและควรตรวจสอบสินค้าและปริมาณให้เพียงพอไม่ควรสามารถเก็บไว้มากจนเกินไปเพราะอาจทำให้สินค้าเสื่อมคุณภาพได้ สิ่งต่างๆ เหล่านี้จะช่วยลดปัญหาค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในขั้นตอนของการสั่งซื้อและสามารถจัดส่งได้ตามที่กำหนด

• ส่งสินค้าในเวลาที่ต้องการ  (Right Time)

จะต้องมีการกำหนดเวลาในการจัดส่งสินค้าหรือวัตถุดิบ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากหากมีการส่งสินค้าหรือวัตถุดิบช้าเกินกำหนด อาจจะส่งผลกระทบต่อกระบวนการผลิต และทำให้ process อื่นๆ ต้องหยุดชะงัก ฝ่ายจัดซื้อจะต้องระบุวันและเวลาในการจัดส่งสินค้าให้อย่างชัดเจน

• การซื้อสินค้าในราคาที่ยุติธรรม (Right Price)

การซื้อสินค้าให้ได้ราคาที่ดีนั้นเป็นเพียงปัจจัยเบื้องต้น แต่หลักๆ แล้วจะต้องคำนึงถึงปัจจัยอื่นๆ เกี่ยวข้องอย่างเช่น คุณภาพความคุ้มค่า และลักษณะที่ต้องการนำไปใช้งาน ไม่เน้นราคาถูกจนเกินไป แต่เป็นราคาที่ยุติธรรมเหมาะสมกับคุณภาพ

• ระบุสถานที่จัดส่งอย่างชัดเจน (Right Price)

การสั่งซื้อสินค้าเราจะต้องกำหนดวันและเวลาในการส่งอย่างชัดเจน รวมไปถึงสถานที่ในการจัดส่ง ซึ่งสำคัญอย่างมากฝ่ายจัดซื้อจะต้อง ระบุสถานที่อย่างชัดเจน และครบถ้วน เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการจัดส่งผิดที่

• สั่งซื้อสินค้าจากผู้ขายที่เชื่อถือได้ (Right Source)

ทุกครั้งที่จะสั่งซื้อสินค้าจาก 1 บริษัทเราจะต้องศึกษาข้อมูลของผู้ขายมาเป็นอย่างดีเช็คประวัติการซื้อขาย จากกระทรวงพาณิชย์ กระทรวงการคลัง เพื่อดูความมั่นคงในการดำเนินงาน ว่ามีความน่าเชื่อถือมากพอหรือไม่

• คุณภาพบริการที่น่าเชื่อถือ  (Right Service)

การบริการของผู้ขาย จะต้องตอบสนองความต้องการของเราได้ตรงตามกำหนด หรือเร็วเกินความคาดหวังไว้ มีบริการหลังการขายที่ดี หรือสามารถปรับเปลี่ยนสินค้าแบบไม่มีค่าบริการ 

ลักษณะนิสัย ที่ควรมี ถ้าอย่างทำงาน ฝ่ายจัดซื้อ

การทำงานในตำแหน่งฝ่ายจัดซื้อนั้นจะแตกต่างกับงานธุรการหรืองานออฟฟิศทั่วไป ก่อนที่จะเข้ามาทำงานในฝ่ายจัดซื้อก็ต้องมีลักษณะที่ดูแล้วสามารถเข้าใจงานและไม่รู้สึกกดดัน จะต้องมีลักษณะนิสัยที่เหมาะสมเพื่อประสบความสำเร็จในการทำงานฝ่ายจัดซื้อ

• ความรอบคอบ : จะต้องใส่ใจรายละเอียดความสำคัญในการจัดซื้อตรวจสอบเอกสารอย่างถี่ถ้วน

• วางแผนและการจัดการเวลา : การวางแผนการจัดซื้อและควบคุมเวลาในการส่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก

• ความใส่ใจในรายละเอียด : ความพิถีพิถันในการตรวจสอบข้อมูลเอกสารเช่นสัญญา การชำระเงิน ในรายละเอียดอื่นๆ ที่สำคัญ

• ต่อรองราคาเก่ง : นิสัยที่คนติดตัวเมื่อจะเป็นฝ่ายจัดซื้อเมื่อมีคนมาเสนอขายต้องรู้จักต่อราคาสังเกตสินค้าและลักษณะของสินค้า

• มีความอดทนสูง : เป็นนิสัยที่ควรจะต้องมีเพราะเราจะต้องมองหา supplier ใหม่ๆ อยู่เสมอ

• มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี : นิสัยจะต้องยิ้มแย้ม เข้ากับผู้อื่นได้ง่ายเพราะนั่นจะทำให้มีโอกาสได้ราคาสินค้าที่ดี

• ไหวพริบในการแก้ไขปัญหา : สามารถแก้ไขปัญหาและมองหาวิธีอื่นในการจัดซื้อที่เหมาะสมในสถานการณ์ที่ยุ่งยากได้